采购管理规范手册

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采购管理规范撰写人：李华英Email：Lihying@21cn.com 目录一、目的3二、适用范围3三、定义3四、采购管理制度3五、供应商选择标准4六、供应商选择、评价和终止办法41、供应商档案管理要求42、供应商选择流程53、供应商选择考察表64、合格供应商名录75、供应商资料卡86、供应商考核办法及考核表97、终止供应商的报告10七、采购流程111、采购原则112、常规采购113、小额应急采购12八、货物检验13 1、抽货检验标准132、货物检验报告14九、采购中心职责与绩效考核151、采购中心工作职责152、采购主管绩效考核标准15十、采购报告必须具备要素及分析图表16 一、目的规范采购操作步骤和方法，确保采购的质量和采购要求的适用性，符合公司整体的日常管理规定要求。二、适用范围本规范适用于公司的设备、工具、成型软件和固定资产（不含公司长期代理产品）等采购的控制。三、定义1、供应商：是指能向采购者提供货物、工程和服务的法人或其他组织。2、合格供应商：是指经过公司一定程序评审确定可以与公司合作的供应商。3、购物申请单：是需求部门根据需要采购的项目所填写并提交给采购中心的单据，此单据须有部门经理和其他审核权限必须签批。4、供应商选择考察表：是确立为公司供应商前对供应商进行评估的表格，一般由采购主管对供应商进行考察并填写此表，填写完毕后交商务经理与运作中心总监时行审批。5、供应商考核表：是每财年度对供应商交货准时率、品质和售前售后服务等进行考察的的表格，根据考核决定是否与该供应商继续合作。6、终止供应商的报告：是指供应商发生恶劣服务、严重品质情况或考核不合等提出与其终止合作的报告，此报告由相关权责部门向采购中心提出，由采购主管填写逐级上报审批。7、 抽货检验标准：此标准是对采购物品进行检验的参照标准，由技术部门或其他相关权责部门编写交采购中心汇总成册。1、货物检验报告：是货物验收部门和人员对货物进行验收后对所采购货物给出验收报告和处理意见。一、采购管理制度l洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请；l严格遵守采购规范流程，按流程办事；l能及时按质按量地采购到所需物品；l严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量；l加强采购的事前管理，建立完善的设备价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本并保证采购质量；l科学、客观、认真地进行收货质量检查；l处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题；l认真分析采购工作，改进流程、规范和采购标准，提出有助改进公司和供应商服务水平的建议；l做好采购相关文档的存档、备份工作；l在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本；l所有采购,必须事前获得批准.未经计划并报审核和批准,，除急购外不得采购，急购需在申请单上注时“急购”，并由总经理补批；l凡具有共同特性的物品，尽最大可能以集中计划办理采购，可以核定物品项目，通知各请购部门依计划提出请购，然后集中办理采购；l采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买， 不得随意变更供应商；一、供应商选择标准l具有良好的市信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；l注册资金达到50万以上的一般纳税人；l健全的商务管理流程和制度；l良好的财务状况，至少可以给予七天以上帐期；l具有优势的产品资源；l相对有利于我公司的供配货地理区位；l积极的合作态度；二、供应商选择、评价和终止办法供应商的资质水平直接关系到供货的质量、售后服务水平和重大产品问题的处理等储多问题，更有重大品质、售后事件等的处理态度、反应的及时性都与供应商本身的资质、能力有关。因此有必要严格地筛选、考核供应商，对不合格供应商制订相关终止办法。对供应商资信由高到低分为A、B、C、D四类。具体定类办法参见《供应商考核办法及考核表》。1、供应商档案管理要求 对于供应商的管理，要求建立存档文档表格和电子表格，存档文件包含《供应商选择考察表》、《供应商名录》、《供应商资料卡》《供应商考核表》、《询价记录》、《采购记录》、《到货检验报告》和《终止供应商的报告》，以及其它和往来单据等资料文档。电子文档、表格按公司要求进行统一备份存档管理。 2、供应商选择流程专业媒体市场走访专业网站各种名册客户介绍展览会和行业活动名片筛选待选择的供应商进行资信调查考察上门了解经济实力信誉财务状况优势产品资源管理水平营业执照税务登记证考察结果报告商务经理审批运作中心总监审批正式洽谈选择供应商的程序流程图 3、供应商选择考察表供应商选择考察表考察人：年月日待选供应商基本资料名称法人代表：地址：邮编：电话：联系人：传真：经营性质：主营产品：详细评价指标经济实力序号评价办法结果备注1注册资金数额是多少2是不是一般纳税人3上年度销售额是多少4给其他商家账期一般是多久5一共有多少员工市场信誉序号评价办法结果备注1被媒体曝光次数2业内口碑3有哪些假货/水货4售后服务水平怎么样优势资源序号评价办法结果备注 1与主营产品厂家的关系（代理/经销/总代…）2给不同渠道的价格结构及毛利3相关产品线是否齐全4最短送货时间是多久管理水平序号评价办法结果备注1业务人员有没有怠慢顾客现象2对售前咨询有没有耐心讲解3有没有完善的货物进出流程4员工是不是大小事情都要请示批示意见商务经理意见签名：运作中心总监意见签名：考察结果□推荐为C类认可供应商□推荐为D类认可供应商□不能推荐为供应商 4、合格供应商名录合格供应商名录表格更新日期：年月日序号编号企业名称等级地址提供的产品及折扣联系人电话备注 5、供应商资料卡供应商资料卡供应商编号：建卡日期：产品类别：建卡人：公司名称联系人/职务公司地址电话传真仓库地址电话传真开户行帐号公司类别□代理商代理级别：□生产商创立时间注册资本法人代表公司性质公司规模人员构成管理层技术人员普通员工合计人数比例经营范围序号考核年度准时交货率品质服务总分评等考核表编号备注 6、供应商考核办法及考核表供应商的考核采取财年度考核办法，由采购中心征集各方意见汇总成考核评语，再由相关权责部门给出评审意见，最终由运作总监决定是否终止供应资格。供应商考核表NO：PUR-KS-流水号供应商名称考核日期主要考核人产品名称考核评语评分等级考核内容准时交货率品质服务其它综合评价意见是否取消其资格各权责部门 审批意见 7、终止供应商的报告终止供应商的报告年月日供应商编号：供应商名称：建立联系时间：最初联系人：目前联系人：来往主要业务：终止原因：目前来往财、物、帐等情况：终止该供应商可能造成的影响：终止供应商的步骤：终止供应商申请人签字：商务经理签字： 运作总监批示： 一、采购流程1、采购原则l采购经办人员接获"请购单"后应依请购的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行询价、比价并经分析后议价。l采购申请人在采购过程提出撤消采购申请时，采购经办人员要及时转入撤消程序，即中止本次采购作业，并在相关单据上加盖“撤消”章。l采购经办人员询价完成后，于"请购单"详填询价或议价结果及拟订"订购厂商""交货期限"与"报价有效期限"经主管审核，并依请购核决权限呈核2、常规采购业务人员采购中心商务部经理财务部门询价请求是结束部门经理审批填写购物申请表询价议价确定最终供应商应付款 否是否A类供应商是采购3、小额应急采购需求人采购中心商务部经理总经理室财务部 提出采购需求补签字主管补签实施采购填写购物申请单（注明应急采购）询价/议价补签字补签字应付款 一、货物检验1、抽货检验标准来料名称抽样数验收准则接收数量计算机主机100%1)运行测试正常，配置正确2)机箱无破损、变形3)全新设备不合格拒收CPU100%1)运行测试正常，配置正确2)外观无破损、变形不合格拒收内存100%1)运行测试正常，配置正确2)外观无破损、变形不合格拒收主板100%1)运行测试正常，配置正确2)外观无破损、变形不合格拒收硬盘100%1)运行测试正常，配置正确2)外观无破损、变形不合格拒收板卡（显示卡、网卡、声卡等）100%1)运行测试正常，配置正确2)外观无破损、变形不合格拒收软盘驱动器100%1)运行测试正常，配置正确2)外观无破损、变形不合格拒收光盘驱动器100%1)运行测试正常，配置正确2)外观无破损、变形不合格拒收键盘50%1)运行测试正常，配置正确不合格拒收 2)外观无破损、变形鼠标50%1)运行测试正常，配置正确2)外观无破损、变形不合格拒收显示器100%1)运行测试正常，配置正确2)外观无破损、变形不合格拒收UPS100%1)运行测试正常，配置正确2)机箱无破损、变形不合格拒收网络交换机100%1)运行测试正常，配置正确2)机箱无破损、变形不合格拒收路由器100%1)运行测试正常，配置正确2)机箱无破损、变形不合格拒收集线器100%1)运行测试正常，配置正确2)机箱无破损、变形不合格拒收网线30%1)机箱无破损、变形2)原厂包装和无开箱痕迹3)全新产品不合格拒收接插件（面板、模块等）30%1)机箱无破损、变形2)原厂包装和无开箱痕迹3)全新产品不合格拒收2、货物检验报告NO： 供应商：检验日期：年月日产品名称型号规格来货数量来货日期抽样数量验证记录序号验证项目标准要求实测结果结论验证结论：检验人：复核：不合格批处理意见：□可用□挑选囗换货囗退货审批： 一、采购中心职责与绩效考核1、采购中心工作职责i.建立供应厂商与价格记录；ii.采购方式设定及市场行情调查；iii.询价、比价、议价、订购工作；iv.送货进度控制与逾送督促；v.来货质量、数量异常处理；vi.付款整理、审查；vii.提交采购工作报告。2、采购主管绩效考核标准采购主管的绩效标准工作职责绩效指标绩效标准完成项目所需的采购工作使申请部门得到所需的设备和材料1.一个月内各部门投诉没有在承诺的期限内得到设备或材料的次数不超过1次；2.一年内因采购的设备型号错误造成的退货次数不超过2次；3.项目采购的成本控制在预先设定的范围内。优秀绩效的表现：尽可能地推迟付款时间；控制进货速度，使库存最小；向多方供货商询价，得到性价比最佳的供货。 改进采购的工作流程和标准改进了的流程或标准上级主管人员对以下方面表示满意：*所有的采购有关流程和工作标准每年至少进行一次修订；*相关的规定得到了正确的发布和沟通；*在流程中能够考虑到对不同情况的区别对待。供货商关系管理供货商关系1.对大的供货商能定期进行拜访；2.供应商总数减少，使供货更为集中。优秀绩效的表现：能够帮助供货商解决一定的问题。向管理层提供采购报告管理层所得到的信息管理层对如下方面表示满意：*提供的采购报告有意义；*报告有助于改进本公司以及供货商的服务水准。一、采购报告必须具备要素及分析图表采购主管须将每个月的采购工作进行总结、分析以供上级了解工作情况，发现采购工作中的不足，让上级肯定其作为的同时能及时给出改进意见或指示。采购工作报告至少须包含以下要求和分析图表：1、本月采购货物的类别与比例2、本月因采购型号错误存在退货的次数3、本月各供应商供货的金额及分布情况4、询价与议价结果的差异总金额及各供应商的差额分布情况5、供应商送货效率6、各供应商存的问题及改进建议7、采购中存在的问题及改进建议