管理论坛：基于工作流和文档管理的项目管理系统设计

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1、管理论坛：基于工作流和文档管理的项目管理系统设计摘要:产品研发项目管理除了要对项目实施流程进行控制外，还需对项目各阶段生成的大量技术文件进行有效管理。在深入分析产品研发项目实施流程特点的基础上，建立了项目实施流程的通用模型和项目文档管理体系，引入工作流管理系统对流程进行创建、配置、流转和监控，并设计专门的文档管理模块对技术文档进行录入、检索和查看，实现了项目流程和文档的协调管理。关键词:项目管理流程模型工作流管理文档管理项目管理是指在确定的时间范围内，为了高效率完成既定目标，经由特殊形式的临时性组织运行机制，并通过有效的计划、组织、领导与控制，充分利用既定有限资源的一种系统管理方法

2、[1]。为了实现项目的高效管理，需借助计算机和信息化技术，以项目管理方法和理论为基础，结合企业实际情况，开发出符合企业需求的项目管理软件，以协助项目的实施。传统的项目管理软件系统将项目文档，如产品CAD图文档、工艺文件等嵌套在实施流程中，以致无法对项目文档进行集中管理。系统也没有配置专门的工作流管理系统，只能处理特定的开发流程，软件适应性低。为了解决上述问题，在项目管理系统中设置了单独的文档管理模块对项目文档进行管理，并引入工作流管理系统对项目业务流程进行创建、配置、流转和监控。项目管理的对象是某光电产品制造企业的产品研发项目，根据企业需求，选择IBM公司的LotusDomi-no

3、/Notes为软件开发平台。Domino/Notes系统集成了应用软件开发环境和文档数据库系统，不仅能高效地管理文件，而且可提供多重安全保障，确保了系统的安全性。1项目实施流程分析项目管理系统将工作流管理系统[3]和企业业务流程重构[2](BusinessProcessReengineering，BPR)技术相结合来管理企业的各种流程，从而实现企业流程的自动化。本系统设计的指导原则是以实际项目的实施过程为基础，以标准流程为导向，对项目进行规范而高效的管理，因此系统设计的首要任务是将项目实施过程和标准流程联系起来。1．1项目流程现状项目类别不同，其实施的流程也不同，有些项目在产品研发

4、过程中省去了一些无实际意义的环节，由此可见项目实施的流程存在不一致性，为了方便流程的管理，需将项目按照产品类别对实施的流程进行标准化。对于电子行业产品研发流程，依据国际标准化组织(ISO)目前的标准，一个完整项目设置有23个环节，每个环节什么时候执行、由什么人执行、执行什么任务都有具体说明，供企业参考执行。企业在开发新产品时，会根据开发对象的特点和企业的实际情况对ISO标准流程进行必要的调整，主要是去除对本企业不必要的环节，简化开发过程，节约开发成本。为了使企业项目流程符合行业标准，同时也保持项目流程的企业特色，应对项目管理的流程进行调整和规范。1．2标准流程模型建立根据ISO90

5、00标准，电子产品研发项目的完整实施流程包含7个阶段，共23个环节。实际项目实施时，项目以阶段为任务单位执行，每个阶段指定实施负责人，负责该阶段研发工作的完成和阶段文档的上传和提交操作。因此，在项目流程建模时将一个项目任务分解为几个阶段性任务进行处理，每个阶段的任务包括阶段相关技术文档的提交和阶段工作文档的审批，分别由文档管理模块和流程管理模块来处理，这样一个项目流程按阶段被分解为若干个局部小流程，完整的项目流程包含的环节见图1。如图1，将一个完整的标准项目流程分成7个阶段，7个阶段分别对应着7个标准的流程，以项目立项为例，此阶段的业务流程如图2。从总体来看，每个阶段对应一个标准流

6、程，7个阶段之间本身也构成了一个顺序执行的流程，即通过一个两层流程模型来模拟项目实施的过程。标准流程固定不变，而阶段的数量可变，阶段数量的变化即对应了项目类别的变化，这样便于提高项目流程构成的模块化程度。7个阶段的数量组合构成了项目实施流程的通用模型，企业在实际产品开发时，可以根据项目类别在7个标准阶段内进行勾选，从而确定项目实施的流程。2项目管理系统功能模块根据前面的分析，将项目分为文档和流程两部分内容进行管理，系统功能模块如图3。2.1文档管理模块文档管理模块主要对项目中每个阶段的技术文档进行统一管理，实现文档的录入、检索和查看等功能。项目实施过程中生成的文档有两类，一类是审批

7、文档，嵌入在各阶段的流程中，并在流程的节点之间传递，在每个节点处由具有相应权限的人员填写审批意见，通过点击不同的操作按钮(如通过、驳回等)决定流程的走向。另一类是项目在每个阶段的技术文档，是文档管理模块的主要管理对象，这些文档的管理与其对应阶段的流程管理相对独立，但两者均提供http网址链接到对方页面，实现文档管理和流程管理的关联互通，便于项目监控人员通过项目实施流程查看各个阶段的技术文档，也能在查看各阶段技术文档的同时监控该阶段的实施流程，从而使具有相关权限的人员可