高校电子公文处理的重要性、意义及技巧探析

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1、高校电子公文处理的重要性、意义及技巧探析【摘要】公文处理是高校办公室综合事务中的一项日常性工作，电子公文是数字信息化时代的必然产物。结合当下时代背景和高校办公室工作实际，正确认识高校电子公文处理的重要性和意义，有助于增强办公室人员的责任意识。总结工作实践中的公文处理技巧，对提升办文速度，提高办公效率有积极的促进作用。中国3/vie　　【关键词】高校；电子公文；处理；技巧　　高校办公室是高校综合事务的管理部门。公文处理是高校办公室事务中的一项日常性工作，也是高校办公室工作的重要内容之一。高校电子公文处理不仅具有明显的重要性，也有深刻的意义。在公文处理过程中，及时总结经验和技巧，有助于节省办文人员

2、的时间、精力及高校的行政成本，从而提高办文质量，提升高校办公室的工作效能。　　一、高校电子公文处理的重要性　　高校办公室肩负着承上启下、沟通内外、协调左右和联系各方的功能。公文是高校之间或是高校与上级单位、部门沟通、联系的主要途径和方式。　　对高校的上一级主管部门来说，通过“电子公文”这一平台传达其指示、精神、实施意见等，使高校的发展与教育的整体发展思路相一致；对高校与高校之间来说，通过电子公文交换，可以减少流通环节，节约成本，实现信息共享；对高校自身来说，可以通过这一平台向上级汇报工作，参与上级部门组织的各种会议、培训、比赛等，提升业务水平，为上级主管部门提供教育事业的相关资料，有助于上级对

3、高校教育发展作总体了解，推动社会教育事业的整体发展。　　同时，高校电子公文是办文人员、办公室与整个高校相互影响的明证。公文处理质量的高低，不仅直接体现办文人员的个人素质和业务能力，也反映着办公室行政工作水平，更体现着学校的形象，所以只有高度重视公文处理，树立严谨的作风和强烈的责任感，才能规范准确、高效细致地做好公文处理工作。　　二、高校电子公文处理的意义　　电子公文系统平�_的开发、建设及使用是数字信息时代飞速发展的必然产物，是我国高等教育由规模扩展向内涵提升转变的重要举措之一，有助于高等教育的规模、结构、质量、效益的协调发展。　　高校采用电子公文处理平台系统，是实现高校无碳无纸化办公的有效手

4、段，有助于提升办文速度，提高办公效率，对建设资源节约型和环境友好型社会有非常重要的意义。这一系统的使用还可以克服公文纸质化邮寄所带来的时间、信息的滞后性，提高信息传输的速度，提升信息的安全性，还可以节约行政成本。集中方式部署，只需配置一台连接互联网的办公电脑即可进行公文收发操作，简单快捷。　　但这并不是说高校电子公文处理就非常容易，相反，它涉及的栏目繁多，流转环节复杂，是一项既重要又要求极高的工作。高校电子公文处理主要包括收文、发文、起草、代发、从历史文件库及已删除文件栏查询文件等功能。　　高校电子公文处理只有遵循准确规范、节约高效的原则，才能与社会的和谐发展相适应。一方面以党政机关公文格式为

5、标准，规范收发文流程、文件格式、文字内容等。另一方面，以无碳无纸为根本，不需要打印的文件就通过公文处理系统平台流转，在有限的人力物力条件下，尽可能在短时间内完成收发文的各个流程，保证公文快速、高效流转。　　在数字校园化的新形势下，高校电子公文处理系统平台的建设还不完善，在全国各大中专院校并未得到全面普及，系统平台功能开发还不健全，如何与高校办公OA系统融合，是建设数字校园必须探讨的问题。　　三、高校电子公文处理的技巧　　高校电子公文处理人员在具体的工作实践中只有善于总结经验和技巧，才能提高处理文件的速度，提高工作效率。在两年的公文处理工作中，笔者总结出：“急中有稳，多中有重，密中有序，繁中有简

6、”的十六字技巧。“急中有稳”即在遇到急件时要处乱不惊，注意查看公文下发单位、内容、上报材料及回执的时间、报送部门等具体事项，理清对象，以便及时、准确找对呈送领导、承办部门；“多中有重”即如若在短时间内集中收到多个文件，要权衡轻重，优先处理紧急、重要的文件；“密中有序”是指在密集的文件中不能自乱分寸，要严格遵守办文流程，不能越位越权，循序渐进地灵活处理；“繁中有简”指办文人员在繁多的事务中要学会化繁为简，合理简化流程，各个击破。在处理流程中，具体要做好：　　（一）摸清电子公文系统平台发文稀密疏集的时间段，统筹安排，发挥时间效能的最大化。系统平台在分发文件时按顺序一个一个学校分发，除了特文、急文，

7、上午八点到十点，下午两点到三点这两个时间段文件很少。电子公文处理人员可以在这些时间段统筹安排工作，间隔稍长时间刷新，而在上午十点半到十二点、下午四点到五点这些时间段要间隔短时间刷新。　　（二）坚持原则性与灵活性相结合，正确分析文件级别，合理区别文件处理的轻重缓急。上级发文时有的文件标示急件的不一定紧急，比如涉及公布获奖结果的文件与同类急件相比就可以稍微慢点处理；标示普通的要报材料的文件，可以优先处