国企人事档案电子化管理优势、风险及其防范

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1、国企人事档案电子化管理优势、风险及其防范张英广西电网有限责任公司南宁供电局摘要：随着信息化时代的到来，我国国企拥有了新的管理本单位人事档案的模式，即电子化的人事档案管理模式。然而，现有研宂并未系统探讨国企人事档案电子化管理模式的优势、风险及其防范措施，本研究将以此为题进行研究。研究将其优势归纳为档案资料分类保管简单易行、计算与存储功能强大、查询与阅览信息快捷直观、在降低成本的同时提高工作效率与工作质量四个;将其存在的安全风险归纳为物理网络安全风险、内部网络安全风险、外部网络安全风险三种;针对所归纳的网络

2、安全风险，将其对策归纳为加大对物理网络设施的保护力度、加强内部网络安全的防范意识、加强外部接入网络的安全防范意识三条。研究成果不仅有助于我国国有企业在单位内推广人事档案电子化管理的模式，也为国企人事档案管理部门在防治人事档案管理电子化风险方面提供一定参考。关键词：国有企业;档案管理;电子化;管理优势;管理风险;风险防范;作者简介：张英（1977-）,女，广西南宁人，广西电网有限责任公司南宁供电局职员，主要从事人力资源管理方面的研究。信总化吋代的到来，促使我国国有企业人事档案管理的方式发生了根本性的变化，

3、正由传统的纸质化人工管理模式向现代化的电子管理模式转变，由此档案的数字化管理、网络化管理成为大势所趋。与传统的纸质化人工管理模式相比，国企采用电子化人事档案管理模式拥有更多的优势。然而，信息技术也是一把“双刃剑”。电子化管理模式在给国有企业人事档案部门更为准确、快捷地管理本单位人事档案的同时，也因其电子属性埋下了许多“安全隐患”。系统梳理人事档案电子化管理的相关文献，研宄发现它们尚未系统探讨国有企业人事档案电子化管理的优势、存在的风险及其防范措施。1国企人事档案电子化管理的优势一般说来，我国国有企业拥有

4、的员工人数及其档案信息总量庞大，需要拥有像计算机网络这类功能强大的现代化技术设施进行管理。一般说来，与采用传统的纸质化人工管理模式和比，采用现代化的电子管理模式在数据计算与存储、信息查询与阅览、工作效率与质量方面拥有许多优势，以下将展开论述。(1)分类保管简便易行。与传统的纸质化人工收集、分类、保管的方式不冋，采用现代电子化的管理方式更为简便易行。一般说来，采用电子化的人事档案管理模式都会事先经由专业的程序设计员按照国有企业人事档案管理部门的需求设计相应的结构化管理系统。人事档案管理人员只需要根据程序员

5、编制的使用说明书中的规则操作，就能方便快捷地将大量数据分类录入到相应的电子表格之中。而iL，由于电子化数据占用内存远远超过人脑或纸质文档，因而，只要采取“一键保管”的方式，就可以将需要存储的文档快捷保存。不仅如此，还可事先让程序员设计好具有自动保存数据功能的系统，使得人事档案管理人员无需手动保存所录入的数据资料。(2)计算与存储功能强大。与采用纸质化人工管理模式相比，采用无纸化电子管理模式的计算速度远远超过人的大脑，其计算速度还随着人工智能研发的快速进步呈现指数级增长的趋势。就我们常用的SPSS数理统计

6、软件而言，它的计算速度是纯人工计算的百倍以上。而且，电子化网络软硬件设施更新换代也非常迅速。2017年10月，牛津大学、克塞特大学和明斯特大学的研究人员共同研发了一种比人脑运算快1000倍的类脑光子芯片。如果这种芯片运用于超级计算机，那么可使用最小功率来获得最大量的储存信息。而使用该芯片所存储的信息是同步的。进而，与通过人脑或纸质化的介质存储相比，通过计算机存储设备或网络云端所存储数据资料更多也更为复杂，其存储能力也至少是纸质化人工存储的千倍以上。(3)查询与阅览信息快捷直观。在查阅有关企业员工档案的信

7、息时，采用传统的纸质化人工管理模式难以实现直观地在同一时间査阅多份档案资料并进行对比的功能。与之不同，采用现代无纸化电子管理模式不仅可以通过网络软硬件设施快速查询所需员工的个人档案信息，而且可以实现在不同窗口直观地对比不同员工的功能。此外，还可将所查询的信息通过图表等多种方式直观地展现在查询者的面前。(4)在降低成本的同吋提高工作效率与工作质量。与在录入、整理、分类、查阅、计算、保管、存储等方面拥有的很大比拟优势相对应，采用电子化的人事档案管理模式不仅可以节约人事档案管理者管理档案的时间与精力，而且可以

8、节省信息查阅者查阅档案的时间与精力。而且，一般说来，人事档案电子化管理系统只要建成，就可以多次循环地输出。这不仅极大地降低了单位的支出，还可以实现网络软硬件设施的可持续利用与绿色管理等，增进社会效益与效能。此外，与人工一对一信息互传的模式不同，采用电子化的人事档案管理模式还可以借助U盘、云端等外接媒介来实现数据或资料的一对多同时传输，从而全而提升单位人事档案的管理与服务水平。这也是近年来不同国企都在加大力度投资建设人事档案局域网与外联网的一