白象集团各类行文管理办法.doc

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1、一、制作单位：行政部二、制度编码：A-A-00-022三、发行状态：■网络□书面四、阅读等级：■A级：全体员工□B级：部门主管（含）以上员工□C级：副总级（含）以上人员五、建立修改记录总页数：7版次生效日期撰稿人修改说明A/0030811王涛新制订1.目的为使公司的行文处理建立科学、合理、规范的程序，使行文处理准确、及时、提高文件处理的工作效率和行文质量。2.范围2.1.适用于集团所属各单位行文管理。2.2.行文管理是包括对内对外行文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。2.3.外来文件数据的接收、汇整、登录、发放等管理动作。3．引用文件无4.术语定义4.1.文

2、件：用于以集团内各公司名义向政府单位行文之公文。4.2.函：用于公司对外向企事业单位商洽工作、询问和答复问题等。 4.3.签呈：用于下级对上级的请示或报告。4.4.内部联络单：用于公司内部各单位业务接洽、联络。4.5.通知：传达上级的指示、决定，要求下级办理遵照执行或需悉知事项。4.6.通报：表彰先进、批评错误，传达重要情况以及需所属单位知悉事项。4.7.外来文件：含传真、信函、邮件、电报、挂号信、报刊。5.职责5.1.总部行政部：负责以集团公司名义对内对外发文，以及外来文件的处理。5.2.分公司管理部：负责分公司对内对外的发文，以及分公司外来文件的处理。6.内容6.1.行文分

3、类：共分为对内及对外两类，见附件一。6.1.1.对外行文：依行文对象可分为「文件」与「函」两种。6.1.2.对内行文：依行文形式可分签呈、内部联络单、通知、通报四种。6.2.文件：采用固定格式，依发文单位分为两种：6.2.1.总部文件6.2.1.1表头：河南省正龙食品有限公司文件6.2.1.2适用范围：以集团公司名义向政府行政事业单位行文6.2.1.3编号：使用豫正[**]**号（对外）6.2.1.4发文单位：总部管理中心行政部6.2.1.5行文格式：一律使用「红头文件」固定格式6.2.1.6行文步骤：先由需求（相关）单位拟好行文内容→呈领导审核→呈总经理审批（或董事长）→转发

4、文单位→进行编号、登录→用印→寄发6.2.2.分公司文件6.2.2.1.表头：河南省正龙食品有限公司**分公司文件6.2.2.2.适用范围：用于分公司向当地政府事业单位行文。6.2.2.3.编号：豫正*分[**]**号6.2.2.4.发文单位：管理部6.2.2.5.行文格式：凡对外行文，一律使用「红头文件」固定格式，6.2.2.6.行文步骤：先由需求（相关）单位拟好行文内容→呈领导审核→呈总经理审批（或董事长）→转发文单位→进行编号、登录→用印→寄发6.3.函：采固定格式，依发文单位分为两种：6.3.1.总部「函」6.3.1.1.表头：河南省正龙食品有限公司文件6.3.1.2.

5、适用范围：集团总公司向外部企事业单位商洽工作、询问和答复问题等。6.3.1.3.编号：豫正[**]**号6.3.1.4.发文单位：总公司管理中心行政部6.2.1.5行文步骤：先由需求（相关）单位拟好行文内容→呈领导审核→呈总经理审批（或董事长）→转发文单位→进行编号、登录→用印→寄发6.3.2.分公司对外「函」6.3.2.1.表头：河南省正龙食品有限公司**分公司文件6.3.2.2.适用范围：用于向外部企事业单位商洽工作、询问和答复问题或分、子公司之间正式行文等。6.3.2.3.编号：豫正*分[**]**号6.3.2.4.发文单位：管理部6.3.2.5.行文格式：一律使用「红头

6、文件」固定格式6.3.2.6.行文步骤：先由需求（相关）单位拟好行文内容→呈领导审核→呈总经理审批→转发文单位→进行编号、登录→用印→寄发6.4.签呈6.4.1.标准格式6.4.1.1.受文者：受文者为行文者事由的最终批示者。6.4.1.2.密级：保密文件注明密级，绝密、机密、秘密三种。6.4.1.3.缓急：文件应注明缓急程度，以利于文件及时处理。一般文件为“缓”，要求五日内回复，急件三日回复。6.4.1.4.主旨：事由+文种组成6.4.1.5.正文：文件的主体部分。6.4.1.6.附件：若签呈后有详细文件，请在附件处注明附件名称。6.4.2.发文单位：请示单位6.4.3.行文

7、步骤：行文者拟稿→直属领导审核→相关会办单位会签意见→最终批示者批示→转执行单位执行6.5.内部联络单6.5.1.适用范围：相互没有隶属关系的平行部门之间的行文。6.5.2.发文单位：需协调部门6.5.3.行文步骤：拟稿单位将拟妥需协助事项→经本单位最高领导批示后→转呈公司领导批示后→转入相关部门执行→相关部门将执行情况反馈至拟稿单位。6.6.通知6.6.1.表头：6.6.1.1.总部：使用”河南正龙食品有限公司”文头格式。6.6.1.2.分公司：使用”河南正龙食品有限公司××分公司”文头格