保利物业最新全套程序文件

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1、深圳市保利物业管理有限公司文件名称：文件控制程序版次：A/0文件编号：POLY-QP-423第3页共3页1.0目的规定质量管理体系文件管理的流程、职责和工作要求，为质量管理体系文件的有效控制提供准则。2.0适用范围适用于对深圳市保利物业管理有限公司质量管理体系文件的管理。3.0作业内容：流程责任部门/人工作要求相关文件/记录开始体系文件构架设计制定文件编写规定和标识规范制定受控文件/质量记录清单体系文件编写文件审批是否批准NYA?管理者代表及质量体系推进小组。?品质部经理?文件控制中心?由管理者

2、代表组织各部门指定的人员?按《质量文件编制规定》规定的权限审批?组织策划QMS并确定体系文件构架。?编制《质量文件编制规定》；--《质量文件编制规定》的主要内容包括：各类文件的内容、要求和编写方法的规定、文件分类、各类文件的编号方法、格式和有效性标识方法等。?编制公司各部门的《质量体系文件持有者清单》和《质量记录控制清单》；--《质量体系文件持有者清单》的内容应包括：文件名称、编号、版次的修改状态、管理部门审批人和生效日期等，具体的审批权限见《质量文件编制规定》；--《质量体系文件持有者清单》中

3、应包含对外部文件的审批权限；--《质量记录控制清单》的内容应包括记录表格名称、编号、版本、收集周期和保存期限等。?管理者代表组织质量手册和通用管理程序的编写--各部门主管组织本部门《管理规范》的编写；--公司技术部门负责专用管理规范和技术规程的编写。--应确保文件清晰、易懂、可操作。?按规定的权限审批；--对于涉及多个部门的文件可以采取文件会审的方式审核。--质量体系管理职责类和表格文件统一由品质部批准。--技术类文件的审批由技术部门相关负责人审批。--有效控制文件的质量，满足质量管理的要求，可

4、操作；?《质量文件编制规定》?《质量管理体系文件持有者清单》?《质量记录控制清单》?《质量文件编制规定》?质量手册；管理程序；各类管理规范/技术规程；质量记录表格。生效日期：2004.3.31深圳市保利物业管理有限公司文件名称：文件控制程序版次：A/0文件编号：POLY-QP-423第3页共3页流程责任部门/人工作要求相关文件/记录A文件制作原版文件管理文件发放文件使用文件的评审B?文控中心?文控中心?文控中心?文件持有人/使用人?文件的使用者、各级管理者都有责任适时评审文件的充分性和适宜性?制

5、定《质量文件持有者清单》，规定文件的发放范围和数量，由管理者代表审批后作为文件制作和发放的依据；--按规定的份数制作，不得错页、漏页；--保留不加盖文件受控章的正本（原版文件）；?原版文件应登记归档并标识，不得发放；--以电子文档保存的应用软盘或光盘制作至少一份备份，作好标识并妥善保管（应防潮、防磁、防高温）。?按《质量文件持有者清单》规定的范围发放；发放的方式为实物发放；--实物的发放，属公共文件的如质量方针、质量手册和公共程序的发放采用紙质复印方式发放，只下发到部门级单位。由文控中心根据需要

6、确定分发范围和数量，经管理者代表审批后发放并作好《文件发放登记表》；与各部门有关的文件则发放到相关部门；对其它文件按责任区域发放；--各类文件的发放受控标识以文件控制中心之红色“受控”章为准；--发放体系文件及各部门转发文件都需作好《文件发放登记表》；--属各部门向业务对口单位发放的内部文件，由所在管理部门作好《文件发放登记表》；--外部文件的发放由公司、各部门分级控制。各级主管部门负责控制外来文件，识别与质量管理体系的相关性，对需发放执行的外部文件，建立《外来文件登记表》并做好《文件发放登记表

7、》下发。--外部文件编号可直接沿用原文件编号，原文件无明确编号时，按所在部门文件管理方法管理。?需妥善保管好文件不得随意损坏、复印、拷盘及丢失，如有丢失、损坏应及时向文控中心填写《文件控制单》申请补发；--丢失文件补发应给予新的分发记录，并核销原分发记录（在《文件发放登记表》的“备注”栏内注明）。--需借阅文件时应向品质部申请，经品质部经理同意后,填写《文件借阅登记表》。?文件的使用者应在工作过程中，评价文件的充分性和适宜性，需要时，应提出更新的需要；--要求公司领导把质量管理体系文件的充分性和

8、适宜性作为管理评审的内容之一，需要时应更新。?《质量文件持有者清单》?《质量文件持有者清单》?《文件发放登记表》?《文件发放登记表》?《外来文件登记表》?《文件控制单》《文件发放登记表》《文件借阅登记表》生效日期：2004.3.31深圳市保利物业管理有限公司文件名称：文件控制程序版次：A/0文件编号：POLY-QP-423第3页共3页流程责任部门/人工作要求相关文件/记录B文件更改作废文件处理记录保存结束?原审批人负责更改后文件的审批，文件控制中心负责电子版本和实物文件的统一更改、换发、回收。?