会议室管理办法

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1、会议管理办法（暂行）一、目的：为提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用状态，企发部现面向公司内部实施会议管理办法，具体事项如下。二、适用范围：本办法适用于公司会议室的管理及会议纪要管理。三、责任部门：1.人力行政部：全面负责会议室的日常管理。2.各部门：负责会议室的申请并遵循本办法规范使用会议室。四、具体内容1.申请：各部门使用会议室，指定专人在人力行政处登记会议室使用申请表（见附件一）2.申请时间：因会议等级不同，请按照以下标准提前申请会议级别会议级别判定申请时限会议类型A类公司级别会议5个工作日

2、前申请并通知员工大会、公司总结大会、B类部门间会议1个工作日前申请并通知质量分析会、项目会议、专题会议C类部门内部会议非例会需提前申请部门例会会议时限：请各部门按需申请，提高会议效率。3.会议中形成的会议纪要（模板见附件二）各部门需按照纪要发布流程执行（见附件三）五、注意事项：第5页/共5页会前：1.会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；如遇到会议室占用，人力行政部将负责协调工作；2.会议申请部门需指定专人尽可能详见的记录会议内容，重要会议需借助录音笔，摄像机等设备

3、进行核实；3.部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由人力行政部另作安排；4.如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请；会中：5.会议纪要上要注明时间、地点、参会人员、主持人、记录人、议程、决议事项、事项负责部门（人）、限定完成时间，事项督办部门。会议结束前，由专人向参会人员宣读达成共识的会议决议；6.部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室；7.各部门在会议期

4、间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。会后使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，门窗关闭，室内干净整洁；会后：8.督办部门根据会议决议，随时对会议决议的执行情况进行监督和催办；9.纪要存档工作根据档案流程进行管理归档处理。一、附则：1.本办法由企发部负责解释。2.本办法经总经理批准后于2013年2月1日起暂行三个月。第5页/共5页附件一会议室使用登记表申请部门申请时间年月日申请人参会人数会议级别□A级□B级□C级会议主持人会议时间年月日物资需求□投影机□电脑□纯净水□水果

5、□其他_______开始时间结束时间会议主题审核第5页/共5页附件二会议纪要（模板）时间：地点：主持人：记录人：参加人员：缺席人员：（没有缺席人员，请填写“无”）会议主题：会议内容：1.……2.……3.……4.……（围绕主题，将会议内容按逻辑、层次阐述清楚）会议达成何种共识形成以下几点决议1.……2.……3.……（会议针对主体所达成共识后，形成的几项决议，其中必须包含何事何人在何时完成什么工作；未能达成共识，也要列明原因及解决办法，形成决议的需指定督办部门）第5页/共5页附件三第5页/共5页