《会务标准化手册》word版

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1、内蒙古蒙牛乳业（集团）股份有限公司销售管理系统会务标准化手册销售管理系统行政服务中心发布24目录一、手册说明4二、适用范围4三、会议类型及职责分工4（一）会议类型4（二）职责分工51、二级会议53、四级会议54、临时性会议5四、会议组织标准化流程6（一）会前工作61、参会人员范围62、会议场所的选定63、会议通知的起草84、申报会议预算95、参会人员确认106、会议设备准备107、接站安排118、接待安排119、议程PPT制作122410、参会资料的准备1211、茶歇采买1212、会场布置13（二）会中工作141.会议设

2、备保障142.会议签到153.会议报告拷贝154.会议现场秩序维护165.会议记录166.用餐安排177.茶歇供应188.统计返程信息19（三）会后工作201、会场整理202、送站安排203、退房214、结帐215、费用报销216、会议资料的整理及归档工作要求2224一、手册说明为适应销售管理系统新组织架构下会务管理要求，掌握会议服务的各项流程，更好地为系统各级会议做好管理、服务保障工作，特编写了《销售管理系统会务标准化手册》供大家参考，内容主要包含组织会议中（会前，会中，会后）各项标准化工作及相关注意事项。二、适用范围

3、本手册适用于销售管理系统二级及以下会议。三、会议类型及职责分工（一）会议类型一级会议:定义为集团层面会议。例如集团例会、城市经理人年会；二级会议:定义为销售系统层面会议。例如季度经营例会、月度重点工作沟通会、决策委员会等；三级会议:定义为销售系统各中心层面会议。例如各中心月度重点工作沟通会、季度例会等；四级会议：定义为各中心下属各部门，大区层面会议。例如月度重点工作沟通会、季度例会等。24（二）职责分工1、二级会议（1）销售系统季度经营例会、月度重点工作沟通会副总裁或被授权人为会议主持人；追踪督办专员为会议承办人；副总裁

4、行政助理为会议记录人。（2）决策委员会副总裁或被授权人为会议主持人；会议所在地办公室为承办人；销售管理系统副总裁行政助理为会议记录人；追踪督办专员为协调人，负责会议期间相关会务工作的协调。2、三级会议中心总经理或被授权人为会议主持人；商务专员为承办人；销售管理系统各中心行政助理为会议记录人。3、四级会议由各中心下属各部门，各大区自行组织召开。4、临时性会议指在会议排期外，由各中心临时组织召开的会议，视会议类型及会议规模沟通确定会议承办人。24四、会议组织标准化流程（一）会前工作1、参会人员范围（1）二级会议销售管理系统季

5、度经营例会销售管理系统月度重点工作沟通会销售管理系统决策委员会（2）三级会议销售管理系统各中心月度重点工作沟通会销售管理系统各中心季度例会（3）四级会议销售管理系统各部门月度/季度例会销售管理系统各大区月度/季度例会（4）临时性会议各中心、各部门发起的临时性会议2、会议场所的选定（1）在北京召开的会议原则：在北京召开会议，如公司内部会议室能满足会议各项需求的情况下，不允许在公司外召开会议。要求：由通知起草人于会前至少十个工作日在集团OA24系统会议管理模会议资源预定一栏，根据会议规模、参会人数及类型预定会议室，并及时与管

6、理员确认订单审批情况。北京厂区所有会议室规模及设备如下：会议室名称容纳人数硬件配置可召开会议类型管理员IFC大会议室20　视频会议张跃IFC洽谈室4　　张跃IFC小会议室10　　张跃北京二期多功能厅200投影仪、幕布、无线麦克、视频会议网络视频会议现场会议张跃北京二期二楼大视频会议室60投影仪、幕布、无线麦克、视频会议网络视频会议现场会议张跃北京二期三楼大会议室68投影仪现场会议张跃北京二期三楼小会议室18投影仪现场会议张跃北京二期四楼大视频会议室68投影仪、幕布、无线麦克、视频会议网络视频会议现场会议张跃北京二期四楼小

7、会议室20投影仪现场会议张跃北京二期五楼大会议室68投影仪现场会议张跃北京二期五楼小会议室20投影仪现场会议张跃北京生产二楼大会议室60投影仪、幕布、无线麦克、视频会议网络视频会议现场会议张跃（2）在（除北京外）城市召开的会议原则：在满足会议需求的前提下，选择至少3家酒店进行简单比价。同时参考如下几点：——酒店地理位置适宜，不宜过于偏远；——交通方便，距离机场、车站30分钟内。——酒店各项会议、住宿、餐饮各项设施齐备。——所预定会议室布局能满足会议需求，如圆桌会议、分24组会议等，且考虑光线明暗，灯光，音响，空调、视频等

8、设备；要求：在会前至少十个工作日确定好会议地点及各项费用标准。3、会议通知的起草（1）会议组织部门在会前一周确定本次会议的关键信息，通知应该包括以下几项内容：会议目的：明确说明此次会议要达到的效果。会议地点：会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点具体地址及联系电话。参