outlook功能介绍(1).doc

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1、沟通无极限                    ——邮件使用的小建议 　　“就像我们上次沟通的那样……”“什麽时候的事情？”“我以为是……，原来我们理解不一样……”　　“这个事情有印象，好像什麽时候发过邮件，等我找找……”　　“我发邮件给你了”“没收到啊……”“我出差了……”　　“这个工作进展的怎么样？”“是我处理吗？抄送给我的，还以为就是知会我呢……”　　“为什么要这么做？”“这件事不是已经征得你同意了吗？”“什么时候同意了？”    ……　　上面的对话是不是多少有些熟悉？日常工作中，我们经常会遇到这些情况，沟通理解不一致、分工责任不明确、重要邮件找不到

2、等等，都令人非常头疼，影响了工作开展，严重的甚至会影响同事间的关系，心中暗生芥蒂，这是每个人都不希望看到的。那么，如何将这些工作中的内耗降到最小呢？以下几个小建议也许能达到意想不到的效果。   一、邮件产生　　1、日常工作中，工作汇报、请示、沟通、安排等都应用邮件将阶段性结果固定下来，供参与各方确认，以便工作进一步展开，有据可查。　　2、邮件标题要准确反映邮件内容。可采用“日期＋事项要点”，例如“060609邮件文化方案讨论”等，事项要点以关键字列出，简单、明了，数量不限，以表达清楚为最终目标；同一事项的邮件，可采用“日期＋该事项＋要点”，例如“060601

3、邮件文化方案讨论”、“060602邮件文化方案会纪”、“060603邮件文化方案定稿”等，便于同一事项归类查询。　　3、收件人排列规范：按责任轻重排列，而不是按职务高低。　　1）主送人：一般情况下，主送人栏第一个为第一责任人，若几人同时对该事项负责，则排列部分先后，同为主送人。主送人须就该事项第一时间作出反应；　　2）抄送人：抄送人不一定需要对该事项作出反映，仅为告知性质，排列可由发件人视情况而定；　　3）密件抄送人：密件抄送一般是发件人认为有必要告知但不属于该事项范围内的，不需答复所有人。　　4、邮件内容：将需请示、汇报、任务下达或已口头沟通过的事项一一列

4、明，作为日后工作的依据。　　二、邮件跟踪　　1、重要邮件应主动跟踪，在发送邮件时开启跟踪选项，了解收件人阅读情况，以便进一步工作开展。　　2、临时外出、长时间会议或出差时，应开启邮件外出助理程序，以便相关人员及时了解你的状态。　　三、邮件归档　　1、邮件应定期归档。邮件根本个人工作量情况定期归档，一般一个月一次。　　2、归档方式：根据个人工作习惯，可按事项、日期、人物等分类归档。　　3、邮件初始发件人应将最后结果的邮件和工作事项其他材料共同保存备查。　　四、邮件使用　　1、获得事项各方确认或阶段性回复的邮件，可作为工作开展、跟踪的依据，效力等同于电子签报。　

5、　2、个人离职换岗时，应将个人工作邮件交接给接替人，以便工作传承。　　邮件文化的目标是让每一个平安人都养成求实、严谨、高效的工作习惯和勤勉、务实、勇于承担责任的工作作风，减少沟通内耗，从而极大的提高工作效率，伴随着的，是一个和谐高效的工作氛围。让我们从点滴做起，主动改进邮件使用习惯，尽情享受邮件文化带来的乐趣。沟通无极限，让我们工作并快乐着！-------------------------------------------发件人:邮件文化推行小组发送时间:2006年7月21日13:58:53收件人:DL_平安全体员工主题:060721邮件文化宣导邮商测试

6、按规则自动转发测试你的“邮商指数”（MQ） 每天上班后你会做的第一件事是什么？可能绝大多数人都会回答：按下主机开关、打开桌面的Outlook，然后准备开始一天的工作。是的，电子邮件现在已经成为每个平安人的必备office工具。在现代电子办公环境下，邮件与电话、会议等要素一同构成了自己职业“生存”的立体空间，并且是这个空间当中最重要的一个工作平台，邮件处理已经成为了一种必备的职业素质和技能要求。我们用它来上传下达、讨论问题、请示汇报，平均每天收发的工作邮件要达数十封甚至上百封。那你是不是对邮件使用的规范和Outlook的功能非常清楚呢，测一下你的“邮件使用指数

7、”，回答下面的几个题目吧，看看你能得几分： 以下问题请认真阅读，明确知道正确答案的记2分、似是而非的得1分、完全没想过或者不知道答案的记0分——1、主送、抄送、密件抄送有无严格区分，如何区分？（得分：分）2、哪些邮件必须回复以及第一时间回复？（得分：分）3、不同类别的工作邮件有没有命名规则，你知道吗？（得分：分）4、错别字是否符合邮件礼仪，你有没有检查改错的习惯？（得分：分）5、遇到附件内容较长的邮件要做何处理？（得分：分）6、工作请示邮件是逐级上报还是直接抄送主管领导？（得分：分）7、什么邮件可以越级甚至跨级上报？（得分：分）8、对外发送邮件需要注意哪些规

8、则？（得分：分）9、如何用邮件约会功能预约会议，你平