企业档案管理中存在的问题及对策

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1、企业档案管理中存在的问题及对策摘要:在企业日常工作中,档案管理是一项十分重要的组成部分,它不仅影响着企业的正常运行,同时也影响着企业的生产和发展,基于此,企业档案管理人员就应该以促进企业发展为目标,开展有效的档案管理工作,本文重点分析了当前企业档案管理中存在的问题,并针对问题提出了几点解决对策。中国3/vie  关键词:企业档案管理;问题;对策  笔者通过分析发现,当前在企业档案管理中缺少完善的档案管理制度,同时在信息化大背景下,企业档案管理工作信息化程度还相对较低,管理人员水平也相对有限,由此可见,企业要

2、想提高档案管理工作的效率,就应该从以上几方面不足入手,结合企业文化以及企业发展方向,找出更有效的企业档案管理对策。  一、企业档案管理中存在的问题  (一)企业档案管理信息化程度低  随着社会的发展,当前互联网技术信息技术都得到了广泛的使用,社会逐渐处于信息化时代背景下,然而笔者通过对企业档案管理工作的分析发现,大部分企业在进行档案管理时仍采取人工与纸质管理相结合方式,管理信息化程度相对较低[1]。一方面,纸制管理方式不利于档案的储存,有些档案由于时间过长出现了字迹不清的现象,甚至还存在部分档案由于工作人员

3、的失误而丢失的情况,当档案没有备份时,无法有效使用该档案内容;另一方面,信息化程度低的档案管理工作降低了档案调取效率,不利于企业面向现代化发展。  (二)缺少完善的企业档案管理制度  任何一项工作要想高效率的完成,都需要明确、规范的管理制度,档案管理工作也不例外,但是大部分企业缺少对档案管理工作的正确认识,导致其在开展企业档案管理工作中,缺少完善的档案管理制度,大部分工作人员在开展管理时,多按照自身管理经验开展工作,但是由于管理人员之间管理水平不同,对档案内容应属的类别也存在着不同的理解,导致企业档案管理人

4、员在工作过程中缺少可以遵守的制度,这样不仅会降低他们的工作效率,还会使档案没有明确的类别,不利于后期使用者的调取。  (三)企业档案管理人员工作水平较低  除上述问题外,由于当前企业缺少对档案管理工作的重视,导致当前企业档案管理人员大部分为兼职人员或是没有相关经验、理论知识的其他工作人员,除此以外,在档案管理工作开展过程中,企业也缺少对档案管理人员的培训,造成大部分企业档案管理人员出现工作水平低,无法有效开展档案管理工作的问题,不利于企业储存、调用相关档案。这也是企业档案管理工作正面临的一个严峻问题。  二

5、、企业档案管理中问题的解决对策  (一)借助计算机技术,实现档案管理信息化  随着计算机、互联网等相关技术的快速发展,企业要想实现高效率的档案管理工作,就应该积极引入计算机技术,在实现档案管理信息化的同时,使档案能够实现电子版的储存与调用,这样不仅能够提高档案使用的有效性,也能够为企业相关决策作出更有力的支持[2]。企业在引入计算机技术时,还可以积极引入一些档案管理软件,并邀请相关人员为企业档案管理人员讲解相关的使用方法,使档案管理人员能够快速完成档案录入、输出工作。同时,为了避免档案出现丢失的问题,在使用

6、计算机技术时,企业档案管理人员还应该积极借助云端、U盘、网盘等手段,做好电子档案备份工作,真正实现档案管理的信息化。  (二)结合档案管理现状,建立完善的管理制度  由于企业在运行过程中需要利用到以往储存的档案,因此大部分企业在发展过程中也意识到了档案管理工作的重要性,为了提高档案管理效率,使档案能够为企业发展贡献力量,企业就应该结合当前档案管理状态,建立完善的档案管理制度。  在档案管理制度中,应该重点包含以下几方面内容:一是档案的所属类别,只有明确划分档案所属类别,才能够提高后期调取、使用的效率,基于此

7、,企业就应该根据当前企业档案中所包含的内容,详细划分档案的类别;二是档案管理工作的要求及具体细则,使每一位档案管理人员,不仅能够根据自身的经验,而且能够在档案管理制度的支持下,更顺利的完成档案管理工作,避免在管理过程中出现失误、丢失档案的问题。  (三)加强人员培训,提高企业档案管理人员水平  档案管理人员在企业档案管理中发挥了重要的作用,由于当前档案管理人员水平还相对较低,因此为了提高企业档案管理的有效性,还应该邀请档案管理行业中管理能力高、口碑好的工作人员,为本企业档案管理人员进行专业的培训,使档案管理

8、人员不仅能够意识到当前自己在工作中存在的不足,而且能够学习到正确的档案管理方法[3]。这就要求培训人员应该重点为档案管理人员讲授以下几方面内容:一是档案管理原则;二是档案管理方法;三是档案管理目的。通过为档案管理人员详细讲授以上几方面内容,使档案管理人员能够在信息化档案管理技术的支持下,开展更有效的档案管理工作。  三、总结  总而言之,要想提高企业档案管理有效性,相关工作人员就应该积极借助计算机技术,实现档案管

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