医院电子档案精细化管理管窥

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1、医院电子档案精细化管理管窥云南省第二人民医院云南昆明650021摘要：随着我国经济发展步伐的加快，医疗事业也得到了快速的发展,作为医院发展管理的基础与大数据转型的重要构成部分，医院电子档案的精细化管理对社会的安定和谐起着重要作用。然而，由于我国大部分医院对于档案管理工作意识薄弱，尚未形成一套相对完善的档案管理工作机制，并未真正意识到电子档案的重要性，导致医院中一些重要的信息资源无法实现共享，大大降低了信息资源的利用率。因此必须完善电子档案的管理工作，真正将各项相关工作落实到位。木文针对目前医院电子档案管理中存在的各类问题进行分析与探讨，并提出相关改进建议，以供

2、参考。关键词：医院电子档案；精细化管理；建议.1八—刖目作为一种重要的记载主体，医院电子档案管理主要指运用计算机技术将医院的诊断记录、医疗活动等进行归档保存。而精细化管理是服务质量精细化与社会分工精细化的时代需求。精细化管理是科学管理的第二个层次，第一层次为规范化，第三层次为个性化。与一般的电子档案有所不同，医院电子档案的信息存储只有高密度性和机读性，由此医院应树立起对档案管理的警惕意识，重视档案管理中出现的各种问题。随着科技的发展，档案管理与电子技术相结合的现代医学档案管理模式对档案的严密性与安全性提出了更加严格的要求，仅依靠档案管理人员传统的管理经验与管理

3、方式己经不能满足医学档案管理的需求［1］。因此必须分析电子档案管理的特点与存在的问题，并采取有效措施来完善医院档案管理系统，真正落实好各项管理工作，保障档案系统的安全有序运行。一、新型医学档案管理的特点(1)特点与性能的全新性。电子档案具有共享性、便捷性、高密度性的特点，有效节约了档案登记的时间，优化了录入、编制等过程，节省了储存档案的空间。从而使查询手续与阅读的效率提高，奋利于实现信息资源共享，提升了医院档案的管理效率。(1)依赖于计算机系统。由于电子档案管理系统采用的是计算机数字信息技术，在管理时自然离不开计算机这一载体。由于电子档案必须通过计算机进行编码

4、和加密，因此，其对计算机系统具有较强的依赖性。(2)载体与内容相分离。电子档案不再依靠唯一的纸质保存形式，因此档案的内容能够自由地在任意一台计算机中进行传输。由此可见，相比于传统档案，电子档案的载体与形式是相互分离的。二、医院电子档案管理存在的问题(1)管理范围模糊。有别于传统档案的物质形态，电子档案的内容丰富，存储量大，所旮的管理程序必须由计算机网络来实现。然而档案管理人员在实际的工作过程中，并不明确自己所要做的工作包括哪些，哪一类文档、数据需要进行保存，应该使用何种介质进行保存，是否需要备份等。这都是由于分工不明确造成的，由此带来了一系列的问题，如档案的遗

5、失、信息丢失等，给医院与社会造成较大的影响和损失。(2)缺乏对档案的重视。在大多数档案管理人员的意识中，档案管理就是对档案进行保存，使K对电子档案的重视程度较低，未形成现代的档案管理思维，这对医院的管理带来了较为不利的影响。为了增强档案管理人员对电子档案的重视度，消除因循守旧，封闭固化的传统管理思想，必须对文件与档案进行分类管理。同时砬撰写岗位说明书，明确管理人员的岗位职责，实现电子档案管理的网络化与电子化。(3)操作与使用过程中产生失误。由于各个医院对于电子档案的运用处于起步阶段，因此不仅出现硬件设备较为缺乏的现象，而iL相关的专业人员也不足［2】。电子档案

6、在管理与建设的过程中，常常因人才与设备的缺乏而造成各种损失，导致对电子档案进行存储与利用吋出现各种问题，破坏了电子档案的原始性。电子档案的管理离不开具备专业与熟练信息技术的人才，只有专业的技术人员才能运用现代化的信息技术来对各类档案信息进行输入、维护、管理等，降低信息遭到窃听、伪造、泄露的几率。(1)资金投入不足。电子档案是一项需要长期投入的工程，但是医院主要的资金投入都放在了医疗仪器与设备的购置上，对于电子档案的建设投入较少，如专业软件配置、硬盘、防磁柜等，因此电子档案的硬件与软件环境并未得到及时有效的改善与提升。三、优化医院电子档案管理的策略为了提高医院电

7、子档案管理的科学性化有效性，必须重视电子档案管理过程中存在的一系列问题，并采取相应的措施以加强管理，保证电子档案管理的安全有效。(1)提高档案管理的安全性。只有保障电子档案管理的安全性，才能使电子档案充分实现其价值。电子档案的保密机制必须严格制定和执行，对于特别重要或价值高的电子文档应制作成缩微胶片拷W件等形式进行保存，在对每一份电子文档进行备份后，再将其存储于可实现脱机保存的载体上，保证电子档案的完整性避免数据遗失或遭到破坏。(2)树立新的管理意识。在现代化经济吋代的浪潮下，医院的主要管理者应增强对电子档案管理的认识，改变传统的思想观念［3】，意识到信息化的

8、档案管理模式是时代发展的必然趋势，因此