浅论秘书的电话礼仪

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1、浅论秘书的电话礼仪电话不仅仅是一个传递信息的工具，还在很大程度上体现通话者个人的修养和素质。下血是为大家准备的浅论秘书的电话礼仪，希望可以帮助大家！浅论秘书的电话礼仪一、拨打电话吋须注意的问题第一，择时通话。通话时机的选择看似平常，实际上很重要。有的人只以自己的情况为判断标准，选择自己方便的吋候拨打电话，这实际上是对通话对象重视、尊重不够的表现。设身处地地考虑对方的情况，是选择通话时机的基本原则。拨打电话要选择通话效率高的时间，换句话来讲，就是人家不会厌烦的时间。比如休息时间尽量不要给他人打电话，除非万不得已。严格地讲，晚上10点之后，早上7点之前，没有

2、什么特别的急事不要打电话。万一有急事打电话，要先说-句”抱歉，事关紧急，打搅了！"否则的话对方很可能会厌烦。再者，就餐时别打电话。现代人工作繁忙，通常中午只有一个小时的吃饭时间，如遇电话，岂不影响食欲？另外，倘若不是重大事情，节假日不要打电话。在现代社会里，尽量不打扰他人的节假日休息应该成为常识。如果是拨打国际长途电话，尤其是美国、欧洲这样距离较远的国家，还要考虑到时差的问题。当然，秘书在工作中遇到紧急情况，可随吋与有关部门和人员电话联络，但是也要注意把握分寸。拨打电话除了要注意时间的选择，还要注意空间的选择。一般來讲，私人电话是在家里打的，公务电话是在

3、办公室打的，在工作场合，拨打私人电话应该尽量用自己的手机。此外,在公众场所拨打电话实际上是制造噪音污染，除非工作Z需，有教养的人一般是不在公众场所拨打电话的，秘书人员更应该注意这一问题，切不可不管有无必要，总是旁若无人地大声吆喝，令他人厌烦。第二，简短通话。电话打多长好呢？在tl常生活中拨打电话，有多少事就说多长时间，说清楚为止。但是,在秘书工作屮，通话时间是宜短不宜长，要遵守电话礼仪屮的"3分钟原则二即每次通话的时间应该有效地控制在3分钟之内。当然，这里的”3分钟”并非是绝对的只能通话3分钟，而是指要长话短说，废话少说，没话不说。拨打电话不是为了排遣寂

4、寞，不可拿着话筒捉迷藏：”喂，你猜我是谁啊？你听不出来啊！你慢慢再猜吧！不对！你再猜！不对！我是谁你都不知道啊？"好不容易猜对了，又问："你猜我在干什么？"任何一个有教养的人都是讲求办事效率的人，都是珍惜时间的人，因为时间就是金钱，时间就是效益，时间就是生命，浪费他人的时间就是浪费他人的生命，所以打电话一定要有时间观念。第三，通话内容精练有序。秘书人员正确把握通话内容的一个有效方法就是要养成重要电话列提纲的习惯。首先,要知道通话对方有儿个电话号码，第一个打不通就拨第二个。接通后要先做自我介绍。其次,要列ill通话的事项，先讲重要的事情，后讲次要的事情。笫

5、四，礼貌挂机。结束通话后要礼貌地挂机。首先，要了解怎样暗示对方终止通话。其标准化的做法就是重复要点，比如：”陈部长，那我们这次就说好了，请您下个星期一参加我们单位的专家论证会。如果没有记错的话，我应该让司机于下周一早晨8点到您家楼下，接您过来。"这就是重复要点的方法，以免対方记错了，或者忘记了，同时也说明秘书人员训练有素，不说废话。其次，要熟知挂机的顺序。不少秘书人员以为通话完毕应该由对方挂断电话，这虽然是出于礼貌，但实际上却行不通。倘若中国人民大学与北京大学都规定打电话由对方先挂机,那双方通话时将出现何种状态？那只能是双方都永远不挂机了。实际上，从礼仪

6、角度来说,通话完毕应该由地位高者先挂断电话。对秘书人员來说，应该由上级先挂，客人先挂。如遇特殊情况，即通话双方地位一样，都是秘书，性别相同，年龄相仿，此时一般就是谁先拨打谁先挂断。二、接听电话时须注意的问题第一，铃响不过3声。拨打电话要注意''通话3分钟"原则，而接听电话则要遵循''铃响不过3声"原则，及吋接听电话，尤其是有约在先的电话。约好通话而不接是严重的失礼行为。当然，训练有素的秘书人员应该在电话铃声响两三声后再接，如果铃声刚一响就接，很对能电话会掉线。倘若电话铃声响到6声以上才接，接电话的人应该首先向对方致歉：”抱歉！让您久等了。”第二，要安排合

7、理而有序的表达。作为秘书人员，要尽量亲自接听电话，尤其是有约在先的电话，不要随便让别人代接电话。而且，对于秘书人员，更多的是要代领导接听电话。如果领导不在的话，秘书人员应该首先告诉对方领导不在，然后才能问对方的身份，来电为何事，是否需要转达等。千万不可先盘问对方，再说领导不在，以免对方误以为领导有意回避。接听电话也要首先"自报家门”,自我介绍身份，其好处就是万一对方拨错了，不至于一错再错。第三，正确处理打错的电话。当我们接听到对方拨错的电话，首先仍然要向对方问好，说明电话拨错了，然后要将本单位的电话号码重复一下，让对方验证。在日常工作中，电话中断是经常遇

8、到的情况，尤其是手机，说着说着就断了，可能是没电了，也可能是掉线了。遇到这种情况