第二讲：常用公文写作

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1、-第二讲常用公文写作第一节公文概述一、公文的含义公文，即公务文书。是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重要工具。公文的含义，可以从以下几个方面来理解：1.公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。这些机关或组织都是依据国家的法律和有关的章程、条例建立起来的，是具有法定地位的。这种法定的地位赋予了这些机关与组织在自己的职权范围内制定和办理公文的权力。2.公文

2、形成的条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关、组织，都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图它们在行使法定职权和实施有效管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的文字材料。这是公文形成的必要条件。3.公文是具有法定效力与规范格式的文书。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。公文的法定效力是由公文形成者的法定地位所决定的。公文的规范化格式，不仅增强了公文的权威性与有效性，也方便了公文的处理。4.公文是国家机关及其他社会组织处理政务、办理事务的重要工具。任何一个

3、机关、组织在日常的工作活动中都需要通过公文这一工具来表达意图，处理公务，实施管理。比如：向上级汇报工作，则使用“报告”.---；向下级布置工作，则使用“指示”或“通知”；向有关单位联系公务，则使用“函”；记载会议议决事项，则使用“决议”或“会议纪要”等。二、公文的产生与发展公文，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。它是伴随着阶级、国家、文字的产生而产生，伴随着生产的继续发展而不断发展的。千百年来，人们在社会的政治生活与经济活动中都要凭借文书这一工具来进行彼此间的联系。这种联系，是人类社会向

4、前发展的必要条件。恩格斯在《家庭、私有制和国家的起源》一文中说：“从铁矿的冶炼开始，并由于文字的发明及其应用于文献记录而过渡到文明时代。”在这里，恩格斯把文字应用于文献记录，即文书的出现当作人类文明时代的重要标志，评价是很高的。斯大林在《马克思主义与语言学问题》一文中指出：“生产的继续发展，阶级的出现，文字的出现，国家的产生，国家进行管理工作需要比较有条理的文书，商业的发展，商业更需要有条理的书信来往……”这段话，科学地阐明了文书产生的社会背景，以及文书在国家管理工作和社会经济活动中的重要作用。

5、就某种意义上说，人类社会的灿烂的历史文明，就是凭借那些卷帙浩繁的、不同形式的文书记载而传之于世的。马克思主义认为，国家机构是统治阶级的工具，是一种暴力机关。统治阶级为了实现自己的统治，就要制定和施行政令。我国早在夏商和西周奴隶制社会，统治者就十分重视公文的作用。现在保留下来的《尚书》，即上古之书，儒家尊称为《书经》，其中不少就是统治者对属下和民众发布的指令性下行文书，包括“诰”、“誓”、“命”.---等文种。如《汤诰》、《大诰》、《康诰》等篇，就是当时统治者商汤、周公、成王发布的告民众书；《甘誓

6、》、《汤誓》、《牧誓》等篇就是当时统治者夏启、商汤、周武王在出征前向军队发布的誓师词；“命”就是统治者发布的命令，如《文侯之命》等。以上这些内容都是有关国家大事的，故《荀子·劝学篇》说：“《书》者，政事之纪也。”所以说，《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本。秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期。秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行公文。如李斯的《谏逐客书》，就是在秦王朝建立之前，秦国客卿李斯向秦王呈送的一份意见书。它用大量事实，反复论证，终于说服秦王收回了驱逐客卿的成命。到了汉代，

7、又出现了“章”、“表”、“疏”等上行文；两汉时，官府之间，平级官员之间的平行文种“移民”的使用也逐渐多了起来；下行文则有“令”、“谕”、“教”等。秦汉以后，以至明清，两千多年的封建社会里，下行、上行、平行的公文种类不断演变增多，据徐望之《公牍通论》所计，不下六七十种，这说明了历朝封建统治者对公文的重视，也反映了政权机构工作的日趋细密。辛亥革命以后，南京临时政府为了适应其资产阶级政权建设的需要，对沿习已久的封建王朝的文书工作进行了全面改革，简化文书种类，划一公文程式。1912年元月，临时政府内务部

8、奉大总统令，颁发了《公文程式》五条，指出：“现今临时政府业已成立，所有行用公文程式，亟待规定，以期划一，而利推行。”并规定行用公文分为“令”、“咨”、“呈”、“示、“状”五种，明确了这些文种的使用范围。从而废除了封建王朝几千年来所使用的“制”、“诏”、“诰”、“敕”、“奏”、“表”、“笺”等公文名称，表现了革命党人反对封建专制的思想，这也是公文名称上的一次革命。此后，在北洋军阀政府和国民党政府统治时期，为了适应其统治的需要，又多次对文书工作进行改革，增加了一些文种。语体也由文言文发展为半文半白，