企业档案管理工作现状及对策

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1、企业档案管理工作现状及对策　　企业档案是企业发展历史的真实记载，纵连企业各个阶段，横贯企业每个领域，客观记录了企业发展全过程，是企业信息资源宝库，属于宝贵的无形资产，具有不可替代的凭证和史料参考作用。并为企业生产、经营和管理活动提供基础，为后续发展提供保障。在企业发展过程中，建好、管好、发挥好企业档案是每个企业必须履行的重要职责。如何使企业档案更好地为企业发展提供服务，是当前企业档案管理工作面临的新课题之一。正确审视企业档案管理工作中出现的新问题，并认真加以研究解决，对企业的发展壮大意义重大。　　一、企业档案管理工作中存在的主要问题　　1.对企业档

2、案的重要地位认识不清。随着市场经济体制的逐步建立和不断完善，企业为了在竞争中取胜，不得不以体制、机制、机构变革，应对市场的风云变幻。在这个过程中，由于企业档案意识薄弱，注重直观经济效益，看重的是与生产经营直接相关的部门或机构，容易忽略了文件收集、利用和归档工作。伴随变革和人员流动，极易出现文件资料、技术资料流失的现象，有的企业在改制中档案工作甚至出现了断档。　　2.对企业档案的概念认识不全。当前不少企业在档案概念认识上存在误区，几乎把企业的人事档案当成了企业档案的全部，而忽略了企业自身发展所形成的真正确定企业命运的“主体”档案。不仅影响了企业档案工

3、作水平，更直接影响企业档案的开发利用和企业的发展。　　3.档案管理人员的业务水平与工作要求不匹配。档案工作是一项专业性很强的系统工程，档案人员不仅要掌握档案管理理论，还必须懂得具有本企业生产经营特点的一些工程技术知识。而现行不少企业的档案人员大部分存在外行、兼职、临时抽调等情况，直接导致了工作人员对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应企业档案工作的要求。　　4.企业档案的作用没有得到应有的发挥。档案工作的地位和重视程度，是靠档案的服务价值来确立的。但不少企业的档案管理工作仅停留在收与管的层面，应有的作用没有得到发挥。一方面由于工作人员缺乏专业知

4、识，另一方面工作人员缺乏编研意识，导致档案的编研工作无从下手，难以开展。直接导致档案工作在企业没有地位。　　二、存在问题主要原因　　1.与企业自身性质有关。企业以生产为主，具有自主法人地位，在工作中自由度高、自主性大，易造成档案管理政策性失控。某些项目的审批，企业往往是先斩后奏，导致重要文件、审批手续不齐全、不完整，造成档案资料缺失。　　2.与工作人员有关。企业档案管理人员兼职过多，不具备档案方面的专业知识。特别是一些合资企业，往往没有专门的档案管理岗位，而采取兼职的办法，极易造成档案分散保存。出现各自为档、各自保管的现象。这种管理模式缺乏有机的联

5、系与制约，容易造成档案流失。同时，企业人员流动性较大，档案管理人员更换相对频繁，无法保证档案工作正常开展。　　3.与管理制度有关。企业和主管部门对档案工作不重视，造成档案管理制度不完善，导致档案存放、借阅、收回等制度不规范、不完善、执行不到位，造成档案管理出现漏洞。　　三、解决对策　　企业档案虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，零散的储存在众多的单堆资料中。只有根据需要，把相关信息系统、规范地整理出来，通过二次加工才能充分发挥档案的应有作用，实现其价值，才能更好地为企业发展服务。　　1.要从思想上重视支持档案工作。档案工作是企业各项管

6、理工作的基础，企业领导一定要重视支持档案工作，要以对历史高度负责、对职工高度负责的态度，切实加强档案工作的领导，做到重视到位、投入到位、支持到位。要定期听取档案工作汇报，及时研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作的顺利开展创造良好环境。在生活上、工作上、政治上关心档案人员，重视档案干部队伍建设，真心实意帮助档案工作者解决实际困难和问题，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，保持档案管理员队伍的稳定。　　2.要完善企业档案管理机制。建立健全企业档案工作管理机制，包括建立机构，成立领导小组，明确职责分工，组建管理网络，建立“三纳入”、“四参加”、“

7、四同步”制度，保证档案工作的组织领导与健康发展，使档案工作与企业的改革和发展同步，把企业生产经营管理活动所形成的重要档案全部保存下来，保证归档文件材料的齐全、完整、准确、系统。　　3.要重视档案管理队伍建设。加强自身宣传，提升档案工作人员的社会形象，增强档案工作人员的荣誉感、自豪感。开展多层次、多角度、多方式的档案工作业务培训，提高档案馆工作人员的专业技能和文化素质。建立健全考核激励机制，从物质和精神上进行鼓励，激励档案工作者立足本职甘于奉献。　　4.要加大投入提高档案保管条件。一是配备现代化设备。本着经济适用、适当超前的原则，配备必要的信息化硬件

8、设施，包括计算机终端和打印机等外设、数字化扫描设备、光盘刻录机、网络服务器、数码相机、数码摄像机、路由器等网络连接设备等。