浅谈高校电子档案管理建设

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1、浅谈高校电子档案管理建设［摘要］随着信息产业的飞速发展，电子档案管理逐渐成为高校“数字化校园”建设的重耍组成部分，而实现高校档案资源的信息化、数字化以及电子档案管理的规范化，为教学、科研、服务来提供更优质、快捷的档案信息，是高校档案工作发展的目标。［关键词］高校；电子档案；管理电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务的过程中形成的对国家和社会具有保持价值并归档保存的电子文件，它是建立在现代信息技术普遍运用的基础上的，是人类信息化进程发展的产物。而利用计算机网络技术来对纸质档案进行信息资源的

2、收集、管理，是以实现档案信息资源共享最大化是电子档案建立的目的之一。一、高校电子档案管理建设存在的必然性(-)提高了保存社会记忆的效率随着电子政务建设的大力推进，各单位之间由于逐步实现政务和办公的网络化和现代化，而产生了大量的电子档案。如果不及时将这些电子档案进行保存，就容易产牛损毁和丢失。保存和维护历史的真实性是档案馆应尽的社会责任，因此就应该釆取相应的技术手段来保存历史，延续记忆。(-)加强了档案数字资源的建设随着“数字化校园”的建设步伐加快，档案数字资源能使各部门形成的电子档案及时接收进来，与档案馆

3、实现数字整合，这将大大丰富了档案信息资源，方便教职工的利用和查看。（三）节约了档案的管理成本电子档案的保管条件和运作成本都比纸质档案低。节约了管理成本，也利于档案馆对各部门产生的电子档案进行统一收集和管理。（四）增强了档案维护的安全性电子档案比纸质档案更能维护档案的安全性，有效防止档案泄密。二、高校电子档案管理建设存在的问题（-）电子档案的重视程度不够、认识不足高校中建立一个完整齐全的电子档案不单是为了应付评估的需求，更大的意义在于方便各部门、个人的查询查阅。部分管理者习惯依赖于纸质文档；还有些管理者为了

4、方便，对计算机存储文件的能力特别信赖，一旦计算机出现障碍就会造成档案文件的丢失。与之相反，有些人对计算机完全不相信，所冇的电子文档不管重要与否统统打印，因此造成了纸张的大量浪费，也为电子文件的归档管理带来了难题。（-）电子档案建设的资金和设备投入不足档案信息化建设前进步伐的最大问题就是资金。要信息化，就要购置大力设备，开设内部局域网，链接外部因特网，进行信息的安全维护等，而电子化产品更新换代快，后期的更替、维护、升级等都需要较大经费的支撑。（三）电子档案的系统管理和操作要求较高与原有的纸质文档相比，电子档

5、案为高校档案管理带來了极大的便利。但因为它需要与计算机和网络紧密结合，在档案的操作和管理规范方面与传统的档案管理就有一定的差井，因此就需耍从事档案管理的专业人员不仅具备专业的档案管理专业业务知识，又要是具备计算机应用技能、数字化技术知识、网络应用技能的复合型人才。三、当前高校电子档案管理建设应采取的对策(―)加强工作领导高校档案是办好学校的巫要基础工作之一，这就要求相关领导重视电子档案的管理工作，在人力、财力、设施上给予大力支持。认真解决档案室在工作屮遇到的问题。一是电子档案领导部门要加大对电子档案的重视

6、程度，强化依法治档的意识。二是根据电子档案的特点，制定相关的制度规定和标准来支持，例如电子文件和网络相关的制度规定、网络系统保密论证和验收要求、以及各种密级电子文件的计算机著录、管理、传输的规定，还包括计算机和应用软件的兼容性标准和电子档案保护及存放的温湿度要求等。三是要做好电子文件的自动上传收集。改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案室的服务器上归档。四是强化培训，引进和培养高素质的档案工作人员。除必须掌握文字处理、排版以及文件、邮件的收发外，还要掌握声

7、音、图像等多媒体文件的处理和操作。五是要选择和调配具备计算机知识的档案人员和了解档案知识、冇•左实践经验的计算机人员和缩微技术人员，优化档案部门的人员结构。(―)加大投入力度档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，档案部门不创造物质财富，也无创收渠道，经费只能由财政供给。资金筹集难度很大。一是档案部门耍理直气壮地争取领导重视和支持，将其列入信息化工程,解决预算经费，一次难以到位的可确定基数，分年兑现。二是要加大档案信息化建设资金的投入力度，以缓解档案信息化建设资金总量不足、供需矛盾突出的问题。三

8、是要实现档案信息化，最基木的投入渠道只能是财政,同时，坚持争取财政支持与积极自筹相结合，注意发挥自身的主观能动性,广开筹资渠道，争取多方面支持，多渠道解决。（三）加强档案信息安全保障体系建设一是加强对电子文件归档工作的管理、监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效。二是在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要增强安全意识，防止失密、泄密事件发生。非公开的档案信息一律不得上网，在因特网上提供已公开的档案目录查询服务，