职场英语e―mail礼仪规范浅析

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1、职场英语E―mail礼仪规范浅析　　摘要：随着英语在我国的普及，商务活动全球化，英文电子邮件在商务活动中起着越来越重要的作用，而仅从E-mail中给对方印象的好坏有时候能影响到生意的成败。因此，在商务来往中商务礼仪显得尤为重要。本文就职场电子邮件中的礼仪问题，谈一点自己的看法。　　关键词：职场英语；E-mail；礼仪规范　　商务往来，最常用的沟通方式就是电子邮件。一封书写规范、措辞得体、目的明确的商务电子邮件不仅可以增强沟通的准确性和有效性，而且可以体现写作者的职业素养。使用有意义的主题行，可以让收件人对

2、信件内容一目了然，不看信件内容即可判断邮件的重要性，此可谓为先声夺人，对邮件内容起着说明、指导作用。具体应该注意以下一些问题：　　一、邮件主题明确简洁　　1.避免标题空白，不填主题被认为是不礼貌的行为。　　2.标题宜简短明了，不应过长，能正确表达内容即可。　　3.标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。　　4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。　　二、关于称呼与问候4　　中国素来就是礼仪之邦，尊重对方、恰当的称呼和问候，应该凸显中华民族传统美德，也体现个

3、人的职业素质。一个友好的邮件开头、诚恳的结尾，甚至是必要的客套都能给对方留下好的印象，帮助大家顺利达到所希望的目的。在邮件来往中应注意以下几点：　　1.恰当地称呼收件者，把握尺度，不要过分矫情，也不要没有礼貌。（1）邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。（2）如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“×经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“×先生”“×小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。（3）不熟悉的人不宜直接称

4、呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。　　2.E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”；结尾常见的写个“BestRegards！”中文的写个“祝您顺利！”等等。俗话说得好：“礼多人不怪。”礼貌一些总是好的。　　三、邮件的正文表达　　1.E-mail正文要简明扼要，行文通顺。E-mail正文应简明扼要地说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰地表达，不要出现晦涩难

5、懂的语句。　　2.注意E-mail的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，“请”“谢谢”之类的词语要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。4　　3.E-mail正文多用序号表明内容，以清晰明确。如果事情复杂，最好列几个段落进行说明，但每个段落都要简短。　　4.一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确，不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮

6、件，这会让人很反感。尽可能避免拼写错误，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。　　四、关于附件　　1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。　　2.附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。　　3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。　　4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。　　5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。　　6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。　　7.尊重对方的习惯，不主动发

7、起英文邮件；如果对方与自己的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明地发送英文邮件给对方；如果对方发英文邮件过来，也不宜用中文回复。　　五、结尾签名　　邮件在结尾都应签名，以方便对方在最短的时间内了解来信者的信息。4　　1.签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。发信者只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与自己联系。引用一个短语作为签名的一部分是可行的。比如，自己的座右铭或公司的宣传口

8、号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。　　2.不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远，可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。　　3.签名字体要得当。签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。　　4.根据内容示尊重。如果对方发来一大段邮件，自己却只回复“是的”“对”“谢谢”等字眼，显然是不礼貌的。一定要根据对方的