建立职工证书证件扫描档案的实践

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1、建立职工证书证件扫描档案的实践韦慧萍南京市栖霞区医院人事科摘要：针对职工证书证件经常使用这一现状，积极探索有效管理职工证书证件的档案管理工作，形成了职工证书证件扫描档案，为完善医院人员基本信息和查询提供丫便捷有效的途径。关键词：证卞:i;证件;扫描;档案;干部人事档案管理工作是人事工作的重要组成部分。随着电子政务的发展，利用计算机和网络管理信息可以大大提高人事档案工作的全面性、真实性和时效性，提高干部人事档案信息的利用率和使用价值。2009年我院被评为江苏哲档案一级单位。人事科在档案管理上并没有停滞不前,而是认真完善职工个

2、人纸质档案的年度增添工作，并针对职工证书证件使用经常化这一现状，积极探索有效管理职工证书证件的档案管理工作，形成了职工证书证件扫描档案，为完善医院人员基本信息和查询提供/便捷有效的途径。1建立职工证书证件扫描档案我院目前职工已近500人。医院的管理越来越精细化，在円常工作中经常出现需要职工提供医师资格证书、提供毕业证书的情况，而人事部门也要根据学历提升的情况相应调整职工工资待遇。因为反复征集、复印、影响了办事效率，2011年医院购进丫扫描机。将职工所有常用证件进行扫描，存在电脑屮，需查就查，该发送就发送，要打印就打印，实现

3、了我院建立完善职工证书证件电子扫描件归档。2建立职工证书证件扫描档案的做法2.1上交所有证书证件值医院对所有合同人员进行绩效分配、套改工资之际，人事科发出通知要求所有部门、所有人员将本人毕业证书、资格证书、执业医师证、注册证书、护士执业证书等等相关证书、证件集中交人事科。2.2进行扫描分类归总办公室对职工交上来的证书、证件进行一一正反面扫描，并每人建立一个文件夹，方便保存。对每个职工的证书、证件文件夹进行科别划分，保存在人事科大文件夹屮。对新入职人员在报到时即要求将相关证书、证件带齐扫描归总。3职工证书证件扫描档案的利用自

4、建立职工电子证书证件以来，利用率非常高。3.1报送上级表格式报表上级部门经常需要分门别类的各种统计，有时是需要资质方面的取得时间或是证书编号，有时是需要统计毕业证书的时间和毕业学校，有Y电子档就可以直接电脑中查询，再一一录入登记即可。3.2应对检查上级监督机构有针对医师或护士进行执业资质的检查，只要点开电子证书，立即一览无遗。也可以直接打印给监督部门。3.3查询职工自己或人事科在报考职称或是年检时，需耍査询毕业时间和毕业学校、资格取得时间等等，也是相当方便。4建立职工证书证件扫描档案的好处4.1方便快捷建立电子扫描证书的最

5、大好处是既方便又快捷，不用再让职工回去把证书时间或是号码再告诉人事科，或是再把证书从家中取来，有的还会遗忘。而是人事科直接打开电脑，在科室中查找木人的文件夹，点开，就能见到证书的扫描件，登记也好，打印也行，也不需要再打开复印机，非常方便和快捷。4.2节约纸张电子扫描证书节约纸张，利于环保。以前常常是复印好再用传真机上传，有很多时候证书不需要打印，只需要发送或是上传即可，这样也节约了纸张，环保卫生。4.3可以通过计算机网络进行传输这是电子扫描证书最大的优点。将扫描的证书复制发送，QQ也行，邮箱也可。5职工证书证件扫描档案的不

6、足5.1内存不足电脑要有一定的内存。如果自己电脑中已经很多空间被占用，那就需要清理，腾出空间。5.2证书证件收集不足有些证书证件在收集时没有完全收集齐，比如上一层次的学历或是资格，这样查找起来就不是很方便了。6职工证书证件扫描档案的探索完善对职工的证书证件收集可以扩大至职工的身份证，上一层次的学历和职称，甚至获得的荣誉，这样会更有利于对职工的全面了解，方便利用和查询。对职工证书证件扫描件的电子档案化的管理，己经是非常方便我们的查询工作了，节约了吋间，节约了成本。如何能更进一步在工作中达到更便利快捷的方式方法，需要在人事工作

7、屮不断总结和跟进，适应现代人事科学管理的要求。对全院职工进行信息梳理，通过系统可以提取上技人员基本信息，也可以上传证书证件，是一个提取人员信息和查看证书证件的实用型系统。