浅析人事档案管理工作中的问题及对策

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1、浅析人事档案管理工作中的问题及对策孙保惠(河南省工艺美术学校，河南郑州450000)中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1673-0992(2010)08A-0035-01一、人事档案管理工作的重要性人事档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，各级管理部门要充分认识到该项管理工作的重要性，加强对人事档案的管理，及时研究解决人事档案管理工作中遇到的问题，在人力、物力、财力等方面给予大力支持；同时，把人事档案管理工作列入重要议事日程，落实工作目标，从而积极推动基层人事档案管理工作的开展，以提高人事档案工作的管理水平。人事档案是

2、反映个人经历、德才能绩、工作表现的真实历史记录，人事档案因其真实性、原始性和较强的机密性以及无可置疑的证据作用备受重视和信赖,是考察、了解人才的重要手段，是科学使用人才的重要参考依据。学校人事档案管理是为学校教职工队伍建设和人力资源管理创造条件、提供相关人事数据和信息支持的重要活动，在人才开发中起到了人才“信息库”的重要作用。在学校人事档案管理工作中，增强档案管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，加快人事档案管理工作信息化建设，提高人事档案管理人员素质，对学校合理配置人员、开发人才资源，促进学校快速发展起着重要作用。二、

3、目前人事档案管理主要存在的问题(-)对人事档案的重视程度不够。一种是思想认识陈旧片面。由于历史的原因，以往的人事档案主要收集的是一个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料，而现在各项工作重心转移，组织人事政审工作相对减少一些，人们就认为人事档案“没什么用了”；另一种是受许多新建私营企业、公司用人不建档案的影响，存在着“要不要人事档案无所谓”的错误认识。以上两种轻视人事档案工作的思想都表明了一些人对人事档案工作缺乏了解，对在人才资源开发中人事档案的作用缺乏认识。在实际工作中一些单位对人事档案工作不予重视，特别是在人事工作改革不断深入的今天，

4、只重视人事的其它工作而忽视人事档案工作已无法适应现在的管理需求。（-）档案管理不规范。一是收集归档工作制度不健全，执行不严格。少数管档部门只照搬上级的干部人爭档案材料收集归档规定，没有形成自己的实施细则和制度。即使建立了制度也在不同程度上存在执行不严格现象，收集归档工作被动、不及［

5、寸。二是收集归档的材料不全面、不准确。当前的人事档案材料在全面准确地反映一个人的全貌方面还是欠缺的。首先有的单位一些材料还没有收集上来或收集得不齐全，如干部的考核材料、反映人的能力水平的材料等。其次一些归档的材料还不够真实和准确。人事档案是记载一个人的经历和德才表

6、现的材料,它的内容应该是真实、准确的，而现在人事档案中有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料都给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，内容形式相同，不能准确反映每个人的真实情况。（三）档案室硬件环境设施不齐全。对人事档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整沽、完整，有的管档单位必统一的档案夹，都无法购置齐备。（四）管档人员业务不熟、档案管理制度执行差。近几年管档人员工作变动频繁，新手占的比例比较大，加之各级管档部门没

7、有组织专业知识培训，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作。个别管理人员在接、转调、转入、工资、退休时需要查档案时不严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案吋，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，造成在接转档案吋不密封，严重影响了档案的保密性。（五）档案管理手段落后。目前档案管理部门的管理手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也仅限于将名字与档案号输入、输出与检索的管理，计算机现代化管理的潜力完全不能发挥岀来，并没有从根本上改变手工

8、操作运转慢、效率低的问题。三、人事档案管理的对策与思考（一）提高认识，加强领导。人事档案是做好档案工作的基本条件之一，借助人事档案了解一个人在各个时期的表现。历史地全面的看待人事档案，把人事档案管好、用好是一项很重要的工作，必须提高各级各部门对人事档案管理工作的认识，切实加强对档案管理工作的领导。（二）收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着水管体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须及吋向有关部门采取电话或一年一次上门催收与

9、档案有关的各种材料。人事部门随时收集材料及时交管档部门，形成层层有人管，上下左右，纵横相通的干部档案材料收集网络。要认真整理，保证人事档案质量。要按档案工作有关规定