浅析工程档案的电子化管理趋势

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1、浅析工程档案的电子化管理趋势沙印亭(天士力制药集团股份有限公司天津300000)摘要：档案电子化管理趋势是企业信息化建设的必然发展趋势，档案管部门应当要有计划、有步骤地开展档案管理的信息化建设，全面提高档案利用的工作效率。木文分析了工程档案电子化管理的必然趋势，并探讨了工程档案的电子化管理措施。关键词：工程档案；电子化；集团档案一、工程档案的电子化管理是必然趋势工程电子文件是指在工程建设过程中通过数字设备及环境牛.成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。工程档案的电子化管理是必然

2、趋势，只有实现电子化管理，才能实现以下目标：(1)实现现场资料管理的规范化管理，将工程规范和工程划分(WBS)、工程表格直接挂钩，简化施工、监理单位工程资料表格的填报程序，提高了现场资料填写的准确性和规范性，节约管理时间。(2)建立一个较完整的现场资料的管理体系，将现场资料的产生和工程进度计划及资料检查结合起来，采用事前计划，事中控制，事后检查的方式进行管理，形成一套现场资料、资料填报、审批、检查的信息化系统，能够更方面的指导和控制现场资料的形成。(3)使用资料的自动编制和自动导入系统，能够达到工程档案的自动编制，保证编制的规范和准确，提高竣

3、工档案的编制效率，减少竣工验收阶段资料归档工作量，缩短竣工档案的编制时间。(4)在以上的基础上实现工程资料、资料的网络化审批和计算机智能化审查，提高资料、资料审查的准确性、完整性和系统性，提高资料、资料的审查效率并能及时对工程过程中资料数据进行统计、分析。(5)电子化管理更有利于工程档案后期的集团统一管控和提供利用，尤其是在业务跨地区，甚至是跨国界的大型集团化企业中，其便利化的效果更加明晰。二、工程档案的电子化管理措施（一）完善档案管理工作的基础设施基础设施是档案管理工作的硬件，也是工程档案管理信息化的基本条件，只冇完善基础设施建设，才能真正

4、深化档案管理的信息化改革。在实践中，企业需要为档案管理部门配备现代化的档案管理系统，提高管理者的操作能力。随着档案信息管理软件性能的不断提高，对于计算机硬件也冇了一定的要求，企业需要对网络服务器、计算机、录入设备、输出设备等硬件做好调查，为档案管理工作者配置较好的硬件设施。基础设施完备才能确保档案信息化系统的稳定与安全。（二）建立集闭化档案信息化系统集闭企业档案信息化建设的0标就是要实现所属机构与总部档案系统档案信息的互联互通。根据总部及所属机构网络基础建设情况，信息化系统建设模式，程度以及系统维护能力等不同的情况，部署可支持既集中又分布的混

5、合式建设方案。方案中应充分考虑应用规模大而广，注册用户数量多，对系统性能要求高等因素，应具备良好的网络环境，总部与下属机构通过专网或VPN连接，最终实现总部与属下机构形成分布式虚拟数字档案馆。集团企业档案信息化建设需满足以下要求：（1）总部和各下属机构的档案管理信息系统组建成一个虚拟档案馆。总部可以查阅到各下属机构的档案信息资源，各所属机构的档案信息由相应的档案管理部门自行维护。但总部档案管理部门享奋这些下属机构档案信总资源的最高管理权，由总部赋予各个所属机构系统用户的权利层级。根据总部档案管理部门的授权，系统用户在权限的范围内可通过局域网或

6、者互联网，在任何吋刻、任何地点享奋档案信息或其它信息资源查询和阅览服务。（2）建成各类数字信息资源库，并对数据进行有效的组织和挖掘，为全集团的生产、管理、决策提供高质量的服务。建成后的数字档案馆的数字信息资源库的内容不仅涵盖了原来的档案信总资源，而i进一步扩人到文件、矢量化图纸、语音、视频、图形图像等更为广阔的领域，从而使档案信息资源库通过计算机网络联接成超大规模的知识库。通过对数据奋效的组织和挖掘，可以为公司的生产、管理和决策提供必要的依据以及高质量的服务。(3)文档管理一体化通过档案管理平台的标准接U与办公系统规范化衔接。各部门形成的电子

7、文件可以做到实吋接收、及时管理，从而减少档案管理过程中的重复录入和原件扫描过程。实现文档管理一体化，减少纸质文件发放数量，各部门间的信息发布和公务处理更加快捷，创建起一个高效、全面协冋的工作环境。(3)档案业务在线指导增加档案业务在线指导、档案信息在线查阅、档案知识在线学和档案活动在线组织等几个功能，将传统的上级档案员通过交通工具来往各级单位进行业务指导和监督转变成网上实吋指导和监管；将传统的去档案室查阅档案转变成网上足不出户打开档案网站查阅的模式。(4)系统规范化统一管理B/S结构的管理平台集中部署在档案室或信息中心，实现所有使用者零安装和

8、零维护。只要对使用者进行简单的培训，即可推进顺利推进档案信息化系统在全集团的应用。这种管理模式奋效防止了档案员由于缺乏计算机应用知识而使用不便的困惑。应该有计划、分