企业人事档案管理问题及对策研究

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1、企业人事档案管理问题及对策研究摘要：人事档案是个人历史的真实记录，也是个人身份的象征，是人们在办理工作调动、晋升职务（称）、出国政审、养老保险、退休的主要依据，对人事档案进行科学的管理是当前人事工作开展的基础。随着我国经济体制改革的推进，企业的人事档案改革也在不断的深入发展，目前在企业人事档案管理中普遍存在着管理制度不完善、档案管理人员素质偏低、档案提供利用工作效率低等问题。为进一步提高人事档案管理水平，充分发挥人事档案的作用，本文就如何做好新形势卞人事档案管理工作提出了几点建议。关键词：人事档案问题对策随着经济体制和人事制度改革的不断深入，人事档案工作面临着前所未有的挑战

2、。既有现实闲难，又有发展机遇。因此，如何在新的形势下正确的分析审视人事档案管理机制存在的价值和问题，抓住发展机遇，改革现有的工作体系，充分发挥人事档案工作的作用，是摆在人事档案工作者面前的重要课题。一、人事档案管理的意义和作用人事档案包括履历材料、鉴定材料、政审材料、学历及培训材料、职称及技术等级评定材料、奖励处分材料、党团材料、职务任免材料、劳动关系和薪酬待遇材料等十大类别，能够真实反映个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况，能概括地反映职工个人全貌，是职工个人信息的储存库。企业人事档案是职工享受各种社会待遇的凭据,解决劳动纠纷的依据，它关系到职工的切身利益。从人力

3、资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、企业求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，人事档案还有一些衍生职能,如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供各类政审和对外证明材料、岀具报考研究生的相关材料等。随着社会的发展，企业之间的竞争H益激烈，为进一步加强人力资源的开发和利用，企业通常把考察现实工作表现与查阅人事档案材料作为了解、评价职工的重要手段，以做到知人善任、选贤举能。对于职工个人而言，无论是岗位晋升、工作调动、职称申报等等都要以档案材料的记载为依据。因此，加强人事档案管理，进一步提高人事档案管理制度化、规范化管理水平，既是人力

4、资源管理的一项重要内容，也是企业人事档案管理适应新形势、新变革的客观需要。二、企业人事档案管理存在的问题长期以来，企业部分管理者对人事档案的性质、地位和作用认识模糊，往往只关注企业生产经营状况，而对与生产经营没有直接关系的人事档案管理工作重视不够，导致上到组织、下到一般员工对人事档案漠不关心，严重制约了人事档案管理工作的健康发展,造成人事档案在提供利用工作中岀现诸多问题。（一）管理制度不完善虽然大多数企业按照相关规定制定了人事档案管理制度，伹这些管理制度往往只是结合国家、省市的相关文件进行照木宣科，并没有结合企业实际提出具体工作要求。一些档案管理人员对人事档案管理的目的没有

5、进行认真细致地分析研究，只将大量的时间和精力用于档案的接收、审核、整理、加工和装订以及防火、防蛀、防霉变等工作上，不会主动向相关部门或人员索要归档材料。部分干部职工对人事档案重要性认识不足，讼时间将应归档材料存放在个人身边或所在部门，随着时间的推移、人员的调整、办公场所的搬迁等，久而久之，就容易出现档案材料遗失或破损的现象，甚至造成无法挽回的严重后果。例如：由于历史原因，企业原有用工管理普遍存在不规范的情况：安全、纪检、人事等部门都可以根据管理权限，按照企业相关管理规定开除职工。但由于人事档案管理制度的不完善，个别职工被开除后处理文件没有及时归档，造成人事档案材料严重缺失；

6、有的职工招工表没有归入人事档案，没有职工工作的初期依据，企业到社会保障部门为其办理退休手续时造成一定阻碍。另外，员工的考核、奖励、岗位变动、干部任免、在职学历证明等材料由于种种原因不能及时归档，也造成人事档案无法客观、真实、有效地评价员工，导致人事档案无法真正在企业甄选人才、选拔人才等方面发挥其应有的积极作用。（二）人事档案管理员素质亟待加强人事档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要具有较高政治素质和业务能力的员工才能胜任此项工作，没有接受过系统的档案管理专业知识和技术培训，无法满足人事档案管理要求。但实际上，部门在选用人事档案管理员时随意性很强，大多数人事档案管理员

7、都没有接受过系统的教育，只是通过简单的传帮带形式熟悉岗位工作。同时，人事档案管理员很难有晋升和加薪的机会，严重影响了人事档案管理员的工作积极性。一些想干事、能干事的人都找机会调走了，只剩下一些安心“养老”的人继续留在岗位上，档案管理工作问题频现：个别人事档案封面名字与实际材料名字不一致、同名同姓人员的档案材料被错装、个别离退休或死亡人员的档案仍存放在在职职工档案柜难以查找、对接收到的档案材料随意堆放，不及时归档，造成材料遗失、有的人事档案材料散乱，没有统一装订成册、转出人员的部分档案材料依然存放在木单位等等。上述种