信息工作和调查研究

《信息工作和调查研究》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、第十章信息工作和调查研究[学习目的]通过本章学习，要求学生熟悉信息和调研工作的概况，能够掌握和运用基本的工作方法，形成一定的信息和调研工作能力。政府机关、企事业单位的正常运行离不开信息工作和调查研究的支持，特别是随着现代经营管理理念和模式的越来越广泛的运用，信息和调研工作愈加成为决定经营管理成败的一个关键性因素。秘书人员作为领导的“耳目”、参谋和助手，在一个单位的信息和调研工作中扮演着重要的角色，秘书人员在这两个方面职能的发挥状况，关系着领导决策管理活动的效率。因此，信息和调研工作在秘书辅助领导活动的过程中有着举足轻重的地位。第一节信息工作一、信息和秘书的信息工作（一

2、）信息具有以下特点：1.指导性秘书人员为领导决策服务，要特别重视具有指导意义的、有关战略性、方向性的信息资料，诸如国家的方针政策、主管单位的指示决定、相关行业组织的指导性信息等。2.变易性领导的中心工作常随形势的变化而发生变化，领导的信息需求也会随之发生变化，秘书人员的信息工作为适应这种变化而具有变易性。3.广泛性秘书部门是一个综合性的办事机构，秘书人员要注意广泛地积累各种类型的信息资料。（二）秘书部门的信息集散中心地位和参谋助手作用，对于秘书工作来讲，信息具有十分重要的意义：1.信息是秘书人员辅助领导决策的依据2.信息是秘书人员处理日常事务的依据3.信息是秘书人员起

3、草文书的基础4.信息是秘书人员协助管理、协调关系的依据二、信息工作的基本要求信息工作具有很强原则性，遵照以下几个方面的要求是扎扎实实把信息工作做好所不可或缺的。1.及时信息工作讲求时效。2.准确信息工作讲求真实准确。3.充足信息工作讲求充足全面。充足，并不是说数量越多越好，而是追求全面，也就是说，一定数量的信息只要能把事物完整真实地揭示出来，那就做到了充足。4.适用信息工作讲求适用对路。三、信息工作的程序1.信息的收集主要的方式有：⑴检索工具。⑵摘记剪贴。⑶记录⑷交流。⑸调查。⑹网络搜寻。⑺购买。2.信息的筛选信息的筛选是对收集来的大量繁杂的信息通过鉴别和选择，剔除无

4、用失真的信息，提取有效真实的信息。筛选工作对于提高信息层次、质量、效益等起着关键的作用。做好信息的筛选工作，要掌握筛选的标准：⑴注意选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息。⑵注意选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。⑶注意选择与本单位经营管理活动相关的新情况、新问题、新经验、新见解等信息。⑷注意判定信息的真伪、价值大小，把握信息的“新鲜度”。3.信息的加工和综合处理筛选之后的信息常常要经过初步加工形成初级信息。加工的方法主要有：文字加工，即用文字概括信息中实质性的内容，提高其利用价值；信息提要，即将大量信息提炼出若干条信息的要点，供深度加工或速报领导

5、；信息分类，即按不同的内容、性质和作用，对信息进行分类，使其系统化、条理化，便于检索。信息的综合处理是从总体上对信息进行系统分析、判断和归纳整理，提出较系统、深刻的意见和建议，形成切合决策需要、有深度的高层次信息。4.信息的传递在一般情况下，信息在单位内部按组织关系进行传递，如果能够建立健全信息传递系统，信息传递的效率和服务的效果将会大大提高。不同的信息具有不同的流向，基本的信息流向有三种：单向传递，即信息由发出者向需要者传递，满足接受者利用需要；相向传递，即信息传递的双方相对方互为传递信息；反馈传递，即信息使用情况由接受使用者向发出者进行传递。信息的传递方法则可以区

6、分为口头传递、文书传递和电讯传递三种类型。5.信息的存储首先，信息的登记。其次，信息的编码。最后，信息的排列。信息存储需要注意以下几点：⑴收集来的信息都要保存。⑵信息的分类要合理，便于查找。⑶信息的保存力求安全。⑷尽量使用电脑存储信息资料。 第二节调查研究一、调查研究的含义、特点和作用由秘书部门或秘书人员开展的调查研究具有以下几个特点：1.切合领导工作需要2.突击性3.与有关单位和部门建立定点联系秘书人员的调查研究活动具有以下几方面的作用：1.收集原始信息，支持领导决策管理2.取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据3.解决常规问题，处理突发事件的必要手段4.提高秘书人

7、员自身素质的重要途径能够顺利开展调研工作的秘书人员至少要具备以下几方面的能力：一是公关能力，善于与人进行沟通交流；二是观察能力，能准确找到领导的调研需求点，能捕捉与调研课题有关的真实的、有价值的信息；三是分析能力，能够从原始信息中获得对于事物本质的认识；四是表达能力，能够准确向被调查者表达意向和问题，能够向领导准确表达调研的结果。二、调查研究的内容、方法和程序秘书人员的调查研究内容主要包括以下几方面：1.围绕领导各个时期的中心工作开展调查研究2.为贯彻执行政策或决定而进行调研3.为起草文件而进行调研4.为解决突发性事件和倾向性问题进行调研5.对一些容