办公室制度及职责.doc

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1、办公室管理制度第一章总则一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。三、切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。第二章职责范围一、办公室管理人员直接受办公室主任的领导下主持开展办公室的各项工作。二、负责办公室相关规章制度的起草

2、编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。三、负责公司文书管理、办公用品管理、清洁卫生管理、安保管理等工作，保证各项事务有序开展。四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如：名片印制、收发传真等。第三章工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为

3、规范，相关规定按照员工守则细则执行。二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。第四章办公室事务管理一、文件管理制度第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。4、根据文件属性、

4、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在办公室，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、公司对内公开文件由办公室负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，办公室负责审核，审核无误后办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。5

5、、各部门因工作需要可借阅一般性文件，应做好登记。6、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。7、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理。8、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。第三条文件管理流程设计1、内部文件管理流程：起草文件→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁二、办公用

6、品管理制度第一条管理要点1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。3、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。第二条制度规范1、公司办公用品的保管、发放由办公室全权负责。2、办公用品购置应遵循以下程序：各部门将所需办公用品报至办公室，办公室根据各部门的需求计划，经部门主管批准方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。3、各部门申

7、领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。4、任何人未经允许不得私自挪用办公用品。5、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。五、清洁卫生管理制度第一条管理要点1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。第二条制度规范1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。2、安

8、排保洁员、杂工进行清扫，办公室人员负责卫生检查工作。3、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，接待室的整洁等工作。第三条流程设计安排清洁保洁员、杂工→完成清洁项目→监督检查→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理六、日常事务管理（一）接待管理第一条来客接待是办公室的重要工作，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。第二条以主动、热情、礼貌为原则