浅谈档案室整理档案的几点思考

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1、浅谈档案室整理档案的几点思考中图分类号:G20文献标识码A1006-0278(2015)11-058-01一、档案室为谁整理档案档案室为谁整理档案?至今都没有一个明确的答案。在每年的业务指导工作中,总会有人对按照进馆标准整理档案的方法提出质疑:这种方法真的便于保管和利用?虽然这种档案整理方法能够最大限度地保持档案文件之间的历史联系,但它远不如按文号整理来得方便。这就不得不让人们思考档案室究竟在为谁整理档案?为方便谁利用整理档案?即使按进馆标准整理档案的方法无法证明其科学性和实用性,档案室也不能按自己

2、的整理方法整理档案,即便是不需要移交档案馆的档案。很显然,档案室不是在为本单位整理档案,而是为档案馆整理档案。二、档案室该为谁整理档案档案室应该为本单位整理档案,还是应该为档案馆整理档案?从《机关档案工作业务建设规范》内容看其规范的档案整理都是为档案馆管理档案规定的。它对档案整理的案卷质量要求完全是按照进馆要求来规范的。档案馆接收进馆档案往往都制定有档案馆接收档案标准的《规定》或《办法》。这些《规定》中都对档案整理的质量和规范有详细的要求,并按要求整理好,达不到标准的不予接收。这分明是在说档案整理是

3、为档案馆整理。但是《河南省档案局实施细则》第十三条规定:“归档文件实行两套制。一套按《规则》进行文件级整理;一套按不同发文字号进行整理,加封面、归档文件目录、备考表、装订成发文汇集,封面上不标注保管期限。”这足够引起我们的深思!档案室是机关的内部组织机构,是机关为适应档案管理的自身需要建立的一种专业组织。档案室的重要任务是服务于本机关。显而易见,它的服务方向、对象、范围必然基本局限于机关单位内部,它的基本功能是为本机关单位收集、整理、保管、提供利用本机关单位产生的档案。当然它也有为国家积累档案的义务

4、。但是,它首先为本机关单位整理档案,其次为国家档案馆积累档案。机关档案室和档案馆也只是移交档案的关系。机关档案室在整理档案时是以方便单位内部的保管利用为标准的,档案室完全有权选择自己整理和管理档案的方式。档案室移交的档案,只要收集的齐全,有目可查,就已经算是经过规范整理了。很显然,档案室应该为本机关单位整理档案。我们不得不承认:有相当多的单位由于各种原因推行不力,致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作。如果站在我们设计的由文书(业务)部门整理档案的角度看,整理档案更应该是为本单位了。

5、文书(业务)部门,不是档案部门,与档案馆(局)没有任何关系。就没有必要按照档案馆整理档案的方法整理档案。三、几点思考(一)理清几个问题1.标准的问题。要认清档案部门的标准性质,档案部门的标准基本上都是推荐性标准,而不是强制性标准。《河南省机关档案工作规范化管理认证标准》,《河南省机关档案工作规范化管理认证办法》中第六条明确规定:“机关档案工作规范化管理认证工作,……等级认证采取自愿申报、逐级认证的方法。”在任何时候、任何情况下,都不能把推荐性标准当作强制性标准来执行。在指导档案室整理档案中业务指导人

6、员应当是推荐推荐性档案整理标准,在档案馆接收档案时也不能以此为标准来接收档案。2.档案室与档案馆的关系问题。档案室与档案馆的关系就是一个移交档案和接收档案的关系。但是,在对待档案的整理上,一定要明确认清档案室与档案馆的关系,并且处理好这种关系,特别是在对待档案室的档案整理上,应该尊重档案室的选择。3.档案整理方法问题(1)档案馆的档案整理方法不一定适合档案室。档案室整理档案主要是为自己利用方便而整理保存的,其次才是为档案馆积累档案。在档案室提供利用档案中,一般都是以利用单份档案为主,而且以查文号为主

7、。也就是说档案部门设计的档案整理方法,并不适合档案室的档案整理和提供利用。而仅仅是为档案馆保管档案提供利用设计的。(2)适合大机关档案室的档案整理方法不一定适合小机关档案室。现在说的档案整理方法,实际上是为大机关的档案整理设计的,这些机关产生的档案多,自然需要按问题或按机构或按事由等分类。而小机关产生的档案少,无论按什么方法整理都能找到,又好整理。但按大机关设计的档案整理方法整理却繁琐,又不好查找。(二)档案室应如何整理档案对于档案室的档案整理,在观念上,要确立以档案室为主的观念。在方法,应该采取多

8、元的整理方式。具体说,其一,对于档案整理标准,其整理标准规范要向档案室靠拢,档案馆接收档案不再另立标准。其二,对于档案整理方法,档案部门要推荐多种档案整理方法供档案室选择。针对不同规模的机构、每个层次要有不同的整理方法。其三,要允许档案室探索新的档案整理方法,以简化整理,提高效率。