文书档案管理制度(2)

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1、文书档案管理制度一、公文管理制度为了提高公文工作质量,强化公文收发的程序化管理,促进公文处理工作规范化、制度化、科学化,特制定本管理制度。1、收发文件制度（1）凡寄给公司的公文、来函等，一律由办公室拆阅。（2）公司各员工带回的会议文件、资料，一律交办公室登记。（3）文档人员收到公文、来函要及时登记，送领导阅批并及时送有关部门阅办。（4）以公司名义的发文，应严格手续。由经办人拟文后送办公室核稿，总经理签发后方可编号，打印成文，盖好公章发出，发出的文稿由办公室保存。（5）各职能部门所形成的文件、资料、协议书等均应将原稿、正稿送办公室存档。（6）发送

2、文件应及时、无误，并办理登记、签收手续。2、批阅拟办制度（1）公司办公室对来文应及时送公司领导批阅，当天文件当天清，不拖拉、不积压、不误事。（2）中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府、省、区，局（各职能部门）等来文，请总经理阅批。（3）对于急办文件，公司办公室要及时督促、催办。（4）对需承办的文件，公司办公室要督促承办单位及时阅办，并检查其执行情况。3、文件传阅制度（1）公司员工传阅文件应严格遵守传阅范围和保密方面的规定制度，不得将文件带至宿舍或公共场所。（2）各部门应及时阅文，阅毕签字，并立即退交公司办公室，以便他人传阅。（3）阅文者要爱

3、护文件，保持文件清洁，做到不损坏，不遗失。4（4）需要阅办的文件，应及时办理，任何人不得将文件长期积压在身边，办毕即刻交公司办公室。4、文件保密制度（1）绝密文件、资料，要由专人发送、拆阅、传递，任何人不得相互传递、借阅，以免泄密、遗失。（2）绝密文件、资料，个人不得随身携带，如特殊情况或因公外出，必须随身携带绝密文件、资料的，要经总经理批准，办理登记手续，并要两人同行，共同负责保管，做到文件不离人，人在文件在。（3）不准携带文件出入公共场所、游览、参观或探亲访友。（4）任何人不得将文件带回家中。（5）公司办公室工作人员不得以工作之便，泄露秘密

4、，必须做到：不该说的绝对不说；不该问的绝对不问；不该看的绝对不看；不该记录的绝对不记录；不在私人通信中涉及机密；不在家属子女、亲友面前谈论机密；不在不利保密的地方存放机密；不将机密文件、内部资料卖给废品收购站或作废纸使用。二、档案管理制度为了更好地贯彻落实国家有关档案工作的法规,政策和规定,规范档案的管理,确保档案的完整与安全,便于保管和利用，提高公司档案工作水平，更好地服务于生产经营，特制订本制度。1、档案管理（1）公司档案工作实行分管领导、公司办公室主管、各部门配合、文档人员具体负责的管理体制。公司各部门、员工都应有很强的档案意识，各部门负

5、责人应把档案工作列为重要工作。（2）公司办公室负责公司各类档案的登记、鉴定、整理、组卷、编目、保管、提供利用。文档人员应及时向各部门收集资料。（3）公司档案管理的原则是：及时齐全归档，规范高质组卷，精心严格保管，优质高效利用。公司档案管理员必须严格执行《档案法》和有关档案工作规章制度，忠于职守，遵守纪律，秉公办事，优质服务，以高度负责的态度认真做好公司各项档案工作。2、档案保管4（1）公司全部档案都由公司办公室集中统一保管。各部门和个人在平时的收集、保管工作中，不得残缺，更不得占为已有。（2）做好保密工作，确保档案和档案机密的安全。内部参阅、学

6、习的文件材料、会议记录等要加强保管，不得随意堆放在办公桌上，也不得夹起来挂在墙上。私人不得携带、保管机密文件，以防失落和泄密。（3）文档人员要严格执行“慎之又慎，万无一失，警钟长鸣，内外有别”的方针，妥善保管档案，定期检查，加强档案室防盗、防火、防潮、防高温、防虫害、防鼠咬等工作。档案室列公司一级保护室，公司保卫组和值班人员要加强防范，门橱随时加锁。3、借阅利用（1）本公司档案主要为公司行政管理、生产经营、财务后勤工作服务，原则上不予借出。（2）本公司员工借阅业务性档案，应征得管理人员同意。如借阅机密性档案，须经公司领导批准。（3）本公司员工借

7、档案，原则上在本室查阅，并经填写《借阅档案登记簿》和《档案利用效果登记簿》。如确需借出查阅，经办理借阅手续，借出时间一般不得超过一周，如需续借，应办理续借手续。借出材料不得带入公共场所。（4）外单位人员因工作需要借阅档案，必须持所属单位介绍信，注明本人身份和查阅具体内容。有关人员，如需摘录、复制有关内容须经公司主管档案的领导批准。（5）查阅档案不得拆散原案卷，不得增删、涂改其内容，以确保档案准确、完整、安全。文档人员在收回借阅的档案时，要认真检查，一经发现被涂改、损坏、遗失等现象，要立即追查，并报告公司领导严肃处理。（6）借阅档案者，对档案的有

8、关机密内容不得随便乱讲，防止机密泄露。4、档案鉴定（1）经常组织业务学习，主动接受上级的业务指导。（2）鉴定各种档案材料的价值，确定各种档案材料的保管