电子文件中心建设.doc

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1、电子文件中心建设一、电子政务发展推动电子文件中心建设“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的文件档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。目前全世界许多国家采用这种组织形式。电子文件中心是个新兴的概念。目前在国内有部分省市设立了文件中心这样一个机构，但这些机构更多的是一个现行文件保管机构。也有对电子文件进行管理的，但其管理模式也是依照传统的管理文件进行。随着各地电子政务建设全面铺开，对在电子政务平台上流转的收文、发文、会议纪

2、要、会议通知、电报、电子邮件、音像文件等进行收集、分类、管理等，就显得尤为重要。为适应电子政务发展的需要，依托各地建立的电子政务内部网络（党政网、信息网），发挥档案馆综合接收档案的优势，通过建立电子文件中心，提前接收电子文件和电子档案，防止出现电子时代档案文件的失落，为推动电子档案中心建设，和最终建成数字档案馆做好超前准备。二、文件生命周期理论与电子文件中心建设文件生命周期理论，自本世纪八十年代传入我国以后，引起了我国档案界众多有识之士极大关注。文件从其形成直至最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，在这个生命运动过程中文件先

3、后表现出三种明显不同的价值形态，因而文件的整个生命运动过程具有明显的阶段性特征，可划分为三个阶段，分别称之为文件的现行期、半现行期和非现行期。虽然文件运动本质上与文件的移交、何存地点变化和管理方式变化并无直接联系，但划分文件运动阶段的目的是为了更好地管理文件，因此文件在其整个生命运动过程的各运动阶段内应分别采用何种存放地点和管理方式为宜，这便成为我们必须考虑和解决的问题。8现行文件应存放于文件的形成、使用部门，非现行文件应存放于档案馆，已形成共识，且世界各国普遍如此，而如何科学处置半现行文件却存在着不同的构想、不同的做法。我国传统档案

4、管理体制要求每一立档单位都应建立自己的基层档案管理部门、配备档案人员开展本单位档案工作，这实质上客观地规定了由这种单位内部建立起来的基层档案管理部门来承担本单位半现行文件的管理，这一半现行文件的处置模式显然充分体现了它既不同于现行文件的处置方式，也不同于非现行文件的处置方式。如何科学地处置半现行文件使成为我国当前档案学理论和实践中迫切需要解决的一个重要问题。传统文件管理模式（图一）在电子文件没有出现之前，一般纸质的文件被称为传统文件。传统文件的管理模式是：政府机关、企事业单位形成的文件在没有被作最后处理（归档或者销毁）之前，全部由本单

5、位自行进行保管和利用。也就是说，处在半现行阶段的文件，是由有各个发文单位自己来保管。这种文件的管理方式主要存在以下缺点：1、文件分散，不利于利用。文件集中在不同的机关、企业和单位中，其它单位需要使用时，就必须根据文件的类型，走访不同的机关、单位进行查询。文件利用效率很低。82、文件保管成本高。各机关、企事业单位为了保管本单位的现行文件和非现行文件，往往需要增设良好的文件管理硬件设施（库房、装具等等）、稳定而又业务素质较好的文件管理者队伍，这些软硬件条件确保了文件中心的半现行文件能得到科学管理，但是却大大增加了文件保管的经费。3、不利于

6、资源整合。由于文件分散的存储于各个不同的机关、企事业单位，不利于进行文件资源的整合。4、不利于政务公开。普通用户如果需要查阅政府机关的文件，可能会走访好几个相关的政府单位，才能查阅到完整的信息，在这种情况下，这种管理模式不仅不能提高政府部门的工作效率，提升政务公开的透明度，也为广大市民带来不便。文件中心管理模式（图二）“文件中心”8是一种社会化、集约化和专业化的文件档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。目前全世界许多国家采用

7、这种组织形式。“文件中心”最早诞生于第二次世界大战时期的美国，其历史虽不长，但在世界范围内显示了旺盛的生命力。目前，美国、加拿大、英国、法国、俄罗斯、新加坡等数十个国家都建立了文件中心或类似的机构。“文件中心”能在许多国家得到推行，根本原因是它具有“经济、高效”的突出优点。所谓“经济”，表现为大大节省了各机关专设保管机构耗费的人、财、物资源。美国曾在保管费用上作过对比，同样保管1立方英尺的文件，分别由各机关自行保管平均费用是7.66美元，集中在“文件中心”保管只需0.51美元。所谓“高效”，是指不仅节省了保管的费用，而且还实现了资源联

8、合，能体现出规模效益。国际档案理事会通过对几十个成员国进行调查，评价“文件中心”具有经济、高效的优点，是保存半现行文件最经济、最令人满意的现代新型文件管理机构。受国外“文件中心”的启发，80年代以来，我国陆续出现了甘肃永