内部控制手册-144备品备件采购

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1、14.4备品备件采购管理1.1概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关备品备件采购的申请、审批、供应商选择、合同签订、验收入库、结算的工作流程，旨在规范集团备品配件采购管理，提高备品配件采购质量，降低采购成本，提高集团的经济效益，促进企业持续发展。1.2适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3相关制度备品备件采购管理程序人事管理规定请采购审批层次。1.4职责分工使用部门：提出备品备件使用申请，制定采购计划。采购部：执行采购计划，签订采

2、购合同。授权审批部门：审批采购申请，审核采购合同财务部：支付采购货款，并入账等。物流部：负责采购品验收、入库。13流程图131.1控制目标序号《内控手册》唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.4-CT1确保备品备件采购数量合理经营效率目标214.4-CT2确保采购到符合集团要求的备品备件经营效率目标314.4-CT3杜绝采购过程中可能存在的舞弊行为经营效率目标414.4-CT4确保采购经过适当授权审批经营效率目标514.4-CT5确保采购成本效率最优化经营效率目标614.4-CT6确保采购价格合理经营效率目标714.4-CT7确保及时取得发

3、票经营效率目标814.4-CT8确保货款支付得到适当审批资产保全目标914.4-CT9确保及时收到采购备件经营效率目标1014.4-CT10确保接收的货符合订单要求经营效率目标1114.4-CT11确保采购过程进行了正确的账务处理财务信息真实性目标1214.4-CT12确保采购资料及时归档经营效率目标131.1控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1234514.4-R1各部门未按实际

4、要求提出备件请购单，导致采购数量超过实际需求，造成集团资源浪费14.4-CT114.4-CA1制造部按各自实际需求进行采购申请，填写备件请购单预防型备品备件采购管理程序请购单14.4-R2备件请购单对备件要求不明确，导致备件不符合实际规格，造成集团经济损失14.4-CT214.4-CA2备件请购单必须明确备件的规格预防型备品备件采购管理程序请购单14.4-R314.4-CT314.4-CA3经办/审批/验收预防型采购计划流程优化√√√原材料-备品备件13采购计划的制定、审批、执行、验收等重要流程由一个人负责，导致舞弊风险，造成产品质次价高，采购人

5、员收受回扣采购计划的制定与审批、审批与执行、执行与验收均不能由同一人负责，应做到不相容职责分离，采购各环节责任人相互牵制备品备件采购管理程序14.4-R4采购人员未执行定期轮岗制度，导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本，形成舞弊风险，给集团造成经济损失14.4-CT314.4-CA4采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚信承诺书（或类似的行为保证书），承诺在采购过程中不接受供应商回扣或好处，避免发生与企业利益相冲突的行为，并在存在利益冲突时向集团及时报告。预防型人事管理规定诚信承诺书√√√原材料-备品备件14.4-R514.4-CT414.4-CA5

6、对不同的备品备件采购金额应设置相应的审批层级，超过一定金额的采购订单应报公司审批预防型备品备件采购管理程序请购单审批表√原材料-备品备件13未具体明确各直属单位多少金额以上的备品备件采购需要向集团公司申报审批，导致备品备件采购权限设置不明确，造成直属单位备品备件采购管理混乱14.4-R6备品备件采购前未进行相关市场调查，未对零配件基本情况信息进行了解从而影响备品备件采购计划的制定14.4-CT514.4-CA6备品备件采购计划制定前应进行充分的备品备件市场调查，了解备品备件基本信息，合理预测市场变化趋势，形成书面报告并提交设备管理部审核，以便合理

7、制定采购年、月度计划，避免备品备件库存短缺或积压预防型备品备件采购管理程序市场调查报告14.4-R7未对市场价格变动进行分析，预测市场价格趋势，导致预期价格制定不合理，增加采购成本14.4-CT614.4-CA7备品备件采购计划制定前进行充分的市场价格调查，合理预测价格趋势，形成备品备件市场调查报告，提交评审委员组审核，以确定合理采购时机，保证物资供应，降低采购成本预防型价格分析表14.4-R814.4-CT114.4-CA8编制/审批预防型采购计划√原材料-备品备件13备品备件采购计划制定不合理，导致备品备件采购数量超过实际需求量，造成集团资源

8、浪费下属单位的设备使用单位按时提交备品配件采购计划，采购部根据使用单位提交的备品配件采购计划，结合本单位生产经营任务、设备的维护、保养和