试论网络时代的高校档案信息化管理

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1、试论网络时代的高校档案信息化管理　　在我国高校管理工作中，档案的管理工作是非常重要，非常复杂的。随着计算机技术的不断发展，高校档案管理也逐渐走向信息化，网络化。高校档案信息化管理就是说运用网络的方式将不同地理位置、不同网络载体的资源进行整合，存储，达到更加高效，更加方便的实现资源共享。　　1.高校档案信息化管理的行程与发展　　高校档案信息化管理的必要性。档案工作形成和发展的根本原因是社会和高校对于档案的需求，但是随着社会变革的发展，档案工作并不能跟上时代的步伐。主要原因有三点　　（1）随着人口增长，社会

2、发展，我国高校档案形式多样化，年代的跨越范围大，涉及的范围比较宽，档案文件的数量愈来愈多，若继续采用传统的方式进行整理、分类等工作的话，工作效率会会大大降低，影响了社会和高校的积极性，满足不了大众的需求，传统的档案存储方式已经不能适应这一变化，纸质的文件在逐渐被淘汰。　　（2）档案事业是十分重要的，是我国各个方面发展的不可缺少的条件，它可以使我们了解过去，把握现在，认识未来。高校的学习和科研活动是离不开参考的，要参考以前的成果与经验，那么档案就会起到十分重要的作用。社会和高校用户对于档案的实时性，整体性

3、与需求量不断地提高，传统方式越来越多地暴露出其自身的缺点。　　（3）档案的记录方式不仅仅局限于纸质文件，各种新型的信息载体渐渐取代了传统的方法慢慢转化为影音化，多样化等特点。那么，对于档案管理的工作人员来说，绝大多是人员没有经过系统专业的学习和培训，并且许多高校的档案管理的设备没有达到先进的水平，长久以来，繁重零散的工作使工作人员越来越缺乏积极性，从而影响档案管理的质量，降低了档案管理的效率。　　为了提高档案分类工作的效率，使使用者能够方便快捷，高速精准的找出所需要的档案，体现出档案的重要作用，为了减轻

4、工作人员的工作压力和工作量，为了提高档案的存储量与准确性，因此对高校档案进行信息化变革是十分必要的。　　2.高校档案信息化管理的重要性　　对高校档案进行信息化变革是国家信息建设的重要内容，为了使管理水平提高，首先我们要认识到高校档案信息化的重要性，这样才能为以后的柯阳生活提供更多的帮助，从而促进社会的发展。　　（1）对高校档案进行信息化改革有助于发展更加新型的管理模式。对其进行变革，使其进入到一个全新的发展模式，在传统的管理模式中，管理人员要对档案进行文献，数字，专题分类等复杂的工作，档案信息化是人机合

5、一的管理模式，工作人员可以利用计算机进行工作，减去了传统工作中的繁重复杂的工作，极大地提高了工作效率，为管理模式提供了一个崭新的发展方向。　　（2）提高了档案资源的利用率。在传统管理模式中，要对资料进行一系列的整理，分类等需要耗费大量的时间，降低了档案的实时性。如果运用计算机进行资源的整合，可以提高信息的实时性，缩短了信息整理的时间，同时可以使用各种方式将信息船体出去，因此可以扩大资源的使用范围。　　（3）使用者更加方便、有效的利用资源，工作人员将各种形式的档案进行整理都整合成电子档案，形成系统的信息库

6、，是资源可以在网上进行共享，在网络上使用者可以进行查询，极大地方便了使用者。　　3.高校档案信息化管理的现状　　3.1数据库水平低　　经过多年发展，许多高校都形成了一定规模的数据库，但是有一些数据库内容较少，没有规范的管理，服务水平低，有些高校的档案馆并不能联络到网络上，没有实现资源的共享性，降低了数据库的利用率。　　3.2工作人员管理水平较低　　在档案的建设中最主要的因素是人，大多数的管理人员并没有进行系统的学习与培训，然而对档案进行信息化对工作人员提出了更高的要求，对于该项改革需要计算机技术，网络技

7、术，通讯技术等学科交叉的复合型人才，对于这种人才，馆内一般是严重缺乏的。并且馆内的设备专业化水平低，不能满足档案网络化信息化的发展要求。　　4.高校档案信息化管理的建议　　4.1加强高校管理队伍的水平　　提高管理团队的水平是该项改革的关键内容，现有的工作人员不能满足信息化管理队伍的需要，今次要采用培养和引进两种方式并重的方法来提高管理队伍的素质，既要对现有的工作人员进行相关的培训比如计算机技术，网络技术，通讯技术等专业知识。也要及时补充和吸引符合型人才，并且进行交流等活动提高人员的工作和学习的积极性。　

8、　4.2加强基础设施的建设　　高校档案信息化的前提是加强基础设施的建设，建立电子文档，对其进行整理，引用，协调电子政务的和档案信息的共同发展。实现由传统的管理模式向现代的信息化管理模式进行过渡，满足使用者的需求，因此要增加对基础设施建设的经费投入，为高校档案信息化改革提供先进的技术支持和足够的资金保证。　　5.结语　　高校档案的信息化是信息资源现代化的重要内容和主要基础，我们既要了解该改革的必要性与重要性，也要知道该改革的迫切性与复杂性，对