电子文件对档案管理的挑战和应对

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1、电子文件对档案管理的挑战和应对　摘要：本文通过从多个方面深入分析电子文件对传统档案管理的冲击和挑战，提出了重新认定电子文件原始性的思路和方法，同时提出了依靠技术措施和管理措施双管齐下的手段维护电子文件的原始性，保证档案在新条件下的有效管理。　　关键词：电子档案原始性　　　　传统档案管理以纸质文件材料管理为工作对象，纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则。而计算机技术应用在档案管理中，特别是电子文件对传统档案管理提出了挑战。　　所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子

2、图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：　　1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；　　2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；　　3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；　　4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。　　一、电子文件对传统档案管理的挑战　　正因为传统文件和电子文件自身特点不同，电子文件对传统档案管理提出了全新挑战，具体表现在以下方面：　　（一）电子文件对传统档案管理制度的挑战　　纸质档案管理已非常成熟，形成了较为完善

3、的工作流程及方法、原则，但这些都受到全新的工作对象电子文件的挑战。电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，形成后，存贮至办公信息数据中，由档案人员、技术人员共享。这就使得文件、档案间不再有明显的界限。例如，文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是办理完毕，具有保存价值的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作

4、系统。　　（二）电子文件对传统档案管理分类的挑战　　由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。　　（三）电子文件对传统档案管理价值评价的挑战　　由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，

5、原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。　　（四）电子文件对传统档案管理中本质属性的挑战　　原始记录性是档案的本质属性。其表现在档案的内容和形式两方面，如当事人的亲笔手稿等，表现出真实的原始性。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制

6、的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。　　（五）电子文件对档案管理理论研究内容的挑战　　档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。　　二、对电子文件对档案管理挑战的积极应对　　原始记录

7、性是档案的本质属性，这是档案管理的核心。　　（一）重新认定电子文件的原始性　　电子文件无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为它建立一个新的原始性概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。仍将是电子文件转化为电子档案，全面行使历史记录和社会记忆功能的根本，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。