浅谈秘书的电话礼仪 毕业论文

《浅谈秘书的电话礼仪 毕业论文》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、浅谈秘书的电话礼仪摘要我国素有“礼仪之邦”的美称。礼仪是人际交往的一种艺术，一种交际方式和方法，是一个人内在素养的外在体现。在秘书工作众多的礼仪中，电话礼仪是最重要的内容之一，它在工作中起着塑造个人和组织形象的作用，是秘书人员不可忽视的一种修养和技能。因此，每个组织都要求秘书人员提高自己的电话礼仪修养以便更好的做好秘书工作。关键词：秘书工作，电话礼仪，组织形象一、电话礼仪对秘书工作的重要性电话礼仪与秘书工作紧密相连，作为一位文秘人员，掌握正确的拨打、接听电话技巧是十分重要的。首先，电话礼仪可以提高秘书工作效率。秘书工作主要是辅助领导决策；协调关

2、系；处理信息；办理事务。所有这些工作，都会涉及到电话的交谈。秘书每天会拨打、接听无数电话。打电话向领导请示、汇报工作，沟通交谈；打电话给下级部门传达有关会议精神；通过电话与其他公司或个人交流、谈合作。当然，也会接到大量电话，有业外来电，有业内来电；有上级，有下级；有个人，也有团体代表。有的是询问相关事项，有的是下达任务安排，也有投诉、控告等来电。如果我们在电话中能顺利解决的问题，就会省下大量不必要的人力和时间，也不会请老总再出面解决，充分体现秘书的办事能力强和办事效率高。其次，电话礼仪可以加强秘书工作的规范性。作为一个公司的秘书人员，无论是在拨

3、打电话还是在接听电话过程中将电话礼仪灵活的运用在实际的工作中，都能使客服质量得到提高。面对复杂的社会环境，一成不变的情况是不存在的，所以作为秘书需要以电话基本礼仪为基础，运用一定的技巧来处理各种各样的情况。这样，也就大大加强了秘书工作的规范性。再次，电话礼仪可以为秘书工作营造良好的氛围。对秘书人员而言，电话礼仪不仅仅反映接听者的情绪、文化修养和礼貌礼节，同时也会反映整个公司的职员素质。秘书的态度、谈吐会在对方心中留下很深的印象，甚至是关键印象。不管是本公司员工还是企业外人员接到热情大方、礼貌的电话，都会被你饱满的精神，真诚的热情，积极的态度所感

4、染，对方很容易接受你的提议和想法，对一些合理要求不容易遭到拒绝，很多事情不会受到为难，合作就会很愉快的谈成，能实现双方的和谐发展，同企业外人员建立良好的人际关系和长期的合作关系；在企业内也能得到员工的大力支持和认可。良好和谐的工作环境让秘书在工作中会更得心应手。二、拨打电话的礼仪（一）拨打电话前的准备为了提高电话交谈的质量，确保双方信息能够准确、清晰的表达，我们必须提前做好打电话的准备工作，包括这个电话什么时候打，在哪里打，打给谁。小张是一名在校大学生，她在学校的安排下到本校所在的市医保中心见习。一天，门诊大楼体检中心进行体检。科长把要通知的病

5、人联系号码告诉了小张，小张拿过号码就开始拨打电话。“您好，请你在本月24日8时到泸州市中医院进行体检。”“您好，请你于本月24日到泸州市中医院进行体检。就这样，她连续打电话她科长要她打电话通知申请慢性病医药费报销的病人于本月24日8时到泸州市中医院新又时不时接电话，所接电话都是询问关于体检这事的。“请问是24日几点呢？”“请问是在中医院那层楼呢？”一上午打下来，三十多位病人都还没通知完。小张见习的单位属政府部门，朝九晚五，下午一点半就上班了。一上班，她又继续打电话通知。“你好，请你在本月24日8时到泸州市中医院进行体检。”“你是谁啊？什么体检？

6、”对方懒懒的问道。“我是市医保中心的。”“医保中心谁啊？什么体检啊？”“您是XX吗？”“不是，你打错了。”“啪”的一声对方挂断了电话。……打了那么多通电话后，她总结了下，接着通知。“您好，我是市医保中心的实习生小张，请问您是XX吗？”“不是，XX还没上班，他两点半上班，你三点左右打来吧。”“好的，打扰了。”……就这样，一天下来小张也还没完成领导交办的任务。小张因为打电话前没有任何准备，一接到领导任务就开始行动，没有考虑到对方的上班时间，没有组织好通话的语言，对方不知道她是谁，做什么的，一来就要求别人要怎样怎样，让对方很茫然，产生“谁啊，什么体检

7、？”的疑问。她打通电话后也没有确定对方是不是要找的人就直接讲需告知对方的内容，讲了一通后才发现“打错了”。因此，在打电话前我们应该明确两点：第一，这个电话打给谁，确定称呼如果是公司合作上的伙伴，平时业务往来比较多，可以尊称对方“李经理”、“王总”、“张老板”等，看对方的职位而定。如果要打的电话是某公司经理秘书、助理等，双方比较熟悉，年龄又和自己差不多的情况下，可以亲切的称呼对方“小刘”、“小兰”、“小袁”等。这样可以缩小双方的距离感，增进感情。如果电话是打给客户的，女性可以称呼对方“张姐”、“陈姐”等，男性叫“赵先生”“胡先生”，称呼“XX先生

8、”为佳，也可以根据他的职业叫“XX老师”，忌讳直呼其名。第二，这个电话应该什么时候打不能在周末或节假日给对方打电话。人家好不容易放假休息，你一个电话打