【行政管理】文件写作规定

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1、天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin；QQ:1318241189；QQ群：175569632√√□行政□生产□服务□营销文件写作规定文件号Y98051909版次A□通用□部门□衔接□暂行编制颜利宇审核李涛批准张跃共2页第1页日期98.5.25日期98.5.25日期98.5.25生效日期98.6.5√√阅文范围全体员工□签收□签阅□张贴部门总经办销售公司直燃机厂用户中心工程分公司签字日期更改记录标记处数修改人

2、审核人批准人批准日期更改记录标记处数修改人审核人批准人批准日期1总则1.1文件的目的是通过明确的条文来规范公司的各项活动。同样的内容，写作质量不同，执行效果截然不同，优质的文件是企业发展的首要条件。远大所有文件应该——遵循“最简单、最实际的方式”编制。一切规定都应保证在具体工作中能完全做到并便于检查；——准确、简洁地表达，避免任何可能引起的歧义；——对任何一项活动只能规定唯一的程序；——处理好各种接口，避免职责不清；——与有关标准、规范相互协调。1.2每次写作时，应参照以往发布的文件来规范格式、用语、排版和字体。对下列文件的写作应特别重视,要广泛征求意见,逐字逐句

3、反复修改：——阅读范围广的；——使用周期长的；——内容特别关键，牵涉敏感性问题的。2文风2.1准确用词准确，并保持一贯性。仔细斟酌词语程度、性质等方面的细微区别。2.2简洁a.措辞简洁。扫除一切套话、空话。b.精简用字。反复推敲每句话、每个字，删掉每一个可有可无的字。2.3统一文件的结构、文体、术语均应统一。例如：——同一文件内使用小标题应该一致，即所有的条应该都加标题或所有的都没有标题；——始终使用同一术语表达某一特定概念。避免对一个已经定义的概念使用同义词。3层次3.1文件按其逻辑结构,一般以条、款、项划分层次：——条是文件层次中最基本的组成部分。每一条一般应

4、有一个小标题，直接放在其编号之后，并单独成一行，与后面的正文分开；——款是条的有编号的细分单元。款一般不设标题，如果有，则和其编号一起单列一行；——项是款的有编号的细分单元，项不设标题。应避免文件层次的过度细分，少用项编号。同层次内关系密切的内容用分句编排。示例：建议使用的形式5.4交通车安排人事课提前4小时以上派车；如有异常，车队提前1小时反馈给人事课，人事课通过总机通知各部门；接车安排失误，员工可延迟30分钟打卡。建议不使用的形式5.4交通车安排5.4.1人事课提前4小时以上派车；5.4.2如有异常，车队提前1小时反馈给人事课，人事课通过总机通知各部门；5.4

5、.3接车安排失误，员工可延迟30分钟打卡。3.2文件条款项号文件条款号用阿拉伯数字多级编号，以3位数字为限，若有更具体的需要，则以小写英文字母做为区别。示例1：示例2：1xxxxxx(第1条)1.1xxxxxx(第1条第1款)1.1.1xxxxxx(第1条第1款第1项)a.xxxxxxb.xxxxxxc.xxxxxx1xxxxxx1.1xxxxxxa.xxxxxxb.xxxxxxc.xxxxxx4标题4.1文件标题应简明、确切地反映主题，并能明确地与类似文件相区别。相关文件的标题应避免使用近似词，形式和词义均要突出个性。例如：《文件写作规定》和《文件编号规定》均属

6、基础文件，经常被其他文件同时引用，如果前者用《文件编写规定》做标题，则极易使两个文件在视觉上产生混淆。4.2标题措辞应特别精炼，不涉及次要的细节，尽可能省掉每一个不必要的字。越常用、越重要的文件，标题字数应越少。例如：用“文风”和“层次”作小标题，言简意赅，比用“文件文风要求”和“层次结构”更精炼、更概括。4.3尽量使用小标题，帮助读者更快地找到所需内容。文件标题和小标题应能帮助读者迅速了解文件的主要内容。1用语1.1术语充分掌握远大术语，能使用术语的应尽量使用。严格按《远大术语规定》使用术语，密切注意新增加的术语。1.2缩略语使用缩略语可精简文字。第一次使用缩略

7、语时，应给出完整的词，如：——“QA（质量保证人员）”；——“QC（质量控制人员）”；——“内部质量审核（以下简称“内审”）”。使用缩略语应不引起混乱。如不能将“公司”作为“销售公司”的缩略语。1.3数值一律用阿拉伯数字，但序数词和约定俗成的用法除外。示例：正确的表述错误的表述a.1997年8月8日a.一九九七年八月八日b.产量增长30%b.产量增长百分之三十c.总面积58m2c.总面积五十八平方米d.第一个方面d.第1个方面e.今天是星期二e.今天是星期21.4程度程度的表述应采用如下形式：——较好、好、很好、特别好；——较差、差、很差、特别差;——较快、快、很

8、快、特别快