档案-做好学校科研档案的跟踪收集 提高学校科研档案的利用水平

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1、档案:做好学校科研档案的跟踪收集提高学校科研档案的利用水平档案:做好学校科研档案的跟踪收集提高学校科研档案的利用水平　摘要:科研档案是广大科学工作者从事科研活动的真实记录。对我们的科研、教学、经济等工作起到了重要的作用。笔者重点从如何加强学校科研档案的收集工作出发,对这一问题进行具体的阐述。　　关键词:档案;科研档案;科研档案的收集　　　　科研档案是广大科技工作者从事科技活动的记录,它客观如实反映了科研活动的情况,并能为教学、科研、经济等工作提供凭证及参考作用。科研档案的收集工作是科研档案工作的基础和前提,只有做好科研档案的收集工

2、作,妥善地积累和储存科研档案,才能真正保证科研档案的完整、准确、系统,保证科研档案信息资源得到充分开发和有效利用,最大限度地发挥学校科研档案在学校和社会各个领域中的作用。但在实际工作中,大部分科研人员往往只注重科研活动的进展和结果,而忽视了对研究过程中产生的各类文件材料的整理、收集和保存,从而导致了日后科研档案管理工作的被动。因此,学校科研档案管理工作,不应只是简单的静态收藏与保管,而应将科研档案的收集工作贯穿于科研活动的全过程,才能确保学校科研档案的完整性和准确性,切实提高科研档案利用水平。要加强学校科研档案的跟踪收集,我认为要

3、从三个方面努力:　　一、跟踪科研课题进度提高科研档案收集效率　　科研档案的形成不仅与科研活动密不可分,而且整个科研过程交织在一起。要做好收集,就要求档案管理人员同科研人员加强联系、密切配合,了解和掌握科研课题的整体进程安排,跟踪收集已形成的各种文件材料。档案管理人员可以根据所掌握课题的工作进度情况,进行定期收集整理。科研课题多种多样,有理论的,有应用和发展研究的,也有开发和推广的,实验对象、研究方法和研究周期也各不相同,有的课题研究思路和方法经常改变,而这种改变在科学研究中又是允许的,在这种情况下,将会产生课题研究是不是按预定计划

4、进行的、课题进展中碰到了什么问题、是怎么解决的、研究路线和方法是否正确等等一系列问题,如果在课题研究过程中注意形成和积累完整、系统的文件材料,及时整理归档,就可以清楚地反映出课题的整个研究过程和变化情况,从而实现对课题的有效监督和管理。　　二、结合阶段性成果加强科研档案收集工作　　一个课题所形成的报告、设计、图纸及数据等材料,是其科技成果的文字或图象记载,是推广转让成果的必要条件和依据。因此,要切实将资料收集工作与成果管理工作结合起来,才能保证科技资料全面、及时归档。实际工作中,应抓住成果鉴定和成果推广两个关键阶段:　　1.成果鉴

5、定阶段。科研成果鉴定阶段是收集该课题科技研究档案材料的重要环节。成果鉴定,标志着该课题的研究工作已经结束,有关的文件材料已经形成,因此,要抓住成果鉴定阶段的有利时机,做好相关文件材料的收集、归档工作。根据有关规定,课题申请鉴定前,相关材料必须通过校档案管理部门的形式审查。这样做,一方面可以杜绝课题完成人员因急于鉴定,而造成材料准备不充分或不符合要求等问题;另一方面,可以通过形式审查,对整个课题应形成的全部材料进行核查,帮助研究人员按规定格式要求将全部论文、专著、试验现场记录、研究总结、研究报告、图纸、经费决算书等进行系统地整理归档

6、,为最大限度发挥科研档案的作用奠定基础。　　2.成果推广应用阶段。一项科研成果经过鉴定后,接踵而来的是该成果的推广和应用,科研成果最终将进入生产领域,转化为现实生产力。在这一阶段中,一方面,多数科研成果要在中试及扩大生产规模过程中进行改进及修正,产生许多新的技术资料;另一方面,科研成果的推广应用将产生经济和社会效益。这两方面资料,作为原成果档案的一部分,也必须及时收集整理归档。只有这样,该成果的档案材料才算完整,才更有利于科研成果的推广和应用,才能更公正、准确地评价成果的真实水平。三、坚持随时收集与现场收集相结合　　随时收集往往同

7、日常工作相结合,这种收集方式具有及时、灵活、简便的特点。一个课题的档案必须能准确、全面地反映该课题进行的全过程。因此在科研过程中,要注意随时收集、保存各种文件材料,工作到一定阶段就应进行适当整理,使大量零星材料系统化。如果平时不注意积累整理,时间长了,不仅材料容易丢失,还会给立卷归档工作带来困难,影响科研档案质量。为了保证科研档案的完整、准确、系统,档案管理人员除注意随时收集外,还必须深入现场,做好科研档案的跟踪收集工作。在归档制度比较健全、执行比较严格的情况下,现场收集同随时收集相比,处于辅助地位,但在归档制度不够健全或虽有归档

8、制度而执行不够严格的单位,现场收集则处于不可忽视的重要位置。根据科研档案形成的一般规律和特点,科研档案的现场收集工作主要应抓住以下三个环节:　　1.年度总结。研究周期比较长的课题,往往在年末进行年度试验研究总结,这是进行文件材料收集、归档的好时机,