信息技术与高校电子档案建设

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1、信息技术与高校电子档案建设摘要：进入新世纪以来，随着信息技术不断发展和进步，高校档案管理工作面临全新要求和挑战，需要高校档案管理实现电子化。在高校档案建设和管理过程中实现电子化和信息化对提高管理效率，延长档案使用寿命，进一步拓展档案管理工作的范围和深入，减小档案保存空间有着现实意义。但是现阶段我们还应该清楚的认识到高校电子档案建设过程中还存在不少问题，需要我们及时采取措施能将其解决。本文主要结合实际情况，首先分析了高校电子档案建设存在的问题，然后论述了信息技术在高校电子档案建设管理中的应用，希望通过本次研究对同行有所助益。中国4/vie　　关键词：高校电子档案建设问题

2、信息技术应用对策　　中图分类号：G647文献标识码：A：1003-9082（2016）11-0220-02　　高校是知识和人才高度集中的教学科研基地，是高新技术、教学创新和教学改革的主要发源地。高校档案是高校在教育和科研过程中按照一定的立卷归档制度集中保管起来的文字材料、图像、音像、光盘等不同形式的历史记录，其见证了一所高校的发展历史、教学管理改革、教学质量提升、人才目标建设等重大事件，其是从事教学科研活动必不可少的条件之一。高校档案工作在高校各个领域中扮演着十分重要的角色，在知识创新和应用，科研开发，高新技术成果转化等方面发挥着不可替代的作用。随着信息时代的到来，高

3、校传统档案建设模式已经不能适应时代发展的要求，做好高校电子档案建设管理工作就成为目前我们需要重点研究的内容。　　一、高校电子档案建设管理应用信息技术的必要性和紧迫性　　1.应用信息技术可以实现高校电子档案的大容量储存　　将信息技术应用到高校电子档案建设管理中，可以进一步拓展高校电子档案储存的稳定性，实现电子信息大量储存，更方便档案工作人员对不用类型的档案信息进行针对性管理。随着信息技术的进一步应用，高校电子档案建设管理能够实现自动化和网络化，并进一步提升档案管理人员的工作效率。此外，当各种信息录入电脑信息系统之后，系统能够对相关信息进行进一步的统计分析，为学校其他行政

4、工程提供相应的数据支撑。　　2.应用信息技术能够转变高校档案管理人员的工作方式　　将信息技术应用到高校电子档案建设管理工作中后，就能够进一步提高档案信息的真实性和原始性，将工作人员从繁杂的档案工作中解脱出来，从而保证高校电子档案建设的丰富性和全面性，有利于更好发挥高校电子档案的作用和功能，确保为高校其他行政部门服务。此外，在高校电子档案建设过程中，档案分类、收集和开发工作也是一项十分繁杂的工作，如果电子档案平台管理不完善，上述几项工作肯定会受到不同程度的影响。而将信息技术融入到高校电子档案建设管理中，能够避免上述问题的产生，从而更好提高档案工作的质量和效率。　　二、高

5、校电子档案建设存在的问题分析　　1.对高校电子档案建设没有形成系统性认识　　相对于纸质档案来说，高校电子档案建设还属于一门比较新兴的事物。在很多高校档案建设和管理部门中，工作人员的思维模式和工作观念还停留在过去传统档案建设管理思想中，对高校电子档案建设的相关理论和知识认识性不足，缺乏对相关领域的全面认识，没有将高校电子档案和传统档案在工作形式、工作方法和工作对象之间的差异性进行很好的区分，对高校电子档案建设缺乏系统性和长期性的规划和建设。由于高校档案部门不注重电子档案建设，极大的限制了高校电子档案建设工作的开展，同时还很容易造成高校电子档案建设重复性，最终影响到高校电

6、子档案功能的发挥，无法提高高校档案管理的质量和效率。　　2.高校电子档案的真实性和原始性建设难度比较大　　不管是纸质档案还是电子化档案，档案数据信息的真实性和原始性都是体现档案价值和功能的本质属性。对于纸质档案来说，其原始性和真实性通常形式上都比较单一，很容易区分，因此，纸质档案在辨别过程中比较简单，而高校电子档案在形成过程中信息很容易变动，信息形成之后能够被管理员修改或者删除，因此，电子档案信息很容易失去真实性。再加上高校电子档案和信息载体能够分离，利用移动设备能够对档案进行转移，因此，在高校电子档案建设和管理过程中，如何保证电子档案袁术数据的真实性，如何对电子档案

7、开展真实性检验就成为高校电子档案建设过程中需要面临的一项重要课题。　　3.高校电子档案建设范围需要进一步作出明确　　高校电子档案建设具有储存信息量大，非物质化特征。高校电子档案建设需要借助现代计算机技术、网络通信技术和数据库储存技术，实现三者的有效结合才能实现高校电子档案建设管理。在高校电子档案建设过程中需要我们进一步熟悉掌握高校电子档案管理系统，储存介质的储存量以及建立完善备份制度。但是在系统建设过程中应该建设什么样的系统，使用哪种数据库技术，档案生成格式的确定等建设范围还没有一个统一的建设标准，电子档案建设范围难以确定，进而造成了高校电子档案建设