专业秘书需知

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1、专业秘书需知专业秘书应该是一个：“细节做到最好，有细心、耐心、同情心、爱心和感激心，比别人多一颗心的人。”一、做秘书的条件首先你要有耐心、信心、忠心；要有积极、主动、热情的工作态度；更要有谨慎、圆滑、细致的工作方式，这些都是做一名专业秘书的必要条件。二、如何提高工作效率1、高效的档案管理技巧：理想的档案管理原则应该是正确、简明和经济的。正确：即档案的分类及存放正确，在我们调阅某一档案时，能够迅速找到，查阅后也要正确地放回原处，不可随手乱放。简明：即档案的分类、存放和使用方法简明，让公司的相关人员都能清楚了解，使上司或其他同事可以随时取用参考。经济：

2、档案所占的位置越小越好，因此要确定档案保存的年限，适时进行销毁，清理己经失效的档案。V简明的档案分类方法我们的档案可分为待办事项档、待归档、待读档、参考档、名片档和剪报档六类，用于进行日常工作的处理。共同分享：a、用一个特殊颜色的文件夹，把所有需要在今天完成的工作放在这个文件夹里面，并做到日清曰毕；b、将一个多页资料夹按日期分为31天，将在未来日子发生需处理的文件按口期放在资料夹里面，并在每天丁班前将明天需处理的文件放在当口需完成的工作文件夹内，以免文件丢失；c、对于听证会、招待酒会等重要工作要设立一个专案文件夹，将相关资料全部放在里面，方便调阅和

3、存放；d、开设一个包含航班时刻表、火车时刻表、酒店联络表、地图等参考资料的文档，用于日常使用。2、时间管理技巧v时间管理的基本思考过程任何事情招绝做授权别人做延迟做寻求支援不知道必需做吗？是需亲自做吗？是应立刻做吗？是如何做？马上做共同分享：a、每天下班前列出明天的“应做事项”并按优先顺序进行排列；b、每周五下班前做出下周全周的工作计划安排，并设定预计完成时间；c、在工作空档，计算全天尚未过完的时间，如发现自己在拖延，要将大计划分成数个小工作进行，并个个击破；d、在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作：e、每件物品和文件要有固定存放的

4、位置，减少不必要的时间消耗；f、学习拒绝的技巧。3、会议管理技巧v会议按分类方式不同可分为定期会议、不定期会议；小型会议、屮型会议、大型会议；公司内召开会议和公司外召开会议等七种。V会议管理的四个阶段了解会议目的；设计会议流程；会议执行与协调；会后检讨与跟催共同分享：a、公司内召开会议：一一提前确定会议议程及各项议程的汇报人和汇报时间，尽量减少临时议题，并将会议通知提前三天发给与会人员；一一检杳投影机、白板用品、冷气开关等物品，做好会前准备工作：一一在会议室准备一个时钟，提醒与会人员会议召开的时间。b、大型会议：一一在会议前期制定出一套详细的会议规

5、划流程，确定会议地点、参会人员、会议预算：一一送给客人的礼物一定要提前预订或者购买；送给外国客人的礼物最好是本W特产物品，并且最好是独一无二的4、为上司安排行程的技巧v行程安排一般分为事前准备、出发当日物品检查、出发后工作处理及冋来后工作处理网个阶段。事前准备阶段：即提前做好上司出差期间的日程安排、上司名片准备、公司联络电话表准备等工作；出发当日的工作：提前做好车辆安排、检查是否有遗漏的物品；出发后工作处理：处理例行文件和信函、出差期间电话留言记录、安排上司回来后的约会、做好来往文件和信函的分类和记录；上司回来后的工作：电话留言和信件分类交给上司、

6、处理出差费用报销等工作。共同分享：a、提前做好机票、身份证、信用卡等相关证件的备份，以备不时之需；b、通知要在上司离开前必须见他的人，保证工作时效；c、公司的紧急工作请示，可由司机接机时直接带给上司；d、设立专案文件夹，将上司出差期间需要汇报和公司发生的重大事情做以整理，形成出差期间公司工作情况汇报文件。三、办公室礼仪规范1、电话礼仪与应对技巧在公司的经营发展中电话扮演着内外连系工作的第一线角色，客户满意与否，常常在这一线之间。因此，良好语言规范的使用便成为解决问题的有利工具，一旦使用不当就会形成闲扰。共同分享：a、电话响过三声后再去接听，在三声响

7、铃过程中调试自己的心态，以愉快的声调去接听电话；b、接听电话吋首先说出自己的正确身份（自己的名字、所在部门或者公司名称）C、注意听，并认真的冋答对方所提出的问题，不要匆忙，这样能迅速在对方心中建立好的印象；d、让对方先结束谈话，待对方挂断电话后再将话筒放回去是电话接听的一种基木礼节；、同时接听几个电话时，注意将等待的话机设成音乐录音，以免泄露公司机密；f、在日常工作中编制一本常用的电话号码簿；g、在接听电话时禁忌不理不釆、冷淡敷衍、语气不耐、出言顶撞2、客户接待礼仪共同分享：在接待客户吋，给人的第一印象应该亲切、微笑、诚意;b、对到访的所有客人都应

8、该一视同仁；c、在客人等候时要奉上水和公司刊物；d、引导客人应配合客人的步调；走路时应该让客人走在内侧；走楼梯时上楼跟随在