秘书三级考前复习重点知识汇总之事务管理

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1、一、确定涉外礼次序　　（一）基础知识　　1.涉外接待的原则和要求　　（1）涉外接待的原则:与国内礼仪相比较，涉外接待中更为重要的原则是：1不卑不亢；2依法办事；3内外有别；4尊重个人；5女士优先；6入乡随俗。　　2.礼宾次序:在商务交往的具体实践中，礼宾次序共有如下五种常见的排列方法：（1）依照来宾所在同家或地区名称的拉丁字母的先后排列次序。适用于大型的国际会议或体育比赛。（2）依照来宾的具体身份与职务的高低来排列先后次序。适用于正式的政务、高务、科技、学术、军事交住。（3）依照来宾抵达的具体时间早晚来排列其先后次序。适用于：1当各国大使同时参加派驻国的某项活动时；2在非

2、正式的涉外活动中亦可采用此种排列方法。（4）依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后排列其次序。适用于举办较大规模的国际性的招商会、展示会和博览会。（5）不排列。当上述方法难以应用时，便可采用这种排列方法。　　（二）礼宾次序确定步骤1.确定礼宾次序方案;2.提前通知有关各方;3.按礼宾次序排列座次、名次、出场次序　　二、安排涉外迎送仪式　　（一）基础知识1.涉外迎送仪式的要求（1）发出邀请:一般由东道国先发出邀请，邀请一般采用书面形式，被邀请者在接到邀请函后，应及时给予答复，并据此办理有关的手续。(2）准备工作:在外宾抵达前应做好充分的准备工作：1搞清楚来访外宾或代

3、表团的基本情况；2了解外宾的饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等，必要时还可向对方索要来访者血型资料；3拟订来宾访问日程；4安排食宿。（3）善始善终:在外宾抵达时，由适当的人员前往机场、车站迎接，表示欢迎，并妥善安排各项礼仪程序和活动。　　2.着装要求:参加迎送仪式的所有人员，着装要郑重其事，要穿着正装。　　（二）涉外迎送仪仗式的工作步骤:1.确定迎候人员;2.准备迎宾的物品;3.见面讲究礼节;4.送行前的拜访;5.安排送行仪式　　三、安排涉外会见会谈和拜访　　（一）基础知识　　1.涉外会见会谈要求:安排会见、会谈的时，对秘书的要求如下：（1）充分了解又方的情

4、况。（2）准备工作要落实到位。3）会谈会见时要做好记录，对客人提出、领导许诺的问题，会后应负责落实，做好后继工作。　　2.拜访的要求:(1）拜访由秘书先电话联系对方的秘书和随员，双方商定时间。(2)由东道主带领员前去对方下榻的宾馆,到达后应该在大堂里打电话通知对方,不要直接上楼去敲对方的门.(3)初次见面,可以不送礼物.　　(二)会见、会谈的工作程序　　会见、会谈的工作程序如下图所示。（图略）　　　四、涉外宴请的常识　　（一）基础知识　　1.涉外宴请的原则:（1）宴请环境十分重要，应该选雅致、安静的地方.（2）点菜时不仅要考虑外并因宗教信仰而带来的忌讳，还要注意其他饮食习

5、惯的差别。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、丰盛的，但不必豪华、奢侈。（4）参加宴请的人要讲究个人卫生，衣着干净得体，女性要化妆。不要穿白天的工作装参加晚宴。　　2.西餐礼仪:我方宴请是中餐，来宾回请很有可能是西餐，所以应该了解一些的基本的西餐礼仪。　　（二）注意事项:（1）西餐讲究的是氛围的优雅。因此赴宴时一定注意控制自己说话和笑的音量。（2）衣着要整齐。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感谢。　　五、馈赠礼品的要求　　（一）基础知识　　1.各国的禁忌:各国、各民族在都有自己独特礼节和习俗。在对外交往中送礼如果不考虑对方的习俗，很可能就触犯了对方的禁忌，引起对方的反感。

6、所以应该对各国的忌讳有基本的了解。　　2.馈赠礼品的礼节:①送礼的礼节；②受礼的礼节。　　（二）选择礼品的注意事项:在选择礼品的时候，需要考虑这样几个因素:1.与受礼者的关系;2.明确送礼的原因;3.了解受礼者的特点;4.经济方面的限定一、正确选择办公的模式　　（一）基础知识:1.办公模式的种类:一些企业保留传统的工作惯例，但有些企业正在迅速发生变化。为此导致工作模式出现下列变化：①在家工作；②远程工作；③虚拟办公室；④临时办公桌；⑤弹性时间；⑥兼职工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨项目团队。　　2.导致办公模式变化的原因:（1）办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室

7、的面积，让最小的面积创造最高的利益。（2）城市中日益严重的交通拥挤问题和上班的高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排。（3）高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相互沟通。（4）企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需聘用长期的正式员工。5）企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本。（6）一些企业的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变。（7）在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作