电子档案视角下的医院档案管理

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1、电子档案视角下的医院档案管理唐浩夫刘宝恒山东省莒县人民医院276500摘要随着电子信息技术的广泛普及和运用，电子档案成为日常办公与管理的首选。木文针对医院档案管理的工作特点，着重分析了电子档案在医院档案管理中的应用；文章分析认为要加快医院电子档案建设，充分利用现代信息技术提高医院档案管理的效率。关键词电子档案档案管理医院一、医院档案管理现状随着我国经济的快速发展，以及国家对医疗卫生事业投入的加大，各级各类医院进入了迅速发展的快车道，医院软硬件建设都得到了长足的发展，不论是医院员工还是就诊患者，医院规模都呈稳定持续增

2、长态势。随之而来的是，每年数以千万的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的档案变动、更新、维护，这是对医院档案管理工作的巨大挑战。具体而言：1、医院档案工作量大由于医院的独特环境，每年每月每日都有大量患者的档案数据变动，录入或者辻出，每年变动的各类档案不计其数，档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案的维护、保存,都需要消耗巨大的人力物力。2、信息化技术程度不高信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。医院档案主要还是以纸质档案作为保存媒介,电子信息管理只是起

3、到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段,管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。3、管理操作标准化程度不高各医院结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异，导致各医院之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况,这就为档案管理工作的效率带来了障碍。4、远距离传递频繁由于患者来自于不同市县，甚至是不同省份，流动性强，所以医院档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区都是时常出现。与众不同的档案管理特点,决定了医院档案管理工作亟需提

4、高效率。突破现有管理框架，实现医院档案管理的信息化成为必然。二、现代电子档案管理的优与劣1.电子档案管理的优势档案管理借助于计算机强人的信总处理能力，大大提高了工作效率。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，可靠性也是手工所不可比拟的；现代信息技术条件下，通过电子文档方式存储文件档案，可以实现档案的充分交流与共享，而传统的纸质档案调档搜索繁琐,对于远距离共享或调度也十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困难等。利用信息化手段,高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理，索引更

5、灵活，搜索査找更快速便利。使用者可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷；以电子文档形式保存的档案文件，不论是保存方式还是对环境的要求，都较传统纸质文档要低。现代的电子文档的存储方式多样，存储量大，II储存吋间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性，采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性，速度是传统书写无法比拟的;在安全性方面，传统的医院档案经常涉及异地传递等远距离传送，文件在邮递过程中丢失等情况时冇发生，导致一些重要文件的遗失,这些都与电子档案的安全性与时效性无法相比。2.电子

6、档案的风险电子档案虽然具有传统档案无法比拟的优势，但是也要看到，电子档案如同一把双刃剑，电子档案在存储和使用的过程中，也存在着一定程度的风险。这些都需要在日常使用当中知晓。电子档案存储的并不是绝对的安全，由于存储设备具有高速读写速度，倘若被盗取，受侵害的程度将远大于传统媒质；由于信息化手段采用统一字体、统一标识，丧失了手写汉字的特征性，不利于真假鉴别,受侵害的文件不易被发现；由于网络的风险性存在，通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险；电子档案数据有可能缺失，传统的手工文件一次的笔误或处理失误，其影响范围

7、冇限，而II容易在后面的录入过程中被发现，现代信息技术条件下的批量处理文件,一次处理文件量极大，一次误操作就可能造成大范围的结果受影响，加上文件多处于开放状态，更新不及时，便可能造成信息丢失。同时由于电子文件结构复杂，存储方式多样，在各种方式转换中也容易造成信息的缺失；电子档案的信息存储在不同的介质上，信息的存储和读取都需要特定的设备，往往造成信息对软硬件的依赖，由于计算机软硬件的更新换代速度快，如果兼容性不够好，也可能造成信息的丢失，从而直接缩短了电子档案的寿命。这些都是电子档案管理中无法忽视的缺陷，需要管理者认

8、真对待。三、医院电子档案的应用电子档案无法忽视的缺陷，以及所带来的风险，必须予以高度重视：1、加强存储安全医院要配备专业的电子档案管理人员，加强存储设备的安全，专机专用，定时进行软硬件更新升级，定期对设备进行管理维护，保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份，防止文件在意外情况下丢失;严格规定读写权限,加强电子档案在存储处理过程中的安全性，确保电子文件