基于xml电子公文归档数据结构规范

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1、基于XML电子公文归档数据结构规范（报批稿）天津市档案局2006年5月8日1.翻12.规范性引用文件13.电子公文归档数据结构描述14数据结构组成要素描述44.1说明文件44.2文件级目录44.3归档文件夹44.3.1归档文件属性44.3.2文件修改或承办信息44.3.3草稿、修改稿、审核稿44.3.4签发稿54.3.5版式公文54.3.6元数据54.3.7日志文件55.各组成要素及其XML描述55.1文件级目录55.1.1条目信息65.2归档文件属性75.2.1电子文件特征75.3归档文件元数据85.3.1标识信息95.3.2内容信息95.3

2、.3背景信息105.3.4结构信息115.4日志文件12附录A文件级目录数据结构规范模式14附录B归档文件属性数据结构规范模式15附录C元数椐结构规范模式16附录D日志文件数裾结构规范模式18基于XML电子公文归档数据结构规范1•范本规范规定了电子公文归档过程中所需数据文件信息组织方式、存储结构及其基于XML数据体描述的规则和方法等。本规范适用于电子公文归档信息的生成、存储与交换。2.规范性引用文件下列文件屮的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注FI期的引用文件，其随后所有的修改单(不包栝勘误的内容)或修订版均不适用于本紐准，然而，鼓

3、励根据本标准达成协议的各方研宂是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注口期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T18894—2002电子文件归档与管理规范GB/T18793—2002信息技术可扩展置标语言(XML)1.0DA/T1—2000档案工作基本术语DA/T18档案著录规则DA/T22归档文件整理规则国家档案局令第6号《电子公文归档管理皙行办法》W3CXMLSchemaPartO:PrimerXML模式第0部分:简介W3CXMLSchemaParti:StructuresXML模式第1部分：结构W3CXMLSchemaPart2:Da

4、tatypesXML模式第2部分:数据类型W3CextensibleMarkupLanguage(XML)1.0(SecondEdition)可扩展置标语言(XML)1.0(第2版)W3CNamespaceinXMLXML的名字空间(Namespaces)3.电子公文归档数据结构描述为了保证电子文件真实性、完整性、有效性和长期可读性，本标准以归档环节为关键点，收集捕获电子公文形成的内容、背景、结构信息以及公文办理的过程文件等。将电子公文从形成、办理到归档所形成的不同版本的电子公文及其元数据采用有利于数字档案信息长期保存和可存取的数据结构进行存储

5、与交换。该结构采用树形结构进行存储，每一存储载体只有一个根目录，一般以“组织机构代码-年度”设置根目录名称，但必须按保管期限相对集屮存储。根目录下可再设文件夹，分别管理不同类型、不同保管期限的电子公文。具体数据结构如下图所示:电子公文归档数据结构示意图一般为一个年度的归档文件。文件夹名称为：组织机构a年度归档电子公文代码-年度。例如：天津市档案局2004年归档电子文件,则文件夹名称为：000125356-2004。说明文件.TXT文件级目录.XML用丁对归档的电子公文进行说明，比如立档单位、年度、归档机构、起止件号、件数等。记录该年度形成的所打

6、文件级口录的数据倍息。-O归档文件夹1文件夹名称力文件级0录所对应归档文件的啡一标识，比如：电子文档号。归档文件属性.XML用丁•描述一件归档电子公文所有过程文件的电子特征。文件修改或承办信息对于发文应带有拟稿单，对于收文带有承办单，必须保留。草稿、修改稿、审核稿是公文办理过程中产生.的不同版本，依具体情况进行取舍，对子《要公文要保留历次的修改稿。签发稿发文机关领导人对文稿进行最后审定、签署印发的定稿。版式公文正式公文的印制稿，必须保留。元数据.XML保存此件公文的全部元数据信息。日志文件.XML记录文件从生成、办理直至归档过程屮所作的任何改动

7、，以XML文件的形式存在。□归档文件夹N归档文件属性.XML文件修改或承办信息草稿、修改稿、审核稿签发稿版式文件元数据.XML曰志文件.XML4数据结构组成要素描述文件名称为说明文件.TXT。用于记录各种有助于说明本年度归档电子公文及载体的信息，包括载体编号、移交单位、文件件数、制作單位、制作人、制作时间、检查人等。4.2文件级目录文件名称为文件级目录.XML。主要指按照一定的次序、体例编排面成的条0组合，一般包括：全宗号、保管期限代码、年度、归档机构代码、件号、文件标题、责任者、保管期限、文件编号、口期、文种、归档机构、密级、保密期限、页数等

8、著录项目。4.3归档文件夹归档文件夹的名称以电子文档号来命名，一件电子公文保存在一个归档文件夹中，用于保存应归档的不同版本的电子公文如草稿、修改稿、审