电子档案管理中存在的不足及改善策略

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1、电子档案管理中存在的不足及改善策略电子档案管理中存在的不足及改善策略进入新世纪，电子信息技术的发展不可谓不迅猛，办公自动化水平快速提高，对文件信息的管理模式也从原先的利用纸笔进行记录到现在通过电子档案完成信息的处理和保管。目前，电子信息技术已经深入到各行各业，国家在进行一些大型水利工程建设时，需要进行大量数据、信息的记录、存储、管理工作，显然通过纸笔完成这方面工作已跟不上时代脚步，在一定程度上影响工程进度，文档的电子信息化势在必行。不过电子文档和传统文档一样需要人工录入，管理，处置，这三个步骤都不可省。档案部

2、门全权负责电子档的管理工作，这就需要加快档案部门进行管理模式的改革，加快电子信息化，办公自动化进程。笔者就水利部门电子信息化中电子档案的应用现状与问题以及进一步改善策略进行分析。　　1水利电子文件档案管理的特点　　水利电子文档是指在水利工作中，通过电脑等办公设备创建并储存的相关资料，包括电子文档，电子表格，电子工程图等，电子文档管理有四大特点。　　第一，水利电子文档并非通过传统的纸笔进行记录，必须通过计算机等办公设备才能进行存储、浏览、删改、使用。水利电子文档只有在满足基本条件的情况下（数据库录入等），工作人

3、员才能够通过键入档案号，查询到对应的文档进行浏览。　　第二，水利电子档案管理操作直接在电脑等办公设备上进行。在进行水利工程建设完成后，可以在电脑上进行相关电子档的归档操作，把不同的档案、信息归类到不同的目录下，并进行档案号标记，设置几级目录，二级目本文由.L.收集整理录在一级目录之下，档案号（工程代号）标记在目录之下方便工作人员进入数据库，查找调阅。　　第三，水利电子档案管理不受地域和时间的限制，可以实现共享。水利电子文档具有共享的特性，若档案管理人员拥有一级管理权限，只需知道文件名称，并进行共享，那么同凡是

4、在同一网段的电脑都可以进行该文件的查询，并对查找到与其相关的其他一些文件，档案管理人员的工作量相应也随之减少。　　第四，水利电子文档管理在理论上不需要很大的操作空间，只要能够放置下必须的办公设备以及工作人员的办公空间就可以，但对环境的其他方面要求比较高，温度、防磁等有一定规范。电脑、打印机等硬件设备对环境有一定的要求，例如，温度应该尽量不低于17℃，不高于20℃，而湿度则最好不要低于35℃，也不要高于40℃，另外，还要有比较好的防尘和防火措施，以保障水利电子文档能得到妥善保管不被遗失。　　2水利电子档案管理在

5、归档方面的现状与分析　　笔者就现在的情况进行了研究调查，发现水利电子档案管理上有以下一些缺陷和不足之处。　　2.1硬件与软件设施的不足　　由于电子档案受到硬件设备的影响，并且可随时进行更改，所以，必须做好电子文档的备份。想要做好电子文档备份必须做好两方面工作，一是每份文件在建立时就做好备份，一式多份，保存在不同的硬件设备中；二是电脑、硬盘这些存储设备容易损坏。电子文档和传统通过纸笔记录的档案相比查阅受到硬件设备的限制，不能够直接进行浏览，必须借助电脑等办公设备，否则不能进行浏览、阅读、查找、整理。　　2.2电

6、子文档管理人才的不足　　电子档案管理工作过程中，管理人员不仅要在档案管理上有一定的素养，对信息足够敏锐，还要对电脑操作足够熟悉。就笔者调查了解的情况而言，水利电子档案管理人员中，具备专业素质的人才还是不够多，很多管理人员只具备其中的一项能力。一些档案管理部门在进行信息化建设的过程中，已经增添了电脑等现代化的办公设备，但管理人员却无法在短时间内完成对办公设备操作的学习，使这些资源浪费了。　　2.3存在一定的安全隐患　　由于电子档案的信息资源是利用网络进行共享和传输的，而网络的受众面非常广，任何人都可能通过网络手

7、段窃取信息甚至篡改，网络本身也存在不稳定因素。而电子文档在传输、归档时，也可能遭到病毒或黑客的攻击，导致电子文档中的重要内容保密性、稳定性受到质疑。这些是目前电子档案管理过程中存在的一些主要安全问题。　　2.4出现虚假信息　　在水利档案管理部门信息化过程中，需要将过去的纸质文档转变为电子文档，在进行电脑操作输入时，由于工作人员的疏忽，容易出现信息的错漏，档案的信息就在不经意间被篡改，而且由于电子文档在修改归档时不会留下操作痕迹，有时会出现错误修改，而又找不到原版文件的情况，电子档案的真实性方面就得不到保障。电

8、子文档原始性上也存在一些问题，主要是传统纸笔记录的文档原始性可以从字迹、图、印章等方面去体现，某种内容往往对应一种体现形式，例如，某项申请，可以通过字迹上判断出是这份申请是申请人自己撰写的还是其他人代写的，而电子文档形式和内容却没有关联，档案检测部门很难在进行检测时判断其原始情况。另外，电子文档往往会在不同部门不同工作人员之间进行传阅，修改，在这期间很容易发生信息丢失或删改，而电子文档保存的形式种类