單位帳務人員操作手冊docx.docx

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1、請購暨採購管理資訊系統單位帳務人員操作手冊版別：V3.0修訂履歷修訂日期版次修訂內容99.12.41.0新版發行。100.07.012.0教育訓練後依各單位需求修正103.06.153.0系統改版後更新各選單操作說明先傑電腦股份有限公司編撰中華民國一○三年六月121目錄壹、請採購作業3一、請購單登錄3二、轉採購-比議價15三、契約訂定21四、採購進度查詢27五、共約下單申請29六、採購單變更申請33七、請購單查印35八、請購單作廢查詢38九、單位驗收作業39十、請購撤銷申請42十一、轉採購-標案46十二、共約簽驗申請50貳、付款申請

2、單52一、付款申請單登錄52二、轉帳退件專用表單58三、出納退件處理59四、所得繳扣退件處理60五、付款申請單查詢61六、付款申請作廢查詢63參、保管組審議65一、付款申請單收件65二、付款申請單審議66三、付款申請單審議查詢67肆、圖儀設備70一、圖儀設備登錄70二、圖儀支用查詢74陸、預算查詢75一、單位預算查詢75二、個人管控預算查詢78三、計畫預算查詢82四、已扣預算未付查詢83柒、綜合查詢84一、受款人付款查詢84二、廠商交易查詢87三、單位採購商品查詢91四、請購未付清查詢94121五、廠商交易金額統計96捌、出納作業9

3、8一、領據單登錄98二、領據單查詢102三、繳款通知書登錄105四、繳款通知書查詢107五、捐款通知書登錄110六、捐款通知書查詢113七、收入彙整表登錄116八、收入彙總表查詢118121壹、請採購作業一、請購單登錄功能路徑：【請採購作業】->【請購單登錄】功能說明：提供使用者在請購單登錄，進行(新增/修改/刪除/檢視)等..動作。(一)、請購單登錄操作步驟如下：1.點擊【請採購作業】->【請購單登錄】即可進入該作業，進行請購單登錄作業動作。(1).此作業提供了四種功能，分別是【檢視】、【編輯】、【抽回】、【】。(2).【送出簽核

4、】後，功能欄會出現【檢視】功能。121(3).在請購單已經【完成單據】但尚未【送出簽核】的情況下，功能欄中會出現【】與【單據抽回】。(4).點選【單據抽回】後可以將單據抽回來再進行【編輯】，點選【】即可進行送簽核的動作。121(5).【單據抽回】時，使用者可點擊【】勾選欲刪除的請購單，並點擊【刪除】後，即可將勾選的請購單資料刪除。1212.使用者點選【新增】按鈕後，跳出【新增請購單資料】視窗，基本設定的頁籤裡都是用下拉式清單來選取使用者的需求，選取完成後點選下一步即可。1213.完成【基本設定】後，使用者需填寫的地方可分為三個部分。

5、第一部分：使用者在【新增請購單資料】的視窗點選下一步或者是在請購單登錄的頁面點選【編輯】，都會跳出【編輯請購單資料】的視窗。(1)【變更作業流程】主要是讓使用者在一開始的【基本設定】錯誤後，可以再進行修改，無須重新新增一筆請購單單據。(2)預算類別無法在變更作業流程中更改，按下變更作業流程需將必填欄位全部填寫好才可以執行。(3)契約訂定在金額級距未達五十萬元以下則可自行選擇，在金額級距達五十萬元以上則需訂定契約。4.請按下【新增】鍵，設定【詳細名稱規格】和【金額】等資料。若要刪除資料，則請在【刪除欄位之下】勾選檔案後，按下【刪除】按

6、鈕即可將勾選的資料做為刪除。121第二部分：【預算動用】是給使用者選取預算的來源以及填寫申請金額，在合計的申請金額中，與商品申請金額不相符則會無法進行完成單據。5.請按下【新增預算】鍵，選擇【預算科目】。(1).若要刪除資料，則請在【刪除欄位之下】勾選檔案後，按下【刪除預算】按鈕即可將勾選的資料做為刪除。6.請選擇想使用的【預算科目】，按下選取即可完成選擇。1217.在新增預算欄位中，若要新增商品，則請【雙擊】選擇要新增商品的預算科目然後按下【新增商品】鍵，選取商品名稱以下拉式清單做選取。(1).若要刪除資料，則請在【刪除欄位之下】

7、勾選檔案後，按下【刪除商品】按下【刪除】按鈕即可將勾選的資料做為刪除。(2).每一個預算科目，都需選取各自對應的商品。(3).只有圖儀預算科目才可以選取圖儀項次，且若圖儀項次需管控數量，則［圖儀請購數量］才可輸入，否則此畫面上的數量一律為０。1218.在新增預算欄位中，若子科目的欄位為【】該圖示的話，則請選擇要新增子科目的預算科目然後按下【新增子科目】鍵，選取子科目以下拉式清單做選取。(1).若要刪除資料，則請在【刪除欄位之下】勾選檔案後，按下【刪除子科目】按下【刪除】按鈕即可將勾選的資料做為刪除。第三部分：【附件】中分類成四大區塊

8、，必要上傳區、自由上傳區、紙本文件區、歷史文件區，必要上傳區會依照使用者選擇的金額級距、招標方式、採購性質，出現不同的上傳文件9.在新增預算欄位中，若子科目的欄位為【】該圖示的話，則請選擇要新增子科在必要上傳區，點選瀏覽已上傳文件。除