民营企业档案管理的问题和对策

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1、民营企业档案管理的问题和对策【摘要】随着我国民营企业的快速发展,民营经济在国民经济发展中发挥着越来越大的作用。加强民营企业档案管理工作,是现代经济条件下对民营企业提出的新要求,它对于推动民营企业生产上规模、产品上档次、管理上水平,以及提高企业的整体管理素质和竞争能力,避免和抵御各种风险,推动企业持续、快速、稳定发展,都具有重要的现实意义和深远的历史意义。【关键词】档案管理民营企业对策民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源,这些档案真实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程,记录了

2、民营企业在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用,但是,大多数民营企业疏于档案管理工作,不同程度的存在档案材料收集不齐全、管理不规范、制度不健全、保管不安全、利用不方便等等问题。主要原因和导致的问题主要表现在以下方面:(1)认识存在误区。有的民营企业老板片面地认为,民营企业是自主经营,一切都是自己管理,特别是规模较小,又属于“家族式”管理模式的企业,将形成的材料,尤其是涉及到生产工艺流程、产品制作秘方等核心材料,往往是分散在家族“少数”人手中,实行“封闭”管理。而其他材料,财务方面的分散在财务部门,科技材料分散在技术部门,经营

3、材料分散在经营部门,综合材料在办公室(或经理室),处于分散、无序状态,档案意识比较淡薄。(2)宏观监督滞后。有的档案行政管理部门片面地认为,民营企业档案属于老板的私人财产,不受行政干预,档案部门无权过问,也无精力过问,只要抓好国营企业的档案工作就可以了,故而忽视更放松了对民营企业档案工作的调查研究和监督指导工作。LOCALHOsT(3)没有现成模式。民营企业与国有、集体企业相比,管理体制有着本质的不同,它无主管上级,享有充分的自主权,那种“条块结合、齐抓共管”的档案管理模式已不适应。加之民营企业发展迅猛,无论是档案部门还是企

4、业本身都来不及过细地研究和考虑其档案工作的管理问题,只好顺其自然,放任自流,导致有的民营企业形成的材料“自生自灭”。(4)企业档案管理无章可循,无约束机制,形成的材料处理分散、无序状态,不能完整地记述和反映企业发展的历史面貌。(5)企业档案材料的不安全。民营企业主与员工之间虽订有劳动合同关系,但员工流动的随意性较大,材料的分散管理,尤其是“秘方”等核心材料,因缺乏有效的监督管理机制,一旦出现人员“跳槽”,轻则使企业的管理发生断层,工作无法延续,增大管理成本。重则会导致企业的独有知识产权流失,造成无法弥补的损失,甚至危及企业的

5、生存。(6)不利于企业的做大做强与创新发展。企业档案材料的分散、无序保存,少数人占有企业重要的档案信息资源,一旦发生利益冲突,持有者可能会以占有核心材料的条件,要挟企业主,造成企业管理的被动。尤其是入世后,市场竞争的日趋白热化,没有资料、信息数据的科学化管理,就会在瞬息万变的市场经济中失去商机,严重阻碍企业的持续发展。综上所述,加强民营企业档案工作,既是企业发展的内在需要,也是档案部门面临的新课题。企业老板、档案管理机关及有关部门,应从战略的高度、长远的目光,重视、关心和研究加强民营企业的档案和档案工作,为企业的生存与发展,

6、解除后顾之忧。笔者认为,应采取以下对策:(1)主动介入,不放任自流。《档案法》规定:“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。”《实施办法》规定:“机关团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导,保障档案工作的依法开展”。这些档案法律法规中,已经原则规定了民营企业在档案事务中的权利和义务,民营企业理所当然地应该管好企业档案,档案行政管理部门也应按照属地管理的原则,依法监督和指导民营企业的档案展的重要意义,热忱欢迎、积极主动抓好本企业的档案工作。(2)要逐步提高、不要急于求

7、成。对于处于“年纪轻、规模小、底子薄”,在起步、发展阶段到民营企业,其管理的各项基础工作,都需要摸索,档案管理更是如此,没有现成的模式可以照搬,方法上可先行选择有代表性的企业进行试点,摸索总结经验再全面铺开,以典型引路。步骤上可以分“两步走”,即先建档、后规范。初期,主要是建章立制,做好档案材料的收集、保存、积累。随着企业的扩大,经济的发展,素质的提高,认识的变化,把握时机,因势利导,再逐步整改,使民营企业档案工作走上标准化、规范化的轨道。(3)注重实效,不追求形式。民营企业建立档案,其目的一是保存历史,二是为企业的生产经营

8、以及维护企业的合法权益服务。它既不是为了应付检查,更不是为了达标升级,而是自身的发展所需要。因此,民营企业建档,要从企业的实际出发,包括人员的安排、制度的建立、材料的形成、积累和整理归档,都不能按达标升级的标准,更不能搞形式主义、花架子,要便于保管和提供利用。(4)要因厂制宜,不要千篇一律