中标文通文档管理

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1、1关于中标文通:21.1公司简介21.2合作伙伴:22需求分析23中标文通解决方案24文件中心特点35功能简介45.1分类管理45.2文件管理45.2.1协同办公管理45.2.2消息管理45.2.3借阅管理45.2.4历史版本管理45.2.5关联管理45.2.6文件评论45.2.7锁控制45.2.8标签管理45.2.9文件发布45.3文件检索45.3.1精确检索45.3.2全文检索45.4权限管理45.5日志管理46系统安全控制47入门手册51关于中标文通:1.1公司简介北京中标文通信息技术有限公司,是海淀高新技术园区的软件开发高新技术企业，致力于政府部门信息化建设的技术研发，

2、以及信息资源的管理与利用的技术支持工作。公司自成立以来始终按照国家明确提出的方针，遵循着“信息资源的开发和利用是国家信息化的首要核心任务，是国家信息化建设能否取得实效的关键”的要求，坚持努力自主研发，自主创新，积极参与档案信息资源元数据国家标准及项目应用的开发，在多文种信息智能处理，信息资源管理共享，全文检索，网站内容管理，办公电子公文流转，电子文件报送移交，电子档案管理等多个应用领域开发一系列具有自主知识产权，支持电子政务和信息资源管理与利用的产品和应用系统及解决方案，积极服务应用，并受到用户的好评。典型的软件系统产品有：电子文件安全报送移交系统综合档案管理系统历史档案管理系

3、统网站内容管理系统全文检索引擎工具和BBS论坛系统1.2合作伙伴:中央人民广播电台中国藏学研究中心国家档案局档案科学技术研究所国家档案局信息中心西藏自治区档案局西藏自治区社会科学院中国社会科学院台湾研究所中央国家机关住房资金管理中心卫生部卫生经济研究所中国卫生经济学会中国软件与技术服务股份有限公司笹川同学会网站2需求分析Ø有过由于硬盘损坏或感染病毒而丢失大量重要文档的经历吗？Ø想看一年前的一份文件，可不知道在哪个目录下，也不记得文件名是什么？Ø员工要离职了，做了大量的交接工作，可还是有许多重要文件不见了？Ø如何能在1秒钟内从公司全部文件中找到您想要的文件和数据？Ø怎样把多年的简

4、报、设计文档、工程文件一次上传到公司的服务器上？Ø部门工作文件如何才能很方便的查找和共享交流？Ø分公司员工访问总公司的文件是否非常不方便？Ø如何才能让客户方便安全的访问公司文件？Ø......3中标文通解决方案各单位在信息化建设过程中对文档资料的管理与利用的现实要求越来越高，如何对设计档案、公文、设计标准、公告信息、文档资料、培训教材和课件等信息进行有效管理与充分利用，面临着以下迫切需要解决的问题：①文档分散性的问题。文档由各部门或个人归口管理，文档跨部门查找、利用困难，没有统一平台集中管理。②文档格式多样性的问题。多数文档以纸质方式存在，没有进行数字化加工；电子文档也由于既有

5、WORD、EXCLE、PPT等OFFICE文档，又有扫描件、PDF、文本文件、网页以及OCM、CAD等设计图纸，还要对音频、视频、图片进行管理，客观上给文档的整合与利用带来了困难。③信息海量存储的问题。各种管理和技术文档的数量逐年庞大，这些海量信息中查询、检索、利用信息，而各应用系统的数据各自独立存储，影响工作效率。④信息真实性的问题。同一文档在修订的过程中往往形成多个版本，人工的版本管理显得有些混乱，并容易造成错误，信息失真影响工作。⑤信息安全的问题。文档多分散在个人手中（计算机中）管理，当发生人事变动时文档常常遗失，且可能给单位造成损失；当遭遇病毒攻击或内部人为攻击时，机密

6、文档容易外流。⑥知识服务的问题。业务发展与知识积累息息相关，文档资料是单位长期发展过程中经验和智慧的沉淀，为单位内部提供个性化的知识服务，构建统一的知识管理平台是日常办公的迫切需求。解决上述这些问题在信息化建设上需要一个基础平台，就是建设一个面向业务应用的文档管理系统。“中标文通文档管理系统”项目的实施能解决目前文档管理中存在的文档利用、海量数据存储与全文检索、版本管理、文档安全以及信息共享等问题，构建在已有的网络基础之上，业务系统和信息资源面向数字化信息资源库；采用内容创建、存储、管理、交换、发布、挖掘等集成化技术，建立知识管理平台，推动知识管理；推动工作协同，优化流程，降低

7、管理成本，通过文件管理平台实现实时信息的共享，为各单位高效决策提供支持，将信息化应用水平提高到一个新台阶。4文件中心特点l海量文档集中存储l毫秒级的文档检索l灵活可控的版本管理l全方位的安全防护l简易高效的文档协作l沉淀知识资产l严格的权限管理l完整的文档操作历史记录5功能简介5.1分类管理单位分类、文件分类、文档分类、资料分类、自定义分类管理等；系统将默认分为工作文档中心、共享文档中心、个人文档中心三大区域。系统包含的所有分类的增加、删除、修改、权限、浏览、消息定制等。5.2文件管理用户可