中交佛山投资发展有限公司档案管理制度

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1、中交佛山投资发展有限公司档案管理办法（试行）1.总则1.1目的为加强中交佛山投资发展有限公司（以下简称“公司”）档案管理，实现档案工作的标准化和规范化，确保档案的完整与安全，有效利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和相关规定，结合公司实际，制定本办法。1.2术语（1）档案指公司、部门及个人在公司的筹备、建设、生产、经营、管理等活动中形成的、具有保存价值的、以文字、图表、声像(录音、录像、照片等)、荣誉实物、证件等形式和载体表现的历史记录，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、电子档案、实物档案等类别。（2）归档文件是公司在各种活动中形成的、处理完毕的、具有保存价值的文件，是档案的前身。

2、（3）案卷指一组经过鉴定、分类形成的文件组合体，是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。（4）立卷是将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，按照其在形成过程中的联系组成案卷，又称组卷。组卷是一个过程。（5）卷内文件目录(式样见附件1)是登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。（6）卷内备考表（式样见附件2）是卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。（7）档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。（8）案卷目录（式样见附件3）是登录案卷题名、档号、保管期限及其它特征，并按案卷号次序排列的档案目录。1.3管理原则（1）文件生命周期

3、管理。公司各部门须从文件的形成、流转、归档及档案整理、保管、利用、处置等各个环节对文件进行全过程管理，实现文件与档案一体化管理。（2）统一领导与分级管理。公司战略规划部作83为公司档案职能部门，统一领导公司档案工作，下设档案室，具体负责档案工作，配备专职档案人员，负责公司级别各类文件材料的收集、整理、归档、统计、利用及鉴定销毁工作；各部门为二级档案管理部门，配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门各类文件材料的收集、整理和归档工作。（3）维护档案完整与安全。各级档案管理部门及工作人员须保证档案数量齐全、内容完整、保管安全；保持档案之间的有机联系，禁止人为割裂分散，零乱堆砌；采取科学措施对各类档案

4、进行妥善保管，使其免遭损坏，延长档案寿命；加强档案保密工作，严防档案失密、泄密及丢失，严守档案涉密事项。（4）便于档案的有效利用。档案工作须不断优化管理流程，强化服务意识，提升利用效率，为公司项目建设、经营、管理和持续发展提供高效服务。（5）坚持档案工作“三纳入”制度。公司须加强档案工作，将档案工作纳入公司整体规划、年度工作计划，纳入公司领导工作的议事日程，纳入工作人员的岗位职责。1.4适用范围本制度适用于公司及各部门。2.组织与职责2.1管理体系公司在战略规划部下设档案室，集中统一管理公司的文书档案、科技档案、会计档案等。档案室设置档案专职人员，主管档案工作。2.2档案室的职责：（1）贯彻执

5、行国家及上级部门颁发的档案管理制度，拟订公司档案管理办法及各项规章制度。（2）做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。（3）对各部门的档案工作进行业务指导、监督和检查。（4）办理档案的借阅手续，开展档案利用工作。（5）引进和采用先进技术和手段，推行现代化档案管理手段。（6）参加基本建设工程项目竣工验收和设备开箱等文件材料验收。（7）严格遵守保密制度，未经批准，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案的机密内容，确保档案的安全。（8）按照相关规定，向上级档案部门移交档案。2.3各部门的主要职责83（1）严格执行各项档案规章制度，加强档案规范化管理。（2）本部门文件材料或专项工作

6、档案、资料的收集、整理、保管、归档工作。（3）按规定向档案室移交本部门所形成的档案。2.4人员管理（1）档案人员需满足的条件专职档案管理人员须遵纪守法、忠于职守、具有强烈的责任感、主动性和保密意识，且须具有档案管理专业知识背景或取得相关档案管理资格认证。（2）档案人员的主要职责有a)认真贯彻执行相关法律、法规、方针、政策。b)熟悉公司档案的各项规章制度，了解公司归档范围，熟悉档案工作流程并熟练应用档案信息系统，做好档案库房管理工作。c)对各部门专、兼职档案员进行业务指导。d)做好各类档案的收集、整理、鉴定等基础业务工作，保证档案案卷质量。e)熟悉档案库藏，积极开发利用档案信息资源。f)严格遵守

7、档案保密制度、借阅制度，不得利用职权擅自扩大档案利用范围，不得泄密。（3）档案管理人员须保持稳定。档案管理人员离职、转岗时，公司须提前1个月指定接管人员，安排不少于1周时间进行工作交接，包括档案信息系统应用、档案工作业务培训，重点做好各类档案的清点、核对。待工作交接完毕，双方当事人签字确认后，方可办理相关手续。3.档案收集与归档3.1收集范围（1）公司各项活动中形成的具有保存、利用价值的不同形式的