高职院校档案管理与信息管理相结合的前沿成就与发展动向

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1、高职院校档案管理与信息管理相结合的前沿成就与发展动向[摘要]传统的档案形式与管理已经与高职院校档案高效率、大容量以及易保存的管理要求不相符，因此，将档案管理与信息管理相结合成为档案管理的趋势。当前，档案管理信息化取得的成就包括：①电子档案技术创新与标准制定；②电子档案产生与维护的研究；③电子档案安全性问题的解决。未来高职院校档案管理与信息管理发展动向有：①电子档案管理的风险管控；②电子档案的规范化管理；③电子档案价值的挖掘。中国3/vie　　[关键词]高职院校；档案管理；信息管理　　doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2016.22.104　　[中图分类号]

2、G717.24[文献标识码]A[]1673-0194（2016）22-0-01　　学生档案的形式随着社会和科技发展而不断变化，也会因档案管理手段改变而随之改变。高职院校传统档案形式为纸质文本，管理方式为文本记录、收集与保管，档案获取方式一般为复印、影印及照相，等等。显然，传统的学生档案形式与管理已经无法满足社会高速发展，学校高效率管理的要求。将高职院校档案管理与信息管理相结合既符合高职院校教育改革的要求，也符合社会信息化的要求。　　1高职院校档案管理与信息管理相结合的成就　　近十年，实现档案管理的电子化、信息化程度发展迅速，无论在实践方面还是理论方面都取得了很大突破。高职院校档案

3、包括学校管理方面的、教师方面的、学生方面的。本文中的档案管理主要指学生档案管理，包括学生的学籍档案及成长档案、毕业档案等。学生档案信息化管理是基于信息技术的发展，它采取数据信息的形式将学生档案储存，有利于档案的查阅、储存与转移。当前，学生档案信息化载体包括网络、计算机及其他存储媒介，其中以网络电子档案为主。高职院校档案管理与信息管理相结合取得的成就主要在以下方面。　　1.1学生电子档案的技术与标准　　电子档案制作技术创新与标准规范化是其创建与利用的前提条件。如果学生电子档案没有明确的技术条件和标准，那么这种档案就缺乏权威性和规范性，在学生档案信息化管理的后续研究也缺乏动力。电子档

4、案著录标准（EAD）是网络环境下档案馆处理档案及手稿资料的著录标准，当前已经建立了一种描述电子档案背景信息的国际标准（EAC）。　　1.2学生电子档案的产生与维护　　传统学生档案形式为档案卡或者档案袋，档案收集、管理、维护与转移的对象也是一样的。电子档案则有很大不同，因其为数字信息，要保证信息的可读性、完整性、真实性及遇到突发事件后损毁后的可恢复性，而且电子档案经常遇到持续复制或者定期迁移，要保证这些过程中信息的真实有效性，必须建立相应的机制保障。有研究认为要引入可信档案服务（TrustedArchiveService）机制提供长期稳定的档案数据保存服务。　　1.3学生电子档案的

5、安全性问题　　学生电子档案的真实性是其存在的价值，其反映了学生在学校的道德品质状况及学业表现情况等，如果电子档案无法保证真实有效，那么学生档案就没有必要与信息管理相结合了。电子档案在存储、转移和保管过程中都有可能遇到安全问题，如黑客的攻击、学生任意更改、其他人员更改盗取等。目前，普遍认同的保障电子档案真实性的技术为数字签名技术，此外，基于时间戳（TimeStamping）的数据安全系统等是电子档案完整性的重要手段。　　2高职院校档案管理与信息管理相结合的发展动向　　档案管理与信息管理取得了技术上的突破，标准的规范化，保证了数字信息的完整性。高职院校档案管理与信息管理相结合，利用网

6、络、光盘、硬盘等形式储存学生的学籍档案、毕业档案，构建基于B/S的电子档案系统。　　2.1档案管理之风险管控与措施　　对于传统档案管理而言，风险管理主要于防止档案盗窃、丢失及损毁，这主要发生在档案的存储部位。电子档案安全性面临的安全性问题更大，问题的发生点更多，在数据的存储及转移过程都有可能发生。电子档案风险管控从三个方面采取措施。①技术方面，运动成熟的电子档案技术（如XML语言书写电子档案）按照电子档案标准生成学生的电子档案。②制度方面，制定电子档案查阅、借用与归还制度；建立电子档案存档、管理与转移制度；建立电子档案应急与突发事件处理办法；建立电子档案违规使用处理办法与奖惩办法

7、。　　2.2档案管理之规范管理与措施　　电子档案管理要规范，资料的产生、转移、查阅及借用都要依规进行，不能任意妄为。严格按照制度操作与管理，保障电子档案数据的完整性、正确性和保密性。提高电子档案管理人员的职业素质与能力，定期组织电子档案管理员工学习规章制度及故障解决办法演练。　　2.3档案管理之应用与拓展　　电子档案不应该向传统纸质档案那样成为死的文本，只能作为证明材料应用。高职院校应该深入挖掘电子档案的应用价值，使其成为促进学生成长和学业成绩的工具。①元认知作用，元认知是人类智