事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施郝雷

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1、事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施郝雷山东省滨州市邹平经济技术开发区城管分局山东滨州256200摘要：随着经济的发展、信息技术的普及，事业单位的档案管理工作也面临着转型。面对新形势的需求，事业单位的档案管理模式需要依存信息化建设而行，从而促使档案管理水平有所提升、管理流程优化、管理体制健全的目标得以实现。本文主要探析事业单位内部档案管理屮，信息化建设过程遇到的常见问题，并提出有效的解决措施以供参考。关键词：事业单位档案管理；信息化建设随着21世纪计算机网络技术的普及与推广，使得各个领域采纳信息技术的快捷、高效优势，并应用于管理层面。档案管理本身涉

2、及的A容较为繁杂，对档案信息的处理、提取、存储、鉴定都是艰巨、系统的工程。因此，建设档案管理信息化成为必然的转型举措。事业单位应当加强对新形势的认识，通过解决问题来促进信息化建设的顺利开展。一、事业单位档案管理信息化建设存在的问题（一）资源针对性问题虽然A前事业单位实现无纸质办公的A标，运用信息技术搭建资源共享平台，并促使档案信息跟随系统进行调整，满足资源提取的工作需求，但档案系统软件并不能完全契合事业单位的工作需求，仅能满足大部分的文书档案方面管理工作，因此在信息化平台建设屮，实践适应性能较差，使得档案管理信息化建设无法达成多角度、全面化管理，使得档案管理

3、目标达不到预期要求。（二）信息安全性问题由于事业单位档案资料信息的特殊性，文件资料信息存储的安全性成为主要考虑的问题，加上电子信息存在很人程度的窃取与篡改性，因此维护档案信息安全是档案管理信息化建设的核心内容之一。但是个别事业单位对于资料的涉密性、安全性意识较低，对影响信息技术安全的因素也不够重视，导致资料信息安全无从得到保障，直接影响企业经营的正面形象。同吋，数据库的管理问题、载体的存放问题没有规范的制度进行制约，导致发生突发事件吋没冇应急方案进行解决，促使事态的恶劣扩张，影响企业最终服务效率与质量。（三）人员管理问题由于事业单位档案信息管理工作较为繁杂，

4、且人员流动较大，如何加强事业单位档案管理的人才建设是管理工作的重要内容之一。人部分事业单位对于人才缺乏专业培训活动与组织，在人才的选拔上更多地是依据个人的喜好，容易造成人才的流失与浪费，导致出现散漫管理或管理狼藉的现象。档案信息管理人员除了具备专业档案管理基本知识外，还需要具备信息技术技能的实践能力，这是新形势下对人才的需求。可以说，人才队伍的素质高低影响着事业单位信息化建设水平的优劣程度。因此，要想加强事业单位在经济市场的竞争力，就要加强对人才队伍的素质提升。二、加强事业单位档案管理信息化建设的有效策略（一）健全档案管理机制健全档案管理机制是冇效加强事业单

5、位信息化建设的途径。由于事业单位本身的特殊性，国家已经对于边缘化的档案管理部门推行了一些政策法规，事业单位可以依法而定，在国家法规条文的基础上，切合事业单位实况，建立明确健全的档案管理机制，建设符合单位实况的档案系统软件，使得档案管理实现冇序化、合法化、规范化的工作S标。建立明确的档案管理制度，可以落实相关责任到个人，使得每个档案管理人员必须依照制度而行。管理层可以依据工作0标的分解来划分员工工作量，使得工作量可以与员工绩效考核挂钩，一定程度上健全的机制体系也可以促进员工工作的积极性与热情，加强档案管理工作的优化效率。（二）完善档案管理监督机制完善档案管理监

6、督机制是保障档案管理信息化安全的保障。针对事业单位0的性、涉密性较强的档案信息，监督机制的完善可以促使信息化管理工作顺利开展，使得档案管理工作运行得到安全的依托与保障。首先，事业单位要加强对自我的监督，在档案管理环节中设置高层权限，针对重要信息的提取、查看、借阅等操作需要有上层权限审批。日常要加强对员工工作流程的信息化管理，使得档案管理流程有法可依、冇章可循。提升员工自身对档案管理工作的正确认识,加强员工基本业务知识与实践技能的提升，使得档案管理呈现规范化、数据化、严谨化。苏次，事业单位可开展公开监督，以虚心的态度接受社会公众的公开点评或舆论，促使事业单位的

7、正面形象得以提升，从而听取意见进行内部管理手段的调整。再次，事业单位可加强与传媒的合作。信息化建设平台需要依据多种渠道来接收信息，因此可加强在微博、微信、影视、报刊等信息渠道的联系，所连接的纽带可以给事业单位带来更多的机遇与挑战，使得信息化建设实现公开、公正、公平、安全的原则。健全的监督机制是信息化建设工作的有力支持与保障。（三）提升工作人员素质随着现代经济的发展，各行各业对人才也增加了信息技术层面的需求。档案管理工作并不是平淡的岗位，需要有新鲜血液为事业单位填注活力与机遇。由于岗位人员变动较大，事业单位应当采取与高等院校合作的形式，创设良好的企业环境，吸引

8、有兴趣及专长的大学生来加入队伍。另外，事业单位要加强