归档文件按“件”还是按“卷”整理问题研究

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1、归档文件按“件”还是按“卷”整理问题研宄摘要：自从《归档文件整理规则》实施以来，在档案界关于文书档案“立卷”与“不立卷”的问题一直争鸣不断，档案部门立卷和文书处理部门立卷，也历来是百家争鸣的一个核心问题。文章以国家档案局原局长刘国能的一篇学术论文的观点为主线，作者从一个档案实践工作者的角度发表自己对归档文件按“件”整理优点的一些看法。关键词：归档文件整理立卷文书处理部门立卷Abstract:SincetheimplementationofThear?rangementrulesofarchivaldocuments，opinionsonthe“filing“an

2、d”nofiling“ofarchiveshavedividedallthewhileinthearchivalworld，whichhasalwaysre?suitedintheendlessargumentsoverthearchivesde?partmentfilinganddocumentprocessingdepartmentfiling.Thearticletakestheopinionofanacademicpa?perfromtheformerdirectoroftheStateArchivesAd?ministration,LiuGuoneng

3、，asthemainline.Theau?thor，accordingtoherpracticalexperience，makessomecommentsontheadvantagesoffilingdocu?mentsaccordingtothe“pieces”.Keywords:Archivaldocuments；Arrangement；Filing；Documentprocessingdepartmentfiling一、引言自2001年1月1日《归档文件整理规则》实施后，关于文书档案的整理单位是按“件”还是按“卷”、命w档文件的整理部门是文书处理部门还是档

4、案部门的问题，引起了档案界学术专家的争鸣。国家档案局原局长刘国能曾在2010年第4期《档案学研究》上发表了题为《卷论一一卷、立卷、文书处理部门立卷》的学术论文，《卷论》表达了对《规则》按“件”整理归档文件的不解及坚持对归档文件进行“立卷”、实行文书处理部门立卷制度等观点。笔者认为，文书档案立卷改革的提法由来已久，对文书档案的立卷问题一直是仁者见仁、智者见智，对于文书处理部门立卷制度的实行，各地区、各单位、各部门也不尽相同。笔者从一名基层档案工作者的角度提出对这些问题的看法，不当之处，请各位专家、同行指正。二、对归档文件按“件”整理问题观点质疑的分析《卷论》认为归

5、档文件按“件”整理，取消了“卷”“立卷”的概念，文中提到有的教授认为“不立卷，丢掉了档案的基本属性”“以单份文件作为档案的基本保管单位”难以想象。[1]关于档案的基本属性，我们先看看档案的基本定义一一以《中华人民共和国档案法》第二条规定的定义为准:“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”简言之，“档案的本质是直接的、原始的历史记录”“档案兼具原始性和记录性二者于一体的特点，是档案区别于其他文献资料的特有属性”。［2］

6、也就是说原始记录性是档案的基本属性，而原始记录性是随着文件的自然形成过程而客观存在着的，跟归档文件的整理方法没有任何关系，文件的原始记录性不会因“不立卷”而消失。因此，“立卷”或“不立卷”，只是对归档文件的不同整理方法，只会引起归档文件整理单位的不同，对档案的基本属性没有任何影响，不会因为归档文件”不立卷”而丢掉其基本属性至于《卷论》中提到有的学者难以理解归档文件“以件为保管单位”，笔者认为《规则》是把单份文件作为档案“整理”的基本单位］，而不是档案“保管”的基本单位，按“件”整理后的归档文件，也不是以单份文件的形式存放和保管的，还是要装盒保管，由此可以看出，按

7、“件”整理后的归档文件，其保管单位还是“档案盒”，这符合档案的基本保管单位为“卷、册、袋、盒”的规定，不会给档案保管带来任何问题。三、对归档文件按“件”整理的优点质疑的分析归档文件按“件”整理，是国家为适应档案信息化工作的需要，是简化归档文件整理工作的重大改革，是顺应国家对新时期档案工作要求“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的有益尝试，得到了基层档案工作者的普遍认可。但《卷论》认为《规则》贯彻得并不彻底，同时对归档文件按件”整理这次变革的理由做出了自己的推测，并对这些理由背后包含的归档文件按“件”整理的优点提出了质疑，笔者认为这些观点有失偏颇，有些方面不

8、但不成立，反而恰能体现归