基于沟通理论的大科学工程档案管理的实践路径

《基于沟通理论的大科学工程档案管理的实践路径》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、基于沟通理论的大科学工程档案管理的实践路径摘要：本文分析了大科学工程档案管理工作的现状及问题，并在此基础上，以基建档案和科研档案管理中的沟通策略为重点，阐述了大科学工程档案管理的实践路径。关键词：大科学工程档案沟通理论基建档案科研档案一、大科学工程档案管理工作的现状及问题大科学工程是探索未知世界、发现自然规律、实现科技变革提供极限研宄手段的大型复杂科学研宄系统，是集多方智慧共同建造的项目，通常每个工程所涉及的学科领域有十几项或几十项之多。［1］而大科学工程档案是在大科学工程建设过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。大科学工程档案是科学家集体

2、智慧的结晶，是国家重要的科技资源，也是工程科学决策、建设管理、竣工验收、维修改造、维权举证和审计监察等的真实依据。500米口径球面射电望远镜项目作为大科学工程，是“十五”期间国家发展和改革委员会批准立项的国家重大科技基础设施项目，建设地点位于贵州省黔南布依族苗族自治州平塘县大窝凼洼地，建设周期自2010年3月至2016年9月。工程总投资11.1589亿元。FAST工程的档案管理是对从工程立项、设计到施工、建成及后期维护的全过程中形成的档案资料进行的管理。［2］具体而言，由于FAST工程预研期14年，立项、开工到建成周期预计需要8年，运行维护30-50年左右。如此长的

3、建设周期，意味着形成文件记录的时间越长，产生的档案越多，其档案管理的难度也就越大。主要体现在以下几个方面：档案类型复杂，加大了档案管理的难度与一般的工程档案相比，大科学工程档案的类型更为复杂。按照《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》要求，大科学工程项目档案分为七个一级类目：综合管理文件、大科学装置研制建造文件、建筑安装工程施工文件、竣工图、竣工验收文件、监理文件、声像电子文件。综合管理文件、竣工验收文件与传统文书档案相近，大科学装置研制建造文件包括传统档案中的科研档案和工艺设备档案两种类型，而建筑安装工程施工文件、竣工图、监理文件对应传统的基建档案，声像电子文件

4、对应声像档案的管理。由于财务档案单独验收，所以在以下档案类型中不包含财务档案。如图1所zjso同时，需要注意的是，大科学工程档案不仅类型非常复杂，而且在这些门类中又包含众多的合同类型。例如，研制建造文件、建筑安装工程施工文件中就包含众多外包、外购和外协合同。以FAST工程为例，目前已签订的各种类型合同共470余项，涉及的合作单位共300余家。可以说，复杂的档案类型，众多的合同类型，一定程度上加大了对大科学工程档案管理的难度。大科学工程中的合同类型如图2所/J

5、家安全中的战略性、基础性和前瞻性科技问题，其本身就包含科研性和工程性两大特点。科研性决定了工程进展中需要开展大量的研究试验，通过研究试验获得优化的技术设计，确定合理的工程基准，满足总体技术方案的需求。[3]在这个过程中，会产生大量的科研档案，例如技术方案的选择试验、特殊材料、器件的选型试验、加工工艺试验、初样样机试验、批量加工的正样样机试验等，这些档案也是大科学工程档案必不可少的重要组成部分。而工程性有质量、进度、经费和效益要求，有较强的计划性和目标。所形成的档案包含大科学工程的分总体、系统、分系统及多个专业技术领域且相互关联，这些都对档案管理中的档案验收环节提出了

6、较高要求。大科学工程档案管理流程较为烦琐国家档案局、国家发展和改革委印发《重大建设项目档案验收办法》和《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》，明确规定了大科学工程档案管理的内容和验收标准。笔者根据FAST工程实际情况归纳了大科学工程档案管理流程，如图3所示。从图3可以看出，大科学工程档案从课题下达、在综合档案室立项登记到档案验收移交，将经历诸多环节和过程，期间涉及的单位和个人众多、收集和管理难度大、验收任务重，给档案管理的各环节、各主体之间的沟通工作带来了一定挑战。在整个验收过程中，除了单位工程的验收和检查外，还有整个工程档案的预验收和国家验收，其档案管理难度可想

7、而知。二、基于沟通理论的大科学工程档案管理策略的提出在以往的令目管理中，常用的沟通方式为书面沟通和口头沟通。书面沟通主要包括会议、公函、合同、任务书、工作联系单、设计变更通知单以及工程变更洽商记录等；口头沟通主要是通过电话或面谈的方式。这些沟通方式较为单一，缺乏灵活性，沟通效率也不高。为了解决大科学工程档案管理中的上述问题，笔者借鉴了沟通理论中的其他沟通方式，以便更灵活、更有效地达到沟通的目的，促进档案管理工作的顺利开展。做好有效沟通，首先要了解沟通理论。沟通理论始于19世纪末，《大英百科全书》关于沟通的定义是：人与人之间通过共同的符号系统交换彼此的想法，交流情