谈论职责的划分

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1、谈论职责的划分关键词：内部控制企业整体管理系统职责划分　　论文摘要：内部控制系统是企业整体管理系统的一个重要系统，而职责划分又是内部控制中的关键环节。职责划分可以使企业能够防范内部管理失控，防止财务信息失真，从而有效地防止经济犯罪现象的发生。文章对此进行了探讨。　　企业是一个以盈利为目的的复杂系统，在这个系统中，各种管理系统相互联系、相互作用，共同维持着企业的正常运行。企业内部控制就是对经济活动进行科学的规范、约束、评价等一系列的方法、技术、程序及理念的总称，以期达到经济活动预定目标的活动。内部控制系统就是企业整体管理系统中的一个重要系统，而职责

2、划分又是内部控制中的关键环节。职责划分使企业得以防范内部管理失控，防止财务信息失真，从而可以有效防止经济犯罪现象的发生。　　由于受长期计划经济的影响，许多管理者的管理思想和经营方式还停留在行政领导的角色上，并未从根本上转变经营观念，把企业当作自主经营、自负盈亏的法人实体。企业的公司制改造也没有从根本上解决这个问题。例如，进行了股份制改造的国有企业，公司总经理往往兼任董事会董事或董事长。企业老总被赋予越来越多的权力，若没有一个平衡的制约机制，权力不能受到有效的监督，必然会造成权力的真空和发展失衡，管理者凭“长官”意识进行武断决策，按个人“意气”行事

3、而非理性决策。　　中航油的教训就是一个惨痛的例子。被称作“打工皇帝”的陈久霖作为中航油在新加坡公司的总裁，他不仅一人独揽大权，而且拒不任用集团公司派出的财务经理，而是从新加坡当地雇佣人担任财务经理。这个财务经理只听命于陈久霖一人，在中航油新加坡公司已面临3580万美元的石油期权潜在亏损时，还在财务报表中做出总资产为42.6亿元人民币，净资产为11亿元人民币，资产负债率为73％的盈利报表。如此巨大的漏洞也没有被中航油集团公司发现，就连新加坡当地的监督机构也没有察觉，竟然还将其评选为2004年新加坡最具透明度的上市公司。　　这样的例子不胜枚举，严格的

4、内部控制，明确的职责划分，对防止上述现象的发生有很大的帮助。职责划分要以致力于消除隐患、防范风险、规范经营、提高效率为宗旨和标志，建立全方位的职责划分体系、设立顺序递进的多道职责控制防线。所谓全方位的职责划分是指职责划分必须渗透到企业的法人治理结构与组织管理的各个层次、生产业务全过程、各个经营环节，覆盖企业所有的部门、岗位和员工。所谓顺序递进的多道职责控制防线，是指对企业采购、生产、营销、融资、投资、成本费用的办理与管理必须由两个人、两个系统或两个职能部门共同执掌，如是单人单岗处理业务更需要相应的后续监控手续；这种对一线岗位双人、双职、双责的制度

5、能够独立对各岗位、各部门各项活动尤其是财务活动全面实施监督、检查、调节。　　职责划分的主要目的是为了预防和及时发现在执行所分配的职责时产生的错误或舞弊行为。从控制的观点看，如果某员工在履行其职责的正常过程中就可能发生错误或舞弊，并且内部控制又难以发现他的舞弊，那么就可以认为这些职责是不相容的。对于不相容职责必须实行职责划分，职位分工分为以下几个方面：　　　　一、交易的批准、执行、记录以及维护、保管相关的资产应指派给不同的个人或部门　　　　例如，采购部门人员应负责签发采购单，会计部门应记录已收到的货物，仓库人员则应负责该货物的保管工作。在记录此项采

6、购交易之前，会计人员应确定采购已经过授权，所订购的货物已实际收到。会计记录为明确存于仓库货物的受托责任提供了依据。　　又例如，投资业务在企业高层管理机构核准后，可由高层人员授权签批，由财务经理办理具体的股票或债券的买卖业务，可由会计部门负责进行会计计录和财务处理，并由专人保管股票或债券，不得一人单独接触证券；对于任何证券的存入或取出，都要将证券名称、数量、价值及存取日期等详细记录于证券登记簿内，并由所有在场的经手人员签名。这种合理的分工所形成的相互牵制机制有利于避免或减少投资业务中发生错误或舞弊的可能性。　　　　二、交易执行的各个步骤应指派给不同

7、的个人或部门　　　　比如，某制造公司在执行一项销售交易时，应将销售的授权、订货单的归档、货物的发运以及开账给顾客等工作派给不同人员;该公司在销售合同订立前，会指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判，谈判人员至少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离;编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员应相互分离;销售人员应当避免接触销售现款;单位应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准。这些都是对单位提出的有关的职责适当分离的基本要求，以确保不相容岗位相互分离、制约和监督。销售人员通常有一种乐观地对待

8、销货数量的自然倾向，而不问它是否将以巨额坏账损失为代价，赊销的第三者审批则在一定程度上可以抑制这种倾向。因此，赊销批准职能与销货职能的分