《采购合同管理制度》

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1、编号页码第页共页标题采购合同管理制度拟制审核批准版本1范围2职责采购部是采购合同的对口管理部门，负责公司采购合同的编制、签订、执行、修改、控制等管理事项。3管理内容与方法3.1采购合同的编写3.1.1采购合同的编写程序a）选择供应商应是公司认可的合格供应商；b）采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判的内容包括物料的数量、质量、价格、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商；c）采购部应根据谈判所形成的方案拟定合同草案，报送公司法律顾问审核及总经理或分管副总经理审批；d）采购部应根据法

2、律顾问及总经理或分管副总经理的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同；3.1.2采购合同应包括以下九个方面的内容：a）合同签订双方的姓名、地址和联系方式；b）采购物品的单价、总价；c）采购物品的数量与规格型号；d）采购物品的品质和技术要求；e）采购物品的履约方式、期限、到货地点；f）采购物品的验收标准和方式；g）付款方式和期限；h）售后服务和其它优惠条件；i）违约责任和解决争议的方法。33.2采购合同的签订3.2.1与公司签订采购合同的供应商应具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，

3、采购部应审验其委托证明。3.2.2公司与供应商签订的合同应采用书面形式，其它任何形式的合同视为无效合同。3.2.3对于长期、稳定的供应商，可采取签订一份总合同（如一年期），此后以每一采购订单作为合同附件的方式进行交易。3.2.4签订后的合同由采购部保管。3.3采购合同的执行与控制3.3.1合同签订后即具有了法律的约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。3.3.2采购部应配合品质管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，应积极联系供应商进行处理。3.3.

4、3采购部应建立合同履约的管理台账，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。3.3.4在合同执行的过程中，采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，互惠互利。3.3.5采购部应本着经济型的原则做物料的进度控制工作，既保证采购物料的库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。3.4采购合同的修改与终止3.4.1在合同执行过程中，因一些客观原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商重新签订采购物料的数量规定，作为采购合同的附件执行。3.4.2在合同执行过程中，因外部环境的变化（如原材料的涨

5、价、人工工资的上涨等，供方无法按合同约定的价格交货），采购部可与供方进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。3.4.3在合同执行过程中，因不可抗力导致供方无法按时交货，采购部经核实，可与供方协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。3.4.4有下列情形之一者，视为合同终止：a）因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同；b3）因市场环境或需求的变化，一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜；c）出现违背合同条款的状况；d）逾期没有履行合同约定的；e）发生符合合同条款中合约解除的事项。3

6、.5合同纠纷的处理和合同管理3.5.1当公司和供方所签订的合同出现纠纷时，可采取以下处理方法：a）双方协商解决；b）请第三方协商解决；c）由仲裁机构进行仲裁；d）通过法律途径解决。3.5.2合同签订人员和保管人员应遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理：a）泄露合同内容；b）私自更改合同内容；c）丢失合同；d）在合同签订和保管的过程中损害公司的利益。3.5.3参与合同履行和监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其它损失的，公司将根据性质和情节的轻重对责任人进行经济和行政的处

7、罚，情节严重的将依法追究其法律责任。4.报告和记录5.附录3