当前工程档案管理工作现状及对策分析

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1、当前工程档案管理工作现状及对策分析当前工程档案管理工作现状及对策分析一、工程档案的内涵和意义　　工程档案资料是指在工程建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它产生于工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、前期准备、施工、监督、监理、验收等工程建设的全过程中的所有活动。它是一种可被人们研究、利用的信息资源，能直接反映工程建设活动的过程和成果。工程档案即具有档案的一般性，即原始的历史记录，可以作为追溯的根据和凭证;又具有自身的特殊性，即实体作业的技术依据，如使用、维

2、护、管理、改扩建中的根据和设计、施工技术凭证等。它是工程建设项目管理过程的重要组成部分。　　二、当前工程档案管理工作的现状　　（一）工程档案归档困难，不符合科学成套要求。工程档案的内容涉及的部门、人员众多，并且时间跨度较长，文件、图纸、音像资料等归档材料收集难度较大。工程建设项目从前期的可行性研究报告到竣工验收结项报告，中间要经历项目审批、工程招投标、建造施工、质检验收等环节，一般要经历一两年甚至更长的时间。工程档案的记录人员涉及建设单位、设计施工监理企业、政府等相关部门，这些人员的业务素质参差不齐，

3、档案记录内容或简或繁，记录要求也并非能够完全达到规范标准。有些环节的人员变动频繁，如施工建造阶段，而工作交接过程中极易发生档案丢失、内容残缺等现象。这些就会造成工程档案的归档困难，内容不成体系，成套性差的现状。　　（二）工程档案部分内容流于形式，不符合客观准确的要求。施工建造阶段的建筑材料强度的测定、施工工艺方法与步骤、施工图纸变更、施工进度调整等诸多涉及工程质量控制的关键环节会产生许多归档之用的文档、图纸等，收集整理归档的任务相当繁重。而许多档案管理人员对工作疲于应付，档案内容记录过于简单，关键问题

4、交代不清楚。比如混凝土强度测定时，实验条件及方法只简单的表述为符合规范要求，但《规范》中对实验方法要求的规定较宽泛，具体的操作将对实验结果产生较大影响。因此，应当在档案中详细描述实验的温度、湿度、加荷速度等细节，从而最大限度地保证工程档案的准本文由.L.收集整理确性。走访发现，还有少部分施工企业由于管理混乱，导致工程档案内容缺失，为了竣工验收和交付使用，竟在工程末期突击整理档案，档案的记录内容与实际情况有较大出入　　（三）工程档案传统的管理模式，极大制约了档案价值地有效发挥。传统的工程档案管理模式是以

5、手工操作为主，将大量的以纸质为主要载体的档案有序地存放在档案室，以备日后查阅使用。这种传统的档案管理模式已经远远不能适应当今信息社会的要求了，工程档案价值的挖掘必须依靠先进的信息交互工具。利用档案信息管理系统进行工程档案的电子化、信息化管理，方便客户端的检索查询、传递使用。从而达到以工程档案为重要参考依据，实现对工程项目的动态管理和全过程监控。　　三、加强工程档案管理的对策　　（一）领导重视，注重宣传。从多年的档案工作经验来看，凡是单位领导重视档案管理工作的单位，加之配备一名专职档案管理人员，工程档案

6、管理的情况相对较好。同时还在日常工作中，宣传档案工作的重要性，通过实际案例让大家意识到档案的重要性，从而形成了建管局和各参建单位组成的工程项目档案管理网络，从人员体系上保证了档案工作的顺利开展。　　（二）深入施工现场编制档案。工程建设、规划和管理的依据在于档案管理工作的加强。故此，档案管理人员要整理好档案，保障档案资料的真实。档案管理人员还应深入施工现场，调查和分析拟建的工程项目。在开工阶段、材料试验阶段、分项工程交接时，应在事前设置提醒制度。相关人员的变动资料应当及时移交，工程资料在移交发包方之前要

7、做好把关。层层落实责任，档案资料的整理和归档才能有效落实。而对于那些大型或投资较大的工程项目，深入现场时要和建设单位共同勘察。等了解具体情况后，再编制档案。　　（三）注重业务培训，指定专人负责。档案管理人员应提前介入，直接参与工程的调查、施工、验收等过程，较快、较全面的掌握第一手资料。为加强工程档案管理人员的专业水平，提高他们对档案管理的责任心，应对工程档案管理人员进行业务培训，阶段性地组织档案业务知识培训班。并在工地现场至少设1～2名档案员，负责现场摄影、录像、收集和整理现场档案资料，并配合工程技术

8、人员完成相关任务;按照《细则》要求，结合本单位实际，制定本单位阵地工程档案资料管理制度和办法，在强调质量，抓住环节，注重落实上下功夫。　　（四）规范声像档案管理，便于查阅。数字化技术的应用和普及，推动了档案室的数字化建设，对历史数据更能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以对声像档案的前期收集工作就显得相当重要。在工程建设的各阶段，各监理、施工单位都会产生大量的图文资料，为保证电子类文件归档的完整性，要求施工单位在纸质文件归档的同时，相应电子文件