档案征集工作规范化管理初探

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1、档案征集工作规范化管理初探黑龙江省北安市人力资源和社会保障局摘要：在当前的档案信息管理体系中，档案管理是其核心的工作任务，尤其是直接影响着档案征集的工作效率，所以我国目前集中对档案征集工作进行更加规范化的管理，以实现档案管理水平的进一步提升。一些档案馆的主要负责人并未对档案征集工作予以一定的重视，所以才会产生诸多的缺陷，造成管理水平的落后，对此，必须要采取必要的手段予以解决，这样才能真正的实现档案管理水平的提高，为档案事业长远的发展做出突出的贡献。关键词：档案征集工作；规范化；管理措施在档案管理工作中的诸多环节中，档案征集工作无疑是最主要的工作任务之一

2、，可以说这是一项具备技术性的工作，同时也要满足政策性的要求，从实际情况出发对其进行有效的管理才能实现更加良好的发展，我国在近阶段的工作重点就是制定出完善的档案征集管理喜用，这样才能够促进档案管理的长期有效发展。在木文的论述中主要总结出了几点重要内容，如征集工作的具体流程与管理途径等，目的是使人们对档案管理工作異有更加深刻的认识，希望通过木文的论述能够引起工作者的足够重视。1、档案征集工作的具体流程首先我们要明确档案征集工作的只体对象，在规范化的征集程序后将征集对象形成馆内藏品，在具体的工作中，主要可以分为几个环节。一是要事先制定出详细的征集计划，然后再

3、与征集对象的持有人进行相互沟通，通过对征集对象的审核与评估后，才能办理相关的手续，最终完成档案的征集工作，将相关文件按照要求递交给不同的管理部门。通过对档案征集工作的详细的编制，可以进一步简化工作内容，顺利的完成档案的征集与审批工作，确保每一个环节都不会发生严重的问题。2、档案征集工作中的管理途径2.1提出意向上文中己经提到，在对档案进行征集工作的过程中大致上要经历五个环节，还要经历诸多的小环节，因此笔者系统的总结了以下几点管理途径。首先是向对象所有者提出征集的意向，这一环节至少要两名以上的工作人员参与进来，向持有者明确的展示出相关征集文件，然后出具征

4、集意向书，这样可以进一步确保征集对象持有者对所征集的信息内容更加明确，征集意向书中需要表明的内容是征集对象的个人信息以及家庭住址等基本内容，冋吋还应该表明征集的价格等详细的信息，为了避免日后产生问题不能解决，要清楚的记录下持有者的联系方式，虽然这一过程是十分复杂的，但是最终的0的也是为了确保整个征集过程具有规范化的特点。2.2制定详细的征集计划征集计划在档案管理中的作用十分明显，只冇明确的表示出征集的意向，并且令对象持有者充分理解征集工作，才能实现更加准确的评估，也是为后续的工作提供有利的保障。在征集计划制定的过程中需要注意应该满足以下几点内容，例如征

5、集方式、收入馆藏的标准以及征集范围等，这些都是主要的参考依据，要注意的是接收人为财务人员，征集归档应该的具有正本与副本两手准备，防止征集计划丢失不能顺利的完成征集任务。2.3对征集对象进行评估在完成征集计划的制定后，还应该系统的对征集对象进行评估，看苏是否真正满足征集的相关要求，在这一环节中需要事先准备好征集资料、征集意向书等，选择在专业领域具冇一定影响力的专家进行评估，这样能够确保征集评估的结果更具有权威性，否则会影响到可信度。2.4对档案征集进行审批在完成征集评估的工作后就可以直接进行审批了，对此需要审批意向书、申请书以及审批表等一些主要的材料，工

6、作人员要准备充分，然后才能将征集档案交付给征集对象。此时，为了保证双方之间的合法权益，还需要签订有关征集对象费用支付的协议，作为相关的凭证具有法律效益。在今后也能有效的预防法律纠纷问题。2.5档案征集的缔约该环节的缔约需要在双方共同在场的环境下完成。一方为档案征集的工作人员，另外一方为档案持有者，也就是征集对象的持冇者，双方签订的协议一式三份，各自持有一份，并且档案馆还要再保留一份，档案协议中己经明确的对档案数量以及名称等具体信息进行了标示，防止在后续工作中出现问题。2.6基于征集对象开展的专家鉴定会议开展专家鉴定会过程中，档案征集工作者要准备好所需的

7、材料,具体有:档案征集意向书、申请表、征集对象原件等。担任鉴定会的鉴定人员应从档案征集的专家库中抽取，最后将形成文件作为专家基于征集对象而开展的鉴定会议的会议纪要。相关整理工作者要及吋奋效的整理所需资料并递交给档案管理部门，需要进行转交的资料包括了档案征集意向书、申请表、审批表合同、专家鉴定会的会议纪要等诸多资料的正本。同时，还冇征集资料的冇关资料与图片以及征集的经费支出凭证的副本。2.7征集档案的移交整理档案持冇人把征集档案及其相关资料移交到征集人员手中，涵盖了征集档案意向书。审批表合冋评估报告、移交S录等诸多资料的正木，同时，还包括征集对象的相关资

8、料和图片以及经费支出凭证的副木。形成文件是征集档案的点交记录表与文件清早。2.8构建财务档案主