信息电子化在文书档案管理应用中面临的挑战及对策

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1、为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。信息电子化在文书档案管理应用中面临的挑战及对策　　作为企业档案管理工作的重要组成部分，文书档案不仅记载着企业经营发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着企业经营管理过程中重要事件，成为企业历史轨迹的再现者。随着科学技术的发展与应用，文书档案管理水平也不断面临新的挑战与机遇，如何客观真实全面地提供档案信息，成为企业档案管理工作中　　的

2、新课题。下面将就信息电子化在文书档案管理中应用这一问题作以下探讨。　　　　文书档案管理在信息化进程中面临新挑战　　一、对电子文件保密性要求更高。因为电子文件修改的方便性，而且改动后不会留下明显的痕迹，所以，电子文件自身的保密性较纸质文档有其劣势。尽管当前有一些技术可防止电子文件的随意增删改，但是其内容发生变化后没有明显的标志，所以增强了把握电子文档原貌的困难度。另外，因为电子文件不如手写签发等具有特定的字迹，无法从字迹上分辨其原始性，这些，都增加了电子文档真实性的判断。为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆

3、盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特色栏目开展课外活动，对学生进行安全教育、健康教育、反邪教教育等丰富学生的课余文化生活。为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。　　二、安全管理的要求更高更严。使用电子文档信息化管理，在加快查询应用速度的同时，因为电子文档存储在电脑及移动介质之中，很容易在不经意被网络黑客所侵害，或者被病毒所利用篡改。所以，必

4、须在加快信息电子化建设进程中创新工作思路，加强技术防范，增强从业人员保护意识和能力，才能妥善处理上述问题。　　三、法制不健全、标准化程度不高等成为新挑战。传统的文档管理偏重于纸质文件的管理与防护，关于档案密级、解密管理等标准缺失等，甚至有的超过50年的档案如何密封、何时使用等情景都没有明确的规定，不仅造成文件管理的不便，而且对于文档的合理利用也没有规定，以致造成大量价值档案使用利用价值得不到发挥。　　四、配套支持技术不健全，短期转化难度大。因为档案信息化建设尚处于探索实施的初级阶段，几十年、甚至上百年的大

5、量的纸质文件需要扫描转化成为为电子档案，工作量大，责任重，稍有不慎将对单位档案造成无法弥补的损失。由于我们单位使用的平板扫描仪速度慢、功效低，在短期内完成从纸质文档向电子文档转化存在相当大的困难。　　五、管理人员素质存在不适应性。因为传统的纸质文档管理与现代化信息电子文档管理，不论从管理的理念上，还是管理的手段上，以及管理的具体流程上等，都有相当大的区别。当前，常出现要么懂技术，不懂档案管理，要么懂档案管理，却不精通信息技术的尴尬局面，使得在信息化条件做好档案管理工作存在较大困难。根本不能适应现代信息技术

6、条件下的档案管理工作。为了充分发挥“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备的作用，我们不仅把资源运用于课堂教学，还利用系统的特色栏目开展课外活动，对学生进行安全教育、健康教育、反邪教教育等丰富学生的课余文化生活。为了确保“教学点数字教育资源全覆盖”项目设备正常使用，我校做到安装、教师培训同步进行。设备安装到位后，中心校组织各学点管理人员统一到县教师进修学校进行培训，熟悉系统的使用和维护。　　　　加快推进档案信息化技术的基本原则　　一、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则

7、，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。比如，在以电子文档接收邮件过程中，在文档使用管理过程中，应该以相关制度规定的形式，明确各个工作步骤，应该坚持科学化规范精细化的原则，不断加强电子文档管理，使传统介质档案信息化，使用管理标准化、规范化、精细化，杜绝因管理不细而导致的失泄密及文档丢失无从查找等问题。　　二、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原

8、则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。　　三、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。可以有针对性的把重要的、利用率较高的档案数字化，既利于产生一定的经济效应，也能增强社会知名度。为了充分发挥“教学点数字教育资源